协调岗管理制度

协调岗管理制度一、总则（一）目的为了规范协调岗的工作流程，提高协调工作效率，确保公司各部门之间信息畅通、协作顺畅，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部协调岗工作人员，负责协调公司各部门之间的工作关系，处理跨部门事务。（三）基本原则1.沟通顺畅原则：建立多渠道、及时、准确的沟通机制，确保信息在各部门之间快速传递。2.协作高效原则：促进各部门之间的紧密协作，优化工作流程，提高整体工作效率。3.公正客观原则：在协调过程中，秉持公正、客观的态度，不偏袒任何一方。4.问题解决原则：以解决实际问题为导向，积极协调各方资源，推动问题得到妥善解决。二、岗位职责（一）日常协调工作1.负责收集、整理各部门的工作动态和信息需求，定期组织召开协调会议，促进部门间信息共享。2.协调解决各部门之间因工作交叉、职责不清等产生的矛盾和问题，及时向上级汇报重大协调事项进展情况。（二）项目协调工作1.参与公司重点项目的协调工作，协助项目经理制定项目协调计划，明确各部门职责和工作界面。2.跟踪项目执行过程中的协调问题，及时组织相关部门进行沟通协商，确保项目顺利推进。（三）跨部门事务处理1.接收和处理涉及多个部门的事务请求，按照规定流程进行流转和协调，确保事务得到及时处理。2.对跨部门事务进行全程跟踪，定期向相关部门反馈处理进度，直至事务圆满解决。（四）关系维护工作1.建立和维护与各部门负责人及关键岗位人员的良好沟通关系，增进部门间的相互理解和信任。2.关注公司内部人际关系动态，及时发现并化解潜在的矛盾和冲突，营造和谐稳定的工作氛围。三、工作流程（一）信息收集与整理1.协调岗工作人员每周定期收集各部门提交的工作周报、月报等资料，了解各部门工作进展情况。2.对收集到的信息进行分类整理，提取关键信息和重要问题，形成信息汇总表。（二）协调会议组织1.根据工作需要，定期组织召开协调会议，会议频率可根据实际情况确定，如每周一次或每两周一次。2.在会议召开前，提前向各部门发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并要求各部门准备相关汇报材料。3.会议过程中，协调岗工作人员负责记录会议内容，形成会议纪要，并在会后及时发送给参会人员确认。（三）问题协调与解决1.对于部门间反馈的问题，协调岗工作人员及时进行梳理和分析，确定问题的性质和影响范围。2.根据问题的复杂程度，组织相关部门进行协商解决。对于简单问题，可通过电话、邮件等方式进行沟通协调；对于复杂问题，可组织专门的协调会议进行讨论。3.在问题协调过程中，协调岗工作人员要充分听取各方意见和建议，客观公正地提出解决方案，并跟踪方案的执行情况，确保问题得到彻底解决。（四）项目协调1.在项目启动阶段，协调岗工作人员协助项目经理制定项目协调计划，明确项目各阶段的协调重点和责任人。2.项目执行过程中，定期组织召开项目协调会，及时解决项目中出现的协调问题。对于涉及项目进度、质量、成本等关键问题，及时向上级领导汇报。3.项目结束后，组织相关部门对项目进行总结评估，总结项目协调工作中的经验教训，为今后的项目提供参考。（五）跨部门事务处理1.接收跨部门事务请求后，协调岗工作人员对事务进行初步评估，确定事务的性质和处理流程。2.根据事务的处理流程，将事务流转至相关部门进行处理，并跟踪事务的处理进度。3.对于事务处理过程中出现的问题，及时组织相关部门进行沟通协调，确保事务按时、按质完成。四、沟通与协作（一）内部沟通1.协调岗工作人员要与各部门保持密切沟通，定期走访各部门，了解工作情况，及时发现并解决问题。2.建立多种沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，确保信息传递的及时性和准确性。