机票务管理制度

机票务管理制度总则目的为加强公司机票务管理，规范机票预订、购买、使用及报销等流程，确保公司机票务工作的高效、准确、合规，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工因公务出行产生的机票预订、购买及相关费用报销等事宜。基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、民航相关规定以及公司财务制度。2.经济性原则：在满足出行需求的前提下，选择性价比高的机票产品，合理控制机票费用支出。3.便捷性原则：优化预订及购票流程，提高工作效率，确保员工出行顺利。机票预订预订流程1.出行申请：员工因公务需要乘坐飞机出行，应提前填写《出差申请表》，详细注明出行时间、目的地、出行人数等信息，并按照公司审批流程获得相应领导批准。2.预订申请：经批准的出差申请单提交至机票预订负责人处，由负责人根据出行信息进行机票预订申请。预订申请应明确航班要求（如出发时间、到达时间、航空公司偏好等），同时考虑预订平台的选择及相关优惠政策的利用。3.预订确认：机票预订负责人根据预订申请，在选定的预订平台上进行机票预订操作。预订成功后，及时获取预订确认信息，包括航班号、起降时间、座位信息、票价及税费等，并将确认信息反馈给申请员工。预订注意事项1.提前规划：尽量提前预订机票，以获取更优惠的票价和更多的航班选择。一般建议提前[X]天进行预订，对于热门航线和旅游旺季，应提前更长时间预订。2.航班选择：综合考虑出行时间、价格、航空公司服务等因素，选择合适的航班。优先选择直飞航班，减少中转时间，提高出行效率。同时，关注航班的准点率，尽量避免选择准点率较低的航班。3.价格监控：通过多个预订平台进行价格比较，关注机票价格波动情况。可以设置价格提醒功能，当票价达到预期时及时预订。此外，了解航空公司及预订平台的促销活动和优惠政策，如会员日优惠、提前购票优惠、团队票优惠等，合理利用优惠资源降低机票成本。4.特殊需求处理：对于有特殊需求的员工，如需要预订特定舱位（头等舱、商务舱等）、需要特殊餐食、需要特殊服务（如轮椅服务、婴儿摇篮等），应在预订申请中明确说明，并与预订平台或航空公司进行沟通协调，确保特殊需求得到满足。机票购买购票渠道1.公司指定预订平台：公司统一指定合作的机票预订平台，员工应通过该平台进行机票购买操作。指定平台应具备良好的信誉、稳定的系统、丰富的航班资源以及优惠的价格体系。2.航空公司官网：员工也可根据实际情况选择在航空公司官网上直接购票，但需注意官网购票流程及支付方式，确保购票安全和顺利。购票支付1.支付方式：支持多种支付方式，如银行卡支付、在线支付平台支付（如支付宝、微信支付等）。员工应根据自身情况选择方便快捷且安全的支付方式进行购票付款。2.支付安全：在进行支付操作时，注意保护个人信息安全，避免在不安全的网络环境下进行支付。如遇支付问题或异常情况，及时与预订平台客服或银行联系解决。购票凭证获取1.电子发票：购票完成后，员工应及时在预订平台或航空公司官网上申请电子发票。电子发票具有便捷、环保等优点，可直接下载保存作为报销凭证。2.行程单：如需纸质行程单，可在购票时选择邮寄方式，由预订平台或航空公司按照员工提供的地址进行邮寄；也可在航班起飞前或起飞后的规定时间内，前往机场的航空公司柜台或指定的行程单打印点自行打印。行程单是报销机票费用的重要凭证之一，应妥善保管。机票改签与退票改签规定1.改签申请：员工因特殊原因需要改签机票，应提前与机票预订负责人或航空公司客服联系，提交改签申请。改签申请应说明改签原因、新的出行时间及航班信息等。2.改签费用：改签费用根据航空公司规定及改签情况而定。一般情况下，改签至同航空公司同舱位且票价相同或更低的航班，可能无需支付改签费用；改签至更高舱位或不同航空公司航班，可能需要支付差价及改签手续费。具体费用标准以航空公司公布为准。3.改签流程：在获得航空公司同意改签后，机票预订负责人按照航空公司要求办理改签手续，重新获取改签后的预订确认信息，并及时通知员工。