公章使用管理制度

公章使用管理制度一、总则（一）目的为规范公司公章的使用管理，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司。（三）定义本制度所称公章是指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需要，填写《公章刻制申请表》，经公司法定代表人或其授权人批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.申请刻制公章时，应提供公司营业执照副本复印件、法定代表人身份证明等相关资料，并注明公章的名称、规格、材质等信息。（二）公章的启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应进行登记备案，记录公章的启用时间、启用范围、保管人等信息。2.行政部门应将公章启用的相关信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部进行公示。（三）公章的废止1.因公司名称变更、机构撤销、公章损坏等原因需要废止公章时，行政部门应填写《公章废止申请表》，经公司法定代表人或其授权人批准后，将废止的公章交回原刻章单位销毁，并办理相关销毁手续。2.行政部门应将公章废止的相关信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部进行公示。三、公章的保管（一）保管原则1.公章应指定专人保管，实行"专人专管、谁保管谁负责"的原则。2.公章保管人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章使用管理制度，确保公章安全。（二）保管人职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全，防止公章被盗用、丢失或损坏。2.严格按照公章使用审批程序使用公章，对不符合规定的用章申请有权拒绝盖章，并及时向公司领导报告。3.做好公章使用登记工作，详细记录用章时间、用章事由、用章文件名称、用章份数等信息，并定期将公章使用登记表交行政部门存档。4.发现公章被盗用、丢失或损坏时，应立即向公司领导报告，并采取相应的措施，如挂失、报警等，同时协助公司进行调查处理。（三）保管地点公章应存放于公司指定的保险柜或其他安全设施内，不得随意放置。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等具有法律效力的事项，以及其他经公司法定代表人或其授权人批准的事项。2.合同专用章主要用于公司对外签订各类合同、协议等经济合同事项。3.财务专用章主要用于公司财务收支、银行结算等财务事项。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授权的特定事项，如签署文件、办理银行开户、销户等。（二）使用流程1.用章申请各部门或个人需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章份数等信息，并经部门负责人审核签字。涉及公司重大事项、重要合同、协议等用章申请，还需经公司法定代表人或其授权人批准。2.用章审批《公章使用申请表》提交至行政部门后，行政部门负责人应根据用章申请的内容进行审核，确认用章事项是否符合公司规定和相关法律法规要求。对于符合规定的用章申请，行政部门负责人在申请表上签署意见后，交公章保管人办理用章手续；对于不符合规定的用章申请，行政部门负责人应及时与申请部门或个人沟通，说明原因并要求其补充或修改相关材料。3.用章登记公章保管人在用章前，应认真核对用章申请内容与用章文件是否一致，并在《公章使用登记表》上详细记录用章时间、用章事由、用章文件名称、用章份数、批准人等信息。4.盖章操作公章保管人应严格按照用章审批意见和用章文件内容进行盖章操作，确保盖章位置准确、清晰，不得在空白纸张或其他未经批准的文件上盖章。5.用章归还用章完毕后，公章保管人应及时将公章归还至保险柜或其他存放地点，并将《公章使用登记表》交行政部门存档。（三）特殊情况用章1.如遇紧急情况或因特殊原因无法提前办理用章审批手续时，用章申请人应通过电话、短信等方式向公司领导或行政部门负责人报告，经同意后可先行用章，但事后应及时补办用章审批手续。2.对于涉及公司重大决策、重要事项的用章，如公司章程修改、重大投资项目协议签订等，应在公司领导集体研究决策后，按照规定程序办理用章手续。五、公章使用的监督与检查（一）监督机制1.公司行政部门负责对公章使用情况进行日常监督检查，定期对公章使用登记表进行核对，确保用章记录准确、完整。2.公司审计部门负责对公章使用情况进行定期审计，检查公章使用是否符合公司规定和相关法律法规要求，有无违规用章行为。（二）检查内容1.公章使用审批程序是否合规，是否存在越权用章或未经批准擅自用章的情况。2.公章使用登记表记录是否完整、准确，是否与用章申请和用章文件一致。3.公章保管是否安全，有无被盗用、丢失或损坏的情况。4.用章事项是否符合公司规定和相关法律法规要求，有无损害公司利益的行为。（三）违规处理1.对于发现的违规用章行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规用章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责