3.在沟通交流过程中，要尊重他人意见和建议，保持良好的沟通态度和工作作风。（二）外部沟通1.根据工作需要，协调岗工作人员可能需要与外部合作伙伴、客户等进行沟通协调。2.在与外部沟通时，要代表公司形象，维护公司利益，确保沟通内容准确、清晰、得体。3.及时反馈外部沟通的结果和信息，为公司决策提供参考依据。（三）协作要求1.各部门要积极配合协调岗的工作，按照要求提供相关信息和资料，协助解决协调问题。2.在跨部门协作过程中，各部门要树立全局意识，相互支持、相互配合，共同完成工作任务。3.对于协调岗提出的协调意见和建议，各部门要认真研究并积极落实，不得推诿扯皮。五、工作纪律（一）保密纪律1.协调岗工作人员要严格遵守公司的保密制度，对在工作中接触到的公司机密信息、商业秘密等予以保密。2.不得泄露公司内部的工作动态、协调事项、决策过程等信息，不得将公司机密信息用于个人目的或泄露给无关人员。（二）工作态度1.保持积极主动的工作态度，认真负责地履行岗位职责，及时处理协调工作中的各项任务。2.对待工作要严谨细致，注重细节，确保协调工作的准确性和高效性。3.不得敷衍塞责、推诿扯皮，对工作中出现的问题要及时主动地进行解决。（三）廉洁自律1.严格遵守公司的廉洁制度，不得利用职务之便谋取私利。2.在与外部单位或个人交往过程中，不得接受礼品、礼金、宴请等不正当利益。六、考核与激励（一）考核指标1.协调工作完成情况：考核协调岗工作人员是否按时、按质完成各项协调工作任务，包括协调会议组织、问题解决、项目协调、跨部门事务处理等。2.沟通协作效果：考核协调岗工作人员与各部门之间的沟通协作是否顺畅，关系维护是否良好，是否有效促进了部门间的协作效率。3.问题解决能力：考核协调岗工作人员在处理协调问题时的分析判断能力、沟通协调能力、问题解决能力等。4.工作态度：考核协调岗工作人员的工作责任心、积极性、主动性、团队合作精神等。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度对协调岗工作人员进行一次定期考核，考核内容包括工作业绩、工作态度、沟通协作等方面。2.不定期考核：根据工作需要，对协调岗工作人员进行不定期考核，重点考核其在处理突发事件、重大协调事项等方面的表现。3.上级评价：由上级领导对协调岗工作人员的工作表现进行评价，评价结果作为考核的重要依据之一。4.部门评价：征求各部门对协调岗工作人员的工作评价，了解其在沟通协作、问题解决等方面的表现。（三）激励措施1.绩效奖金：根据考核结果，发放绩效奖金，对工作表现优秀的协调岗工作人员给予适当的奖励。2.晋升机会：对于工作能力强、业绩突出的协调岗工作人员，在公司内部晋升时给予优先考虑。3.培训与发展：为协调岗工作人员提供培训和发展机会，帮助其提升专业技能和综合素质，更好地履行岗位职责。七、培训与发展（一）培训计划1.根据协调岗的工作需求和员工的实际情况，制定年度培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。2.培训内容包括沟通技巧、协调方法、问题解决能力、团队合作等方面，以提高协调岗工作人员的专业素养和工作能力。（二）培训方式1.内部培训：定期组织内部培训课程，邀请公司内部的专家或经验丰富的员工进行授课，分享工作经验和技巧。2.外部培训：根据工作需要，选派协调岗工作人员参加外部专业培训课程或研讨会，拓宽视野，学习先进的协调理念和方法。3.实践锻炼：安排协调岗工作人员参与实际项目或重点工作，通过实践锻炼提高其解决实际问题的能力。（三）职业发展1.为协调岗工作人员提供明确的职业发展路径，鼓励其在协调领域不断发展和提升。2.根据员工的工作表现和职业发展需求，提供晋升