总办公管理制度

总办公管理制度一、总则（一）目的为规范公司总办公区的管理，创造整洁、有序、高效的办公环境，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总办公区内的所有员工、访客及相关工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规及公司各项规章制度。2.倡导文明办公，尊重他人，团结协作。3.保持办公环境整洁、舒适、安全。4.提高工作效率，合理利用办公资源。二、办公区域管理（一）办公空间分配1.根据公司组织架构及工作职能，合理分配各部门的办公区域。2.员工应在指定的办公位置办公，不得擅自更换或占用他人办公空间。（二）办公设施配备1.为员工配备必要的办公桌椅、电脑、电话、文件柜等办公设施。2.办公设施如有损坏或故障，员工应及时向行政部门报修。（三）公共区域管理1.公共区域包括走廊、会议室、茶水间、卫生间等，由行政部门负责日常清洁和维护。2.员工应保持公共区域的整洁，不得在公共区域堆放杂物、张贴广告等。3.使用公共区域设施后，应及时归位并保持清洁。三、办公秩序管理（一）考勤管理1.员工应严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.考勤记录以打卡或签到为准，如有特殊情况需请假，应提前按照规定流程办理请假手续。3.行政部门负责定期统计考勤情况，并将结果反馈给相关部门。（二）工作纪律1.员工应遵守工作时间，不得在工作时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、聊天等。2.保持办公区域安静，不得大声喧哗、争吵，以免影响他人工作。3.严格遵守保密制度，不得泄露公司机密信息。（三）会议管理1.召开会议应提前通知参会人员，明确会议主题、时间、地点等信息。2.参会人员应按时到达会议现场，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加，应提前请假。3.会议期间应保持良好的秩序，认真听取会议内容，不得随意打断发言或交头接耳。4.会议结束后，相关人员应及时整理会议纪要，并按照要求传达执行。四、文件与档案管理（一）文件管理1.文件分为内部文件和外部文件，由行政部门统一进行编号、登记和归档。2.员工收到文件后应及时处理，并按照规定进行传阅、审批、存档等操作。3.文件的起草、审核、签发应严格按照公司规定的流程进行，确保文件内容准确、规范。4.定期对文件进行清理和销毁，对于过期、无用的文件应及时处理，确保文件管理的有效性。（二）档案管理1.档案包括人事档案、财务档案、业务档案等，由各相关部门负责收集、整理和保管。2.档案管理人员应建立档案目录，便于查询和管理。3.严格遵守档案查阅制度，未经批准，不得擅自查阅、借阅档案。如需查阅或借阅档案，应按照规定办理相关手续。4.定期对档案进行检查和盘点，确保档案的完整性和安全性。五、办公用品与设备管理（一）办公用品管理1.行政部门负责办公用品的采购、发放和管理。2.员工应根据工作需要，合理领用办公用品，不得浪费。3.建立办公用品领用登记制度，记录领用时间、品种、数量等信息。4.定期对办公用品进行盘点，及时补充短缺物品。（二）办公设备管理1.办公设备包括电脑、打印机、复印机、传真机等，由行政部门统一登记和管理。2.员工应正确使用办公设备，不得擅自拆卸、改装或损坏设备。3.办公设备出现故障时，员工应及时向行政部门报修，并填写维修申请单。4.行政部门负责联系专业维修人员进行维修，并记录维修情况。5.定期对办公设备进行维护和保养，确保设备正常运行。六、环境卫生管理（一）个人办公区域卫生1.员工应保持个人办公区域的整洁，每天下班前清理桌面、整理文件、归位物品。2.不得在办公区域内乱扔垃圾、吐痰等。（二）公共区域卫生1.行政部门安排专人负责公共区域的日常清洁工作，包括地面清扫、门窗擦拭、卫生间清洁等。2.定期对公共区域进行消毒，预防疾病传播。3.员工应积极配合公共区域卫生管理工作，不得随意破坏环境卫生。七、安全管理（一）消防安全1.公司应配备必要的消防设施和器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。2.员工应熟悉消防设施的位置和使用方法，不得随意挪用或损坏消防设施。3.严禁在办公区域内吸烟、使用明火，如需动火作业，应按照规定办理动火审批手续。4.定期组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。（二）用电安全1.员工应正确使用电器设备，不得私拉乱接电线、超负荷用电。2.下班时应关闭所有电器设备电源，避免发生火灾等安全事故。3.行政部门定期对办公区域的用电设施进行检查，及时发现和排除安全隐患。（三）信息安全1.加强公司信息系统的安全管理，设置合理的用户权限，防止信息泄露。2.员工应妥善保管个人账号和密码，不得随意透露给他人。3.定期对公司信息进行备份，防止数据丢失。4.严禁在公司电脑上安装未经授权的软件和插件，避免感染病毒。八、接待与来访管理（一）接待流程1.当有访客来访时，前台应主动询问来访事由，并及时通知相关部门或人员。2.相关部门或人员应及时接待访客，了解来访目的，并安排相应的沟通和洽谈。3.如需安排会议室，应提前向行政部门申请，并做好会议准备工作。4.接待结束后，前台应填写访客登记表，记录来访时间、来访人员、接待部门等信息。（二）来访注意事项1.访客应遵守公司的各项规章制度，听从公司人员的安排。2.不得在公司内随意走动、窥探公司机密信息。3.如需拍照、录像等，应提前征得公司