报告厅管理制度

报告厅管理制度（一）目的为了加强报告厅的管理，确保报告厅的正常使用，提高报告厅的使用效率和服务质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有人员使用报告厅的相关活动。（三）管理原则1.统一管理原则：报告厅由公司行政部门统一管理，负责协调安排各类使用事宜。2.合理安排原则：根据活动需求和报告厅资源状况，合理安排使用时间和顺序，确保各项活动顺利进行。3.安全第一原则：保障使用过程中的人员安全，遵守相关安全规定，预防各类安全事故发生。二、报告厅概述（一）报告厅基本情况1.位置：[具体楼层及房间号]2.面积：[X]平方米3.座位数量：[X]个4.配套设施：音响设备：包括专业音箱、功放、调音台等，具备多声道环绕声效果。视频设备：高清投影仪、大屏幕显示系统，可实现多种信号源接入播放。灯光设备：配备舞台灯、顶光灯、地灯等多种灯光，可满足不同场景照明及氛围营造需求。舞台设施：设有专业舞台，配备幕布、背景板等。其他设施：空调系统、通风设备、消防设施、桌椅等。三、使用申请（一）申请主体公司各部门、下属子公司及相关合作单位等如有使用报告厅的需求，均可提出申请。（二）申请流程1.填写申请表：使用部门需提前填写《报告厅使用申请表》，内容包括活动名称、活动时间、活动内容、预计参与人数、设备需求等信息。2.提交申请：将填写完整的申请表提交至公司行政部门。提交方式可选择现场递交或通过公司内部办公系统发送电子文档。3.审批：行政部门收到申请后，根据报告厅的使用计划和实际情况进行审批。审批流程如下：如申请时间在一周内，行政部门负责人在一个工作日内完成审批。如申请时间超过一周，行政部门负责人在两个工作日内完成审批。对于重要活动或涉及多个部门的活动申请，行政部门负责人审批后，还需报公司分管领导审批，分管领导审批时间为一个工作日。4.反馈结果：审批通过后，行政部门及时通知申请部门；审批不通过的，说明原因。（三）特殊情况申请1.紧急情况：如因突发紧急事件需要临时使用报告厅，申请部门应先电话向行政部门说明情况，随后在一个小时内补填申请表，并按照正常审批流程尽快完成审批。2.跨部门联合活动：涉及多个部门联合举办的活动，由牵头部门负责填写申请表，并协调其他参与部门提供相关信息。行政部门在审批时，将综合考虑各部门需求及活动整体安排。四、使用安排（一）使用时间1.正常工作日使用时间为上午[具体开始时间]下午[具体结束时间]，午休时间一般不安排使用（如有特殊情况需提前申请）。2.非工作日使用需提前与行政部门协商确定，原则上尽量避免在法定节假日使用。（二）使用顺序1.按照申请时间先后顺序安排使用。对于多个部门在同一时间段申请的情况，行政部门将根据活动的重要性、紧急程度等因素进行综合协调。2.公司内部重要会议、培训等活动优先安排，其次是下属子公司及合作单位的相关活动。（三）使用调整1.已安排的使用计划如需调整，申请部门应提前[X]个工作日向行政部门提出申请，说明调整原因及新的使用时间等信息。2.行政部门根据实际情况进行审核，如调整申请合理且不影响其他使用安排，则予以批准；如调整可能影响其他活动，行政部门将与相关部门沟通协调，共同确定解决方案。五、使用规范（一）人员行为规范1.进入报告厅应保持安静、有序，不得大声喧哗、追逐打闹。2.爱护报告厅内的设施设备，不得随意损坏、拆卸或移动。如发现设施设备有损坏情况，应及时告知行政部门。3.保持报告厅内整洁卫生，不得随地吐痰、乱扔垃圾。活动结束后，使用部门应安排人员清理现场，恢复原状。4.遵守报告厅的座位安排，不得私自更换座位或占用他人座位。5.禁止在报告厅内吸烟、使用明火及违规使用电器设备。（二）设备使用规范1.使用前：使用部门如需使用音响、视频等设备，应提前与行政部门联系，由专业技术人员协助进行设备调试，确保设备正常运行。2.使用过程中：严格按照操作规程使用设备，不得擅自更改设备参数或进行不当操作。如遇设备故障，应立即停止使用，并及时通知行政部门安排维修。3.使用后：活动结束后，使用部门应协助专业技术人员关闭设备电源，整理好设备连接线等，确保设备处于良好状态。