印章章管理制度

印章章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章及其他专用章。（三）印章管理原则1.印章保管安全原则：确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。2.使用审批规范原则：严格执行印章使用审批流程，未经审批不得擅自使用印章。3.用印记录完整原则：对每次印章使用进行详细记录，便于追溯和查询。4.定期检查监督原则：定期对印章保管和使用情况进行检查和监督，及时发现和纠正问题。二、印章的种类及用途（一）公章1.代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。2.用于公司各类文件、报告、证明、授权委托书、合同协议等的签署。（二）合同专用章1.专门用于签订各类经济合同、业务合同等。2.确保合同签订的合法性和有效性，明确公司在合同中的权利和义务。（三）财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。2.是公司财务活动的重要印鉴，代表公司财务行为的真实性和合法性。（四）法定代表人章1.由法定代表人持有，用于特定的财务文件、授权书等需要法定代表人签字确认的场合。2.与法定代表人的签字具有同等法律效力。（五）部门章1.各部门根据工作需要设立的印章，用于部门内部文件、通知、报表等的盖章。2.其使用范围仅限于部门内部业务，不得对外代表公司签署具有法律效力的文件。（六）其他专用章1.如发票专用章、报关专用章等，根据国家法律法规和公司业务需要专门设立。2.分别用于相应的特定业务领域，具有明确的使用规定和限制。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。2.经总经理批准后，由行政管理部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.刻制完成后，行政管理部门应及时将新印章与《印章刻制申请表》进行核对，并留存印章印模备案。（二）印章启用1.新印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，并附上印章印模。2.《印章启用申请表》经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。3.经总经理批准后，行政管理部门发布印章启用通知，明确印章的启用时间、使用范围、保管要求等事项，并将印章正式交付保管人。四、印章的保管（一）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章损坏、丢失或被盗用。2.严格按照印章使用审批流程进行用印操作，对每一次用印情况进行详细登记。3.定期对印章进行检查和维护，发现问题及时报告并采取相应措施。4.不得擅自将印章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，须经公司总经理批准，并办理书面委托手续。（二）保管方式1.公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印章应实行专人专柜保管，确保印章存放安全。2.部门章可由部门指定专人保管，但需确保保管环境安全可靠。3.印章保管人员应配备专门的保险柜或保管箱，将印章存放其中，并设置安全密码或钥匙。（三）印章存放地点1.公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放于公司行政管理部门指定的保险柜或保管箱内，确保存放地点安全可靠，便于管理和监督。2.部门章存放地点由各部门自行确定，但应符合安全保管要求，并报行政管理部门备案。（四）印章遗失处理1.如发现印章遗失，保管人员应立即向部门负责人报告，并在第一时间采取措施防止印章被冒用。2.部门负责人接到报告后，应及时向公司分管领导和总经理报告，并组织相关人员进行调查，分析可能的遗失原因和途径。3.根据调查情况，公司应及时向公安机关报案，并在媒体上发布遗失声明，声明该印章作废，以避免因印章遗失造成的法律风险和经济损失。4.同时，公司应及时重新刻制印章，并按照印章刻制与启用流程办理相关手续。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息，并签字确认。2.《印章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报相关审批人审批。审批人应根据用印事项的性质和重要程度，严格按照公司规定进行审批，明确是否同意用印及用印范围、权限等。3.用印申请人持经审批后的《印章使用申请表》到印章保管人处办理用印手续。印章保管人应仔细核对申请表内容与用印文件是否一致，审批手续是否齐全。核对无误后，在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用印时间、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息，同时要求用印申请人签字确认。4.用印完成后，印章保管人应及时将印章归位保管，并将《印章使用申请表》存档备查。（二）审批权限1.涉及公司重大决策、重要合同协议、对外投资、融资担保等事项的用印，须经公司总经理审批。2.一般文件、报告、证明等的用印，由部门负责人审核后，报分管领导审批。3.部门内部文件、通知、报表等的用印，由部门负责人审批。4.财务报销、票据开具等财务相关业务的用印，按照公司财务管理制度的规定进行审批。（三）用印要求1.用印文件必须内容完整、格式规范、审批手续齐全。印章保管人应对用印文件进行严格审核，确保文件符合公司规定和法律法规要求。2.用印应清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或重叠。印章加盖位置应符合文件格式要求，不得影响文件内容的完整性和可读性。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需在空白纸张上加盖印章，必须在空白处注明用途，并经公司总经理批准。六、印章的停用与销毁（一）停用条件1.公司名称变更、机构调整、业务终止等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续正常使用。（二）停用程序1.当印章需要停用时，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称、停用日期等信息，并附上印章印模。2.《印章停用申请表》经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。3.经总经理批准后，行政管理部门发布印章停用通知，明确印章的停用时间、停用原因等事项，并将停用印章收回保管。（三）销毁程序1.对于停用的印章，行政管理部门应定期进行清理，并根据印章的性质和用途，确定是否需要销毁。2.需要销毁的印章，由行政管理部门填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、销毁原因、销毁方式等信息，并附上印章印模。3.《印章销毁申请表》经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。4.经总经理批准后，行政管理部门应安排专人负责印章的销毁工作。销毁过程应进行现场监督，并由参与销毁的人员在《印章销毁登记表》上签字确认。5.印章销毁后，行政管理部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料存档备查。七、印章管理的监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印章管理情况进行日常监督和检查，确保印章管理工作规范、有序进行。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人员是否严格履行职责，是否存在擅自将印章交予他人保管或使用的情况。2.使用审批情况：检查印章使用是否严格按照审批流程进行，审批手续是否齐全，用印文件是否符合规定和要求。3.用印记录情况：检查《印章使用登记表》记录是否完整、准确，是否与用印文件一致，是否存在漏记、错记等情况。4.印章停用与销毁情况：检查印章停用和销毁程序是否符合规定，是否及时办理相关手续，是否存在未按规定停用或销毁印章的情况。（三）检查频率行政管理部门应定期对印章管理情况进行检查，每月至少进行一次全面检查，并形成检查报告。对于重要印章或在用印过程中发现问题较多的印章，应增加检查频率，及时发现和解决问题。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政管理部门应及时下达整改通知书，要求相关责任人限期整改。2.整改责任人应针对问题制定具体的整改措施，并认真组织实施。整改完成后，应向行政管理部门提交整改报告，经复查合格后