合约科管理制度

合约科管理制度一、总则（一）目的为加强公司合约科管理，规范合约签订、执行及相关流程，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司合约科及涉及合同签订、履行等相关工作的各部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保合同的合法性、有效性。2.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。3.诚实守信原则：在合同签订与履行过程中，秉持诚实守信，履行约定义务。4.风险防控原则：注重合同风险识别与防控，避免潜在法律风险和经济损失。二、组织架构与职责（一）合约科组织架构合约科设科长一名，副科长若干名，根据工作需要下设合同起草审核组、合同执行监督组、法务支持组等岗位。（二）职责分工1.科长职责全面负责合约科的日常管理工作，制定工作计划与目标，并组织实施。审核重要合同，协调解决合同签订与履行过程中的重大问题。与公司内部各部门及外部相关方进行沟通协调，保障合约工作顺利开展。定期向上级领导汇报合约科工作进展及存在的问题。2.副科长职责协助科长开展工作，负责分管领域的合同管理工作。审核一般性合同，对合同条款的合理性、完整性进行把关。跟踪合同执行情况，及时发现并解决执行过程中的问题。收集、整理合同相关资料，建立合同档案。3.合同起草审核组职责根据业务需求起草各类合同文本，确保合同条款准确、清晰、完整。对合同进行合法性、合规性、风险性审查，提出修改意见和建议。参与合同谈判，为谈判提供法律支持和专业意见。4.合同执行监督组职责监督合同执行情况，定期检查合同执行进度，及时发现并纠正执行偏差。协调解决合同执行过程中的纠纷和争议，采取有效措施保障公司权益。对合同执行结果进行评估，总结经验教训，提出改进措施和建议。5.法务支持组职责为合约工作提供法律咨询和法律支持，解答法律问题。参与重大合同的法律论证和风险评估，提出法律意见和防范措施。负责处理公司涉法事务，代理公司参与诉讼、仲裁等法律程序。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务发起：公司各部门根据业务需要，提出合同签订申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同标的、金额、期限、双方权利义务等内容，并附上相关业务资料。2.初步审核：合约科收到《合同签订申请表》后，对申请内容进行初步审核，重点审查业务的必要性、可行性以及合同条款的基本合理性。对于不符合要求的申请，退回申请部门并说明理由。3.合同起草：经初步审核通过后，合同起草审核组根据业务需求和相关法律法规，起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。4.内部审核：合同起草完成后，提交合约科进行内部审核。审核人员从法律、经济、技术等方面对合同进行全面审查，重点关注合同的合法性、合规性、风险性、条款完整性以及与公司利益的一致性。审核人员应提出详细的审核意见，必要时组织相关部门进行讨论。5.修改完善：根据内部审核意见，合同起草人员对合同文本进行修改完善，确保合同符合要求。修改后的合同文本再次提交审核，直至审核通过。6.合同审批：审核通过的合同，按照公司审批流程提交各级领导审批。审批人员应认真审查合同内容，签署审批意见。对于重大合同或涉及金额较大的合同，需经公司高层领导集体决策。7.合同签订：合同经审批通过后，由公司法定代表人或其授权代表与对方当事人签订合同。签订合同时，应确保双方签字盖章齐全，合同文本一式多份，分别由公司相关部门留存。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查：在签订合同前，应对对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查，确保对方具备签订合同的能力和信誉。2.合同条款审查：仔细审查合同条款，确保条款准确、清晰、完整，避免出现模糊不清、歧义或漏洞。对于重要条款，应进行充分协商和明确约定。3.合同风险评估：对合同可能存在的风险进行评估，制定相应的风险防范措施。特别是对于涉及金额较大、期限较长、风险较高的合同，应进行重点风险评估。4.合同签订授权：严格按照公司授权制度，确定签订合同的授权代表。授权代表应在授权范围内签订合同，不得超越权限。5.合同形式要求：合同应采用书面形式签订，确保合同的真实性和有效性。对于法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的合同，应按照规定办理相关手续。四、合同执行管理（一）合同执行跟踪1.合同执行监督组应建立合同执行台账，详细记录合同执行情况，包括合同履行进度、款项收付情况、质量验收情况等。2.定期对合同执行情况进行跟踪检查，及时掌握合同执行动态。对于发现的问题，应及时与对方当事人沟通协调，要求其采取措施予以解决。3.如合同执行过程中出现重大变化或突发事件，可能影响合同履行的，应及时向合约科科长及相关领导汇报，并采取相应的应对措施。