电子档管理制度

电子档管理制度总则目的为加强公司电子档的管理，确保电子档的安全性、完整性和规范性，提高工作效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工及涉及公司电子档相关业务的外部人员。基本原则1.安全保密原则：确保电子档的内容不被泄露、篡改，保护公司的商业机密和敏感信息。2.规范统一原则：对电子档的分类、命名、存储等进行统一规范，便于管理和查找。3.有效利用原则：促进电子档的合理利用，提高工作效率，支持公司业务发展。电子档分类与命名分类1.行政文件类：包括公司的各类规章制度、通知、报告、会议纪要等。2.业务文档类：与公司业务相关的合同、协议、项目文档、市场调研报告等。3.财务档案类：会计凭证、报表、审计报告等财务相关资料。4.人事档案类：员工简历、考勤记录、绩效考核资料等。5.技术资料类：产品设计图纸、技术方案、研发文档等。6.客户资料类：客户信息、往来函件、销售记录等。命名规则1.文件名应简洁明了，准确反映文件内容：一般采用"日期+主题+版本号"的格式，如"20230510公司年度工作总结V1.0"。2.对于系列文件，可在文件名后添加序号：如"项目X方案1""项目X方案2"等。3.涉及多个主题的文件，可用下划线连接主题：如"2023年销售计划_市场分析报告"。电子档存储与备份存储设备1.公司统一配置服务器用于存储电子档：员工应将重要电子档及时上传至服务器指定文件夹。2.员工个人电脑可用于临时存储工作中常用的电子档：但需定期整理并上传至服务器，以确保数据安全。3.禁止使用未经公司批准的外部存储设备存储公司电子档：如U盘、移动硬盘等，特殊情况需经相关部门负责人同意。存储路径1.服务器存储路径应按照分类进行清晰划分：例如，行政文件类存放在"行政文件"文件夹下，业务文档类存放在"业务文档"文件夹下，以此类推。2.每个文件夹下可根据具体内容进一步细分子文件夹：以便更细致地管理电子档。备份策略1.定期备份：服务器上的电子档每周进行一次全量备份，每月进行一次增量备份。2.异地备份：重要电子档应同时备份至异地存储设备，以防止本地数据丢失或损坏。3.备份介质管理：备份介质应妥善保管，定期检查其可读性和完整性。电子档使用与共享使用权限1.根据员工岗位职责和工作需要，设定不同的电子档使用权限：例如，行政部门员工可查阅和修改行政文件类电子档；业务部门员工对涉及本部门的业务文档有相应权限等。2.对于敏感或机密电子档，严格限制访问权限：只有经过授权的人员才能查看和使用。共享设置1.如需共享电子档，应通过公司内部办公系统进行设置：明确共享范围和共享期限。2.共享电子档时，应确保接收方具有相应的使用权限：避免因权限问题导致信息泄露或误操作。借阅流程1.员工因工作需要借阅电子档，应填写《电子档借阅申请表》：注明借阅文件名称、借阅目的、预计归还时间等。2.申请表经所在部门负责人审批后，交文档管理部门进行借阅操作：文档管理部门应记录借阅情况。3.借阅人应按时归还电子档，如需延长借阅时间，应提前办理续借手续：逾期未还的，文档管理部门有权收回借阅权限。电子档安全管理用户账号与密码1.员工应妥善保管自己的电子档账号和密码：不得将账号转借他人使用。2.定期更换密码：建议每[X]个月更换一次密码，密码应包含字母、数字和特殊字符，具有一定的强度。网络安全1.员工在使用公司网络访问电子档时，应遵守公司网络安全规定：不得进行非法网络活动，如攻击公司网络系统、下载非法软件等。2.安装必要的杀毒软件和防火墙：并定期更新病毒库和系统补丁，防止电子档被病毒感染或遭受网络攻击。数据安全1.严禁对电子档进行恶意删除、修改或传播：如有违反，将追究相关人员的责任。2.在处理电子档时，应采取必要的数据加密措施：确保数据在传输和存储过程中的安全性。电子档版本管理版本标识1.电子档每次修改后，应更新版本号：版本号的更新规则应保持一致，以便清晰记录文件的修改历程。2.版本号可采用数字或字母加数字的形式：如V1.0、V1.1、V2.0等，数字越大表示版本越新。版本控制1.建立电子档版本控制记录：记录每个版本的修改时间、修改内容、修改人等信息。2.不同版本的电子档应分别存储：以便追溯和查询历史版本。3.在使用电子档时，应确保使用的是最新版本：如发现版本不一致，应及时与文档管理部门核实。电子档清理与销毁清理原则1.定期对电子档进行清理：根据文件的保存期限和重要性，删除过期或不再需要的电子档。2.清理过程中应遵循谨慎原则：确保重要电子档不被误删除。清理流程1.由文档管理部门制定电子档清理计划：明确清理范围、清理时间和清理责任人。2.清理责任人按照清理计划对电子档进行逐一检查和清理：将确定不再需要的电子档进行标记。3.对于标记的电子档，经相关部门负责人审核后进行删除操作：删除操作应进行记录。销毁规定1.对于涉及公司机密或敏感信息的电子档，应进行严格销毁：销毁方式可采用数据擦除、物理粉碎存储设备等。2.销毁过程应进行记录：包括销毁时间、销毁方式、销毁人等信息，以备审计和查询。电子档审计与监督审计内容1.定期对电子档的管理情况进行审计：包括电子档的存储、使用、共享、安全等方面。2.检查电子档的命名是否规范、分类是否准确、存储路径是否正确：确保电子档管理的规范性。3.审查电子档的访问权限设置是否合理：防止未经授权的访问。监督措施1.设立电子档管理监督岗位：负责对电子档管理工作进行日常监督和检查。