印章刻制管理制度

印章刻制管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章刻制管理，规范印章刻制流程，确保印章的合法性、安全性和规范性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构印章的刻制、使用、保管、废止等相关管理活动。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章、业务专用章等具有法律效力或代表公司行使职权的各类印章。二、印章刻制的申请与审批（一）申请流程1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息。2.将填写完整的申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人需对申请事项的必要性和真实性进行审查，并签署审核意见。（二）审批流程1.经部门负责人审核通过后，申请表依次提交至行政部门、财务部门、法务部门进行会签。行政部门负责审核印章刻制的必要性、名称规范性以及是否符合公司印章管理的整体规划。财务部门负责审核印章刻制费用的预算及支付安排。法务部门负责审核印章刻制的合法性，确保印章使用符合法律法规要求。2.各部门会签完成后，申请表提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司实际情况和业务需求，对印章刻制申请进行最终审批。3.审批通过后的申请表交回行政部门，作为印章刻制的依据。三、印章刻制的承办与管理（一）承办部门行政部门为公司印章刻制的承办部门，负责统一联系具有合法资质的印章制作单位进行印章刻制工作。（二）承办要求1.行政部门应选择信誉良好、具备公安部门备案资质的印章制作单位，并与其签订印章制作合同，明确双方的权利和义务。2.在印章制作过程中，行政部门应与制作单位保持密切沟通，确保印章的样式、材质、尺寸等符合公司要求，并严格按照合同约定的时间和质量标准完成印章制作。（三）印章交付与验收1.印章制作完成后，制作单位应将印章及印模（一式两份）交付给行政部门。行政部门在收到印章后，应及时组织相关部门进行验收。2.验收内容包括印章的外观、尺寸、材质、文字、图案等是否与审批通过的设计稿一致，印章的印油渗透情况、清晰度、耐久性等是否符合使用要求。3.验收合格后，行政部门填写《印章验收单》，参与验收的人员签字确认。如发现印章存在质量问题，行政部门应及时与制作单位沟通协商，要求其限期整改或重新制作。四、印章的启用（一）启用通知1.印章经验收合格后，行政部门应及时发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围、保管责任人等信息。2.《印章启用通知》应发送至公司总部及各分支机构的相关部门，确保全体员工知晓印章启用情况。（二）启用流程1.保管责任人在收到《印章启用通知》后，应在指定日期正式启用印章。启用时，应在印章使用登记册上记录首次使用日期、使用事项、使用人等信息。2.新启用的印章应在印模上加盖"启用章"，并注明启用日期。同时，将印模的一份留存行政部门备案，另一份交财务部门作为财务核算和印章管理的依据。五、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，严禁超范围、违规使用印章。2.印章使用应基于真实、合法、有效的业务活动，确保印章使用的严肃性和权威性。3.印章使用必须由专人负责，不得擅自委托他人代盖印章。（二）使用流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印日期等信息，并附上相关文件资料。2.将填写完整的申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人需对用印事项的真实性、必要性进行审查，并签署审核意见。3.根据用印事项的性质和审批权限，申请表依次提交至相关领导审批。一般事项用印，经部门负责人审核后，由分管领导审批。重要事项用印，如涉及合同签订、重大决策、对外报送文件等，需经公司法定代表人审批。4.审批通过后的申请表交至印章保管责任人处，保管责任人根据审批意见在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记册》上详细记录用印情况，包括用印日期、用印事项、用印文件名称及份数、用印人、审批人等信息。5.用印完成后，保管责任人应将用印申请表及相关文件资料妥善归档保存。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况或法定代表人无法签字审批时，需使用公司公章或法定代表人章的，应由用印申请人所在部门负责人向公司分管领导说明情况，经分管领导同意后，可先使用印章，但事后需及时补办审批手续。2.涉及多部门联合用印的，应由主办部门负责协调各部门完成审批流程，并确保各部门意见一致后，方可进行用印。六、印章的保管（一）保管责任人1.公司公章、法定代表人章由行政部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；部门章和业务专用章由各部门指定专人保管。2.印章保管责任人应具备高度的责任心和保密意识，确保印章的安全存放和正确使用。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章箱等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管责任人不得将印章随意放置或交由他人代管，如因特殊原因需要临时委托他人保管印章的，必须经过印章管理部门负责人批准，并办理书面委托手续，明确委托期限和责任。3.印章保管责任人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损、字迹清晰。如发现印章有损坏、遗失等情况，应立即向印章管理部门报告，并采取相应的补救措施。（三）印章交接1.印章保管责任人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接日期、交接双方等信息。2.交接双方应在行政部门或相关部门负责人的监督下进行印章交接，并在《印章交接清单》上签字确认。交接完成后，原保管责任人应将印章及相关资料移交给新的保管责任人。3.如因印章保管责任人交接不清导致印章管理出现问题的，原保管责任人应承担相应的责任。七、印章的废止（一）废止情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失且无法找回或重新刻制的。3.因业务调整、部门撤销等原因，印章已无使用必要的。（二）废止流程1.由行政部门或相关部门提出印章废止申请，填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止的原因、废止日期等信息。2.将申请表提交至行政部门、财务部门、法务部门进行会签。行政部门负责审核印章废止的必要性和相关手续的完整性。财务部门负责审核印章废止后相关财务事项的处理。法务部门负责审核印章废止的合法性及后续法律风险防范。3.各部门会签完成后，申请表提交至公司分管领导审批。分管领导审批通过后，印章正式废止。（三）废止处理1.印章废止后，保管责任人应将废止印章及时交回行政部门。行政部门对废止印章进行登记造册，并按照规定进行销毁处理。2.销毁印章时，应至少有两名印章管理部门人员在场监督，并在《印章销毁记录》上签字确认。印章销毁记录应包括印章名称、销毁日期、销毁方式、监督人员等信息，保存期限不少于[X]年。八、印章的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章刻制、使用、保管、废止等全过程进行监督检查，确保印章管理工作符合本制度要求。（二）检查内容1.印章刻制是否按照规定的申请与审批流程进行，印章样式、材质、尺寸等是否符合公司要求。2.印章使用是否严格遵循使用原则和审批程序，用印文件是否真实、合法、有效，用印登记是否完整、准确。3.印章保管是否安全可靠，保管责任人是否严格履行保管职责，印章交接是否规范。4.印章废止是否及时、合规，废止印章的销毁处理是否符合规定。（三）检查方式1.定期检查：行政部门定期对公司印章管理情况进行全面检查，检查周期为[X]月/季度/年度，并形成检查报告。2.不定期抽查：行政部门不定期对部分部门的印章使用和保管情况进行抽查，发现问题及时督促整改。3.专项检查：针对印章管理中的重点问题或关键环节，如重大合同用印、印章遗失等情况，行政部门组织专项检查，确保问题得到妥善解决。（四）违规处理1.对