（二）款项收付管理1.财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，及时办理款项收付手续。在付款前，应对合同执行情况进行审核，确保付款条件已成就。2.对于涉及预付款项的合同，应严格控制预付款比例和金额，并加强对预付款项的跟踪管理，确保预付款项用于合同约定的用途。3.收款时，应及时开具合法有效的收款凭证，并按照公司财务管理制度进行账务处理。对于逾期未付款项，应及时采取催款措施，必要时通过法律途径解决。（三）质量验收管理1.对于涉及产品或服务质量的合同，应明确质量验收标准和验收程序。在合同履行过程中，按照约定的标准和程序进行质量验收。2.验收合格的，应出具质量验收报告；验收不合格的，应及时通知对方当事人采取整改措施，并要求其承担相应的违约责任。3.如对质量验收结果存在争议，可委托有资质的第三方机构进行检测或鉴定，以确定质量是否符合合同约定。五、合同变更与解除管理（一）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化或双方协商一致，需要变更合同内容的，应签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并按照合同签订流程进行审核、审批。3.合同变更后，原合同中未变更的条款继续有效，双方应按照变更后的合同履行各自的义务。（二）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，需要解除合同的，应及时通知对方当事人，并签订书面的合同解除协议。2.合同解除协议应明确解除的原因、时间、双方的权利义务等条款，并按照合同签订流程进行审核、审批。3.合同解除后，双方应按照协议约定进行结算和清理，如涉及款项返还、赔偿等问题，应及时处理。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.在合同签订与履行过程中，加强与对方当事人的沟通协调，及时了解对方的需求和意见，避免因误解或沟通不畅引发纠纷。2.严格按照合同约定履行义务，确保自身行为的合法性、合规性，避免给对方当事人造成违约的借口。3.建立合同纠纷预警机制，对可能引发纠纷的因素进行及时识别和评估，提前采取措施加以防范。（二）纠纷处理流程1.当发生合同纠纷时，合同执行监督组应及时收集相关证据资料，分析纠纷产生的原因，提出初步处理意见，并向合约科科长汇报。2.合约科组织相关部门和人员进行研究讨论，制定纠纷处理方案。根据纠纷的具体情况，可选择协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。3.如需通过法律途径解决纠纷，法务支持组应及时介入，代理公司参与诉讼、仲裁等法律程序。在法律程序中，应积极提供证据，维护公司的合法权益。4.合同纠纷处理结束后，应及时总结经验教训，分析纠纷产生的原因，提出改进措施和建议，完善合同管理制度。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同执行监督组应及时收集合同文本、相关附件、审批文件、往来函件、履行记录等资料，并进行整理归档。2.对于合同变更、解除等相关文件，也应及时收集归档，确保合同档案的完整性。（二）档案整理1.按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理，建立清晰的档案目录。2.对每份合同档案进行编号，便于查找和管理。3.对合同档案中的文件进行扫描或复印，形成电子档案和纸质档案，确保档案的安全性和可查阅性。（三）档案保管1.设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存放。2.制定档案保管制度，明确档案保管期限、借阅权限、保密要求等。3.定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄露。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合约科办理查阅手续。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经合约科同意。3.严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。对于涉及公司商业秘密的合同档案，应采取更加严格的保密措施。八、考核与奖惩（一）考核指标1.合同签订的准确性和及时性，考核合同起草、审核、审批等环节的工作质量和效率。2.合同执行的有效性，考核合同执行情况的跟踪检查、款项收付、质量验收等工作的落实情况。3.合同纠纷的处理情况，考核纠纷处理的成功率、处理时间以及对公司利益的维护程度。4.合同档案管理的规范性，考核档案收集、整理、保管、查阅等工作的执行情况。（二）奖励措施1.对于在合同管理工作中表现突出，为公司避免重大经济损失或挽回经济损失的个人或团队，给予表彰和奖励。2.对提出创新性合同管