签名章管理制度

签名章管理制度（一）目的为加强公司签名章的管理，规范签名章的使用流程，维护公司的正常运营秩序，确保公司文件、合同等具有法律效力的文书的真实性、合法性和严肃性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门以及与公司有业务往来的外部单位涉及使用公司签名章的相关事宜。（三）定义1.签名章：指公司刻制的，代表公司法定代表人或授权代表人签名的印章，用于在特定文件、合同、协议等文书上加盖，以确认公司对相关事项的认可和承担相应的法律责任。2.授权使用人：指经过公司正式授权，有权使用签名章的人员。二、签名章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制签名章时，由使用部门填写《签名章刻制申请表》，详细说明刻制签名章的用途、使用范围、预计使用频率等信息。2.《签名章刻制申请表》经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。行政部门需对申请事项的必要性、合规性进行审查，并提出审核意见。3.审核通过后，《签名章刻制申请表》提交公司分管领导审批。分管领导根据公司实际情况和业务需求，做出最终审批决定。（二）刻制流程1.经公司分管领导批准后，行政部门负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行签名章的刻制。2.在刻制过程中，行政部门应要求刻制单位严格按照公司提供的印章样式、规格和材质进行制作，并对刻制过程进行必要的监督，确保印章质量符合要求。3.签名章刻制完成后，行政部门应及时将印章取回，并进行详细的验收。验收内容包括印章的外观、尺寸、文字清晰度、材质等，确保印章与申请要求一致，无质量问题。（三）启用登记1.签名章经验收合格后，行政部门填写《签名章启用登记表》，详细记录签名章的名称、编号、规格、启用日期、启用部门、授权使用人等信息。2.《签名章启用登记表》由行政部门负责人签字确认，并加盖行政部门印章。同时，将签名章的印模留存备案，以备后续查阅和比对。3.行政部门应将签名章启用的相关信息及时通知各相关部门和人员，确保公司内部对签名章的启用情况有清晰的了解。三、签名章的保管（一）保管责任1.公司签名章由行政部门指定专人负责保管。保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公司的印章管理制度，确保签名章的安全存放。2.保管人员不得擅自将签名章转借他人使用，不得在未经授权的情况下携带签名章外出。如因工作需要确需携带签名章外出的，必须经过公司相关领导的书面批准，并采取必要的安全措施，确保印章安全。（二）保管方式1.签名章应存放在专门的保险柜或安全箱内，并设置密码或钥匙进行双重防护。密码应由保管人员妥善保管，不得泄露给他人；钥匙应随身携带，不得随意放置。2.保险柜或安全箱应放置在安全、保密的地点，如公司办公室的专用文件柜或保险箱存放区域。保管人员应定期检查保险柜或安全箱的安全状况，确保其正常使用。（三）印章交接1.如签名章保管人员因工作调动、离职等原因需要进行印章交接时，必须办理严格的交接手续。交接手续应在公司行政部门的监督下进行，确保印章交接的准确性和完整性。2.交接双方应填写《签名章交接清单》，详细记录签名章的名称、编号、规格、数量、交接日期、交接双方签字等信息。交接清单一式三份，交接双方各执一份，行政部门留存一份备案。3.交接过程中，交接双方应对签名章的外观、完整性等进行仔细核对，确保印章无损坏、无丢失等情况。如发现问题，应及时查明原因并报告公司行政部门。四、签名章的使用（一）使用原则1.严格按照公司规定的使用范围和审批程序使用签名章，严禁超范围、越权使用签名章。2.使用签名章时，必须确保所加盖的文件、合同等文书内容真实、合法、有效，不得在虚假或违法的文书上加盖签名章。3.签名章的使用应遵循"谁使用、谁负责"的原则，使用人应对所加盖签名章的文书的真实性、合法性和后果承担相应的法律责任。（二）使用范围1.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等法律文件。2.公司出具的重要证明文件，如营业执照副本复印件、资质证书复印件、授权委托书等。3.公司内部涉及重要事项的文件、报告、请示等，经公司领导批准需要加盖签名章的。4.其他经公司相关领导批准需要使用签名章的文件或事项。（三）审批流程1.使用部门填写《签名章使用申请表》，详细说明使用签名章的文件名称、文号、内容摘要、使用目的、预计使用时间等信息。2.《签名章使用申请表》经部门负责人签字确认后，报公司相关领导审批。审批领导应根据文件内容和使用目的，对申请事项进行严格审查，做出是否同意使用签名章的决定。3.对于涉及金额较大、风险较高或重要业务的合同、协议等文件，需经公司法律顾问审核并出具法律意见后，再报公司分管领导或法定代表人审批。4.经审批同意使用签名章的，使用部门将《签名章使用申请表》交行政部门保管签名章的人员。保管人员在核对审批手续齐全后，方可在规定的文件上加盖签名章。（四）使用记录1.保管签名章的人员应建立《签名章使用登记簿》，详细记录每次签名章的使用情况，包括使用日期、文件名称、文号、使用部门、使用人、审批领导、盖章文件页数等信息。2.《签名章使用登记簿》应妥善保存，以备公司内部审计、检查或查询使用。使用记录应真实、准确、完整，不得涂改或伪造。五、签名章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司业务调整、机构变更等原因，签名章不再使用的。2.签名章因磨损、损坏等原因无法正常使用的。3.其他经公司相关领导批准需要停用签名章的情形。（二）停用申请1.当出现签名章停用情形时，由使用部门或行政部门填写《签名章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息。2.《签名章停用申请表》经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。行政部门审核通过后，提交公司分管领导审批。（三）停用手续1.经公司分管领导批准停用签名章后，行政部门保管签名章的人员应及时将签名章收回，并在《签名章启用登记表》和《签名章使用登记簿》上注明停用日期。2.同时，保管人员应将停用的签名章妥善存放，防止丢失或误用。（四）销毁流程1.对于不再使用且无保存价值的签名章，由行政部门提出销毁申请，并填写《签名章销毁申请表》，详细说明销毁原因、签名章名称、编号、规格等信息。2.《签名章销毁申请表》经行政部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批。审批通过后，行政部门负责组织签名章的销毁工作。3.签名章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保签名章无法被恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁日期、销毁方式、监销人员等信息，并由监销人员签字确认。4.销毁记录应作为公司档案资料妥善保存，以备查阅。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司行政部门负责定期对签名章的保管和使用情况进行监督检查。检查内容包括签名章的存放是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全、使用记录是否完整等。2.行政部门可通过查阅《签名章启用登记表》、《签名章使用登记簿》、《签名章交接清单》等相关资料，实地检查签名章的保管情况，以及向使用部门和人员了解情况等方式进行监督检查。3.对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时提出整改意见，并要求相关部门和人员限期整改。整改完成后，行政部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）责任追究1.对于违反本制度规定使用签名章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因使用签名章不当给公司造成经济损失或法律纠纷的，公司将依法追究相关责任人的经济赔偿责任和法律责任。3.对于在签名章保管、使用过程中存在失职、渎职行