（三）舞台使用规范1.如需使用舞台进行表演、展示等活动，应提前向行政部门申请，并按照舞台安全规定进行布置和使用。2.舞台上的设备、道具等摆放应整齐有序，不得超重、超高放置，以免发生安全事故。3.活动结束后，及时清理舞台上的物品，恢复舞台原状。六、安全管理（一）消防安全1.报告厅内应配备足够数量的灭火器材，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.严禁在报告厅内堆放易燃、易爆物品，保持消防通道畅通无阻。3.活动举办方应在活动前对参与人员进行消防安全教育，告知其火灾应急处置方法。4.如发生火灾，现场人员应立即拨打公司内部报警电话[电话号码]或当地火警电话119，并按照应急预案组织人员疏散。（二）电气安全1.报告厅内的电气设备应由专业人员进行安装、维修和管理，严禁非专业人员私自操作。2.使用电气设备时，应确保其功率在规定范围内，不得过载使用。3.定期对电气设备进行检查，发现电线老化、漏电等安全隐患应及时处理。（三）人员安全1.活动举办方应合理安排座位，避免人员过度拥挤。在活动过程中，应安排专人负责现场秩序维护，确保人员安全。2.对于大型活动或人员较多的活动，应提前制定人员疏散预案，并组织相关人员进行演练。3.如遇紧急情况，应按照预定的疏散路线和方法，迅速、有序地组织人员疏散，确保人员生命安全。七、卫生管理（一）日常卫生维护1.行政部门安排专人负责报告厅的日常卫生清洁工作，包括地面清扫、桌椅擦拭、设备表面清洁等。2.每天在使用前和使用后对报告厅进行全面清洁，确保环境整洁。（二）活动期间卫生管理1.使用部门在活动期间应自行负责本部门区域内的卫生维护，及时清理产生的垃圾。2.活动结束后，使用部门应组织人员对整个报告厅进行一次全面清扫，包括地面、桌面、舞台、设备等，确保恢复到使用前的干净整洁状态。八、设备维护与保养（一）维护保养计划1.行政部门制定报告厅设备的维护保养计划，明确各类设备的维护保养周期、内容和责任人。2.定期对音响设备、视频设备、灯光设备等进行检查、调试和保养，确保设备性能稳定。（二）故障维修1.设备出现故障时，使用部门应及时通知行政部门。行政部门接到通知后，安排专业维修人员进行维修。2.对于一般性故障，维修人员应在[X]个工作日内修复；对于较为复杂的故障，应尽快组织维修，并根据实际情况合理安排临时替代设备，确保不影响正常使用。3.维修完成后，维修人员应填写维修记录，详细记录故障现象、维修过程及更换的零部件等信息。（三）设备更新与升级1.根据报告厅的使用需求和技术发展情况，行政部门适时提出设备更新与升级计划。2.设备更新与升级计划需报公司领导审批，审批通过后按照相关采购流程进行实施。九、费用管理（一）费用标准1.公司内部部门使用报告厅，原则上不收取费用。2.下属子公司及合作单位使用报告厅，根据实际使用情况收取一定的场地使用费用，收费标准如下：按小时计费：每小时[X]元。按天计费：每天[X]元。特殊活动（如大型文艺演出、重要会议等）根据活动的规模、时长、设备使用等情况另行协商收费。（二）费用结算1.对于收取费用的使用情况，行政部门在活动结束后[X]个工作日内与使用方进行费用结算。2.使用方应在收到费用结算通知后的[X]个工作日内完成费用支付。支付方式可选择银行转账、支票等。（三）费用用途收取的报告厅使用费用主要用于报告厅的设备维护、维修、更新、日常清洁及相关人员的劳务费用等支出。十、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对报告厅的使用情况进行日常监督检查，同时接受公司内部审计部门的审计监督。（二）检查内容1.使用申请及审批情况，是否按照规定流程进行申请和审批。2.使用规范执行情况，包括人员行为规范、设备使用规范、舞台使用规范等。3.安全管理情况，如消防安全、电气安全、人员安全等措施的落实情况。4.卫生管理情况，是否保持报告厅内整洁卫生。5.设备维护与保养情况，设备是否正常运行，维护保养记录是否完整。（三）违规处理1.对于违反本管理制度的行为，行政部门将视情节轻重给予警告、责令改正