小物件管理制度

小物件管理制度一、总则（一）目的为加强公司小物件的管理，规范小物件的采购、使用、保管等行为，确保小物件的合理配置与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工涉及小物件的相关活动。（三）定义本制度所称小物件，是指价值相对较低、体积较小的各类办公用品、低值易耗品、工具、设备配件等。二、采购管理（一）采购计划1.各部门应根据实际工作需求，于每月[具体日期]前制定次月小物件采购计划，详细列出所需小物件的名称、规格、数量等信息，并提交至行政部门。2.行政部门汇总各部门采购计划后，结合库存情况进行审核与整理，形成公司月度小物件采购总计划。（二）采购申请1.对于紧急需求的小物件，部门可填写《小物件紧急采购申请表》，说明紧急原因及所需物品信息，经部门负责人签字后提交至行政部门。2.行政部门收到紧急采购申请后，应在[规定时间]内完成审批流程，并安排采购。（三）采购实施1.行政部门根据采购计划和审批结果，选择合格的供应商进行采购。优先选择与公司长期合作、信誉良好、价格合理的供应商。2.采购人员应与供应商签订采购合同或协议，明确采购物品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.在采购过程中，采购人员应严格控制采购成本，确保所采购小物件的质量符合要求。对于价格波动较大的物品，应进行市场调研，争取有利的采购价格。（四）验收1.小物件到货后，行政部门应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量等是否与采购合同或申请一致。2.验收合格的小物件，验收人员应在《小物件验收单》上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的小物件，应及时与供应商沟通协商退换货事宜。三、使用管理（一）领用1.员工因工作需要领用小物件时，应填写《小物件领用申请表》，注明领用物品名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人审批后到行政部门领取。2.行政部门根据审批后的申请表发放小物件，并在《小物件领用登记表》上记录领用日期、领用人、物品名称、规格、数量等信息。（二）使用规范1.员工应妥善使用所领用的小物件，不得随意丢弃、损坏或挪作他用。如因个人原因造成小物件损坏或丢失的，应照价赔偿。2.对于有使用期限或保质期的小物件，员工应在规定期限内使用，避免过期浪费。3.在使用小物件过程中，如发现质量问题或其他异常情况，应及时反馈至行政部门。（三）借用1.因工作需要，员工之间可相互借用小物件。借用时，借用人应填写《小物件借用申请表》，注明借用物品名称、规格、数量、借用期限等信息，经物品所有人和部门负责人审批后办理借用手续。2.借用人应在借用期限内归还所借小物件，如有特殊情况需要延长借用期限的，应提前向物品所有人申请并获得批准。3.借用期间，借用人应妥善保管所借小物件，如因保管不善造成损坏或丢失的，借用人应照价赔偿。四、保管管理（一）仓库管理1.行政部门应设立专门的小物件仓库，安排专人负责仓库的日常管理工作。2.仓库管理人员应定期对小物件进行盘点，确保账物相符。盘点周期为[具体周期]，盘点结果应形成《小物件盘点报告》。3.仓库应保持整洁、通风、干燥，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。对于易燃易爆、有毒有害等危险小物件，应按照相关规定进行单独存放和管理。（二）库存控制1.行政部门应根据小物件的使用频率、采购周期等因素，合理设定安全库存水平。当库存低于安全库存时，应及时安排采购。2.对于长期闲置不用或已损坏无法使用的小物件，仓库管理人员应定期清理，并填写《小物件报废申请表》，经相关部门审批后进行报废处理。五、盘点与报废管理（一）盘点1.公司定期对小物件进行全面盘点，盘点工作由行政部门组织实施，各部门配合。2.盘点人员应认真核对小物件的实际数量、规格、型号等与账册记录是否一致，并如实记录盘点结果。3.盘点结束后，行政部门应编制《小物件盘点报告》，对盘点中发现的问题进行分析总结，并提出改进措施和建议。（二）报废1.对于已损坏、过期、无法使用或无使用价值的小物件，使用部门应填写《小物件报废申请表》，详细说明报废原因和物品情况。2.《小物件报废申请表》经部门负责人审核、财务部门审计、公司领导审批后，方可进行报废处理。3.报废小物件应统一交由行政部门进行处理，可采用变卖、回收等方式，所得款项应及时上缴公司财务。六、监督与检查（一）监督机制公司设立小物件管理监督小组，由行政部门负责人担任组长，成员包括财务部门人员、审计部门人员等。监督小组负责对小物件管理工作进行定期检查和不定期抽查。（二）检查内容1.采购计划的执行情况，包括采购物品的质量、价格、交货期等是否符合要求。2.小物件的领用、使用、保管情况，是否存在浪费、损坏、丢失等现象。3.仓库管理情况，包括库存数量、账物相符情况、仓库安全等。4.盘点与报废管理情况，是否按照规定进行盘点和报废处理。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定具体的整改措施，并在规定期限内将整改情况反馈至监督小组。3.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相