私人印章管理制度

私人印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司私人印章的管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，保障公司及员工的合法权益，维护公司正常的经营管理秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工私人印章的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的管理和使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.审慎负责原则：印章使用人应谨慎对待印章使用，确保用印行为真实、合法、有效，对用印后果负责。3.安全保密原则：加强印章保管，防止印章丢失、被盗用或滥用，严格控制印章知悉范围，确保印章信息安全。二、印章的刻制（一）刻制申请员工因工作需要刻制私人印章的，应填写《私人印章刻制申请表》，详细说明印章用途、样式等信息，并提交所在部门负责人审核。（二）审核批准部门负责人应根据工作实际情况对申请进行审核，签署意见后报分管领导审批。分管领导批准后，申请表交至公司综合管理部门备案。（三）刻制要求1.印章材质应根据实际用途选择合适的材料，确保印章质量和使用寿命。2.印章样式应符合国家法律法规及公司相关规定，不得刻制带有违法、违规、侵权或其他不良含义的图案、文字。3.印章尺寸应符合行业惯例和实际使用需求，确保印章清晰、易辨认。（四）刻制流程经审核批准后，员工应持《私人印章刻制申请表》到公司指定的合法印章刻制单位进行刻制。刻制完成后，刻制单位应将印章及印模交至公司综合管理部门备案。三、印章的使用（一）使用范围1.员工在办理涉及个人身份确认、授权委托、合同签署等相关业务时，可使用私人印章。2.具体使用范围应根据员工所在岗位及工作性质，在法律法规及公司规定允许的范围内确定。（二）使用审批1.一般性业务使用私人印章的，由印章使用人填写《私人印章使用申请表》，经所在部门负责人审核签字后即可使用。2.涉及重要合同、协议、文件签署等重大事项使用私人印章的，印章使用人应填写《私人印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件内容等信息，经所在部门负责人审核、分管领导审批后，方可使用。（三）用印登记每次印章使用时，印章保管人应进行详细登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称及编号、用印份数、印章使用人等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。（四）用印要求1.印章使用人应在公司规定的场所使用印章，不得将印章携带外出使用。如遇特殊情况确需外出用印的，须经分管领导批准，并采取必要的安全措施，确保印章安全。2.印章使用人应严格按照批准的用印事项和文件内容用印，不得擅自更改用印内容或扩大用印范围。3.用印文件应符合法律法规及公司相关规定，字迹清晰、内容完整、格式规范。用印位置应准确、恰当，印章应端正、清晰，确保印迹完整、可辨认。4.印章使用完毕后，应立即归还印章保管人，不得私自留存或交予他人保管。四、印章的保管（一）保管责任人员工私人印章应由本人妥善保管，如因特殊原因无法亲自保管的，可委托他人代为保管，但应办理书面委托手续，并明确双方责任。（二）保管方式1.印章保管人应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜、抽屉等，并采取必要的防盗、防火、防潮、防虫等措施，确保印章安全。2.对于重要的私人印章，保管人应配备单独的保险柜存放，并设置密码锁，密码应严格保密，不得告知他人。（三）保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，不得随意转借、出租、出售印章或允许他人使用印章。2.印章保管人应定期检查印章保管情况，如发现印章损坏、丢失或被盗用等情况，应立即报告公司综合管理部门，并采取相应的措施进行处理。3.印章保管人离职或岗位变动时，应及时将印章交回公司综合管理部门，并办理印章交接手续。交接手续应包括印章实物、印模、使用记录等资料的核对和签收。五、印章的废止与销毁（一）废止情形1.员工离职、退休、调岗等原因不再需要使用私人印章的，该印章应予以废止。2.因印章损坏、遗失等原因无法正常使用的，该印章应予以废止。3.因法律法规、公司规定或其他原因，印章使用用途发生变更或不再适用的，该印章应予以废止。（二）废止申请印章使用人或保管人应填写《私人印章废止申请表》，详细说明印章废止原因，并提交所在部门负责人审核。（三）审核批准部门负责人应根据实际情况对申请进行审核，签署意见后报分管领导审批。分管领导批准后，申请表交至公司综合管理部门备案。（四）销毁流程经审核批准废止的私人印章，由公司综合管理部门统一组织销毁。销毁时，应至少有两名监销人员在场，确保印章彻底销毁。销毁完成后，监销人员应在《私人印章销毁登记表》上签字确认。六、监督与检查（一）监督部门公司综合管理部门负责对私人印章的管理情况进行监督检查，确保印章管理工作符合本制度要求。（二）检查内容1.印章的刻制、使用、保管等环节是否符合本制度规定。2.印章使用登记记录是否完整、准确。3.印章保管是否安全可靠，有无遗失、被盗用等情况。4.印章废止与销毁是否按规定程序进行。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用、保管私人印章的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理措施。2.如因印章使用不当给公司或他人造成经济损失或其他不良后果的，印章使用人应承担相应的赔偿责任；构成违法犯罪的，将依法追究法律责任。