退票规定1.退票申请：员工因各种原因取消行程需要退票，应按照以下规定办理退票申请：国内机票：在航班起飞前[X]小时提出退票申请，可全额退票；在航班起飞前[X]小时至[X]小时之间提出退票申请，可能会收取一定比例的退票手续费；在航班起飞后，一般不予退票。国际机票：退票规定较为复杂，根据不同航空公司及机票类型有所差异。一般在航班起飞前较长时间内退票，退票手续费相对较低；临近起飞时间退票，手续费较高甚至可能无法退票。具体退票规定及手续费标准以购买机票时与航空公司约定为准。2.退票流程：员工提交退票申请后，机票预订负责人核实相关信息并与航空公司沟通协调。航空公司批准退票申请后，按照规定将退票款项退还至原支付账户。退票款项到账时间可能因支付方式及银行处理流程而有所不同，一般在[X]个工作日内完成。机票报销报销凭证要求1.有效发票：机票报销必须提供有效的电子发票或纸质发票，发票内容应清晰准确，包括航班信息、票价、税费、购买日期等，且发票上应加盖销售方发票专用章。2.行程单：除发票外，还需提供对应的行程单作为机票行程的证明。行程单上的信息应与发票及实际出行情况一致。3.其他证明材料：如因特殊情况需要提供额外的证明材料（如改签凭证、退票凭证等），应一并附上，以确保报销信息的完整性和真实性。报销流程1.填写报销单：员工完成公务出行后，应在规定时间内填写《差旅费报销单》，将机票发票、行程单及其他相关证明材料粘贴在报销单后，并按照公司报销审批流程依次签字审批。2.部门审核：员工所在部门负责人对报销内容的真实性、合理性进行审核，确认无误后签字批准。3.财务审核：财务部门对报销凭证进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、有效性，报销金额是否符合公司规定及审批流程是否完整等。如发现问题，财务部门有权要求员工补充或更正相关材料。4.领导审批：经部门审核和财务审核通过的报销申请，提交至公司领导进行最终审批。领导根据公司财务制度和实际情况进行审批决策。5.报销支付：审批通过后，财务部门按照公司财务流程将报销款项支付至员工指定的银行账户。报销注意事项1.时间限制：员工应在规定的报销时间内提交报销申请，一般为出差结束后的[X]个工作日内。逾期提交报销申请的，需说明合理原因并经相关领导批准后方可报销。2.报销金额：报销金额应严格按照实际发生的机票费用进行填写，不得虚报、多报。如有特殊情况需要调整报销金额，应在报销单上注明原因并经审批同意。3.审批权限：严格按照公司规定的审批权限进行报销审批，不得越级审批或未经审批擅自报销。机票信息管理信息记录1.机票预订负责人应建立完整的机票预订及购买信息台账，详细记录每一次机票预订及购买的相关信息，包括出行员工姓名、部门、出行时间、目的地、航班信息、票价、税费、支付方式、发票及行程单获取情况等。2.对于改签和退票的机票信息，也应在台账中进行详细记录，包括改签或退票时间、改签或退票原因、改签后的航班信息、退票金额及退款到账情况等。信息更新与维护1.定期对机票信息台账进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。如发现信息有误或遗漏，应及时与相关人员核实并进行更正。2.在每次机票预订、购买、改签或退票操作完成后，及时将相关信息录入台账，做到实时更新。信息查询与统计1.为满足公司内部管理及财务核算等需求，应提供机票信息查询功能。相关部门和人员可根据授权查询机票预订及购买的详细信息。2.定期对机票信息进行统计分析，如按部门统计机票费用支出情况、按时间段统计机票预订数量及费用等。通过统计分析结果，为公司决策提供数据支持，以便合理控制机票成本和优化出行安排。监督与检查内部审计公司内部审计部门定期对机票务管理情况进行审计检查，重点审查机票预订、购买、改签、退票及报销等环节是否符合公司制度和相关规定，是否存在违规操作、浪费资源或损害公司利益的行为。违规处理1.对于发现的违规行为，根据情节轻重给予相应的处理。情节较轻的，给予警告、批评教育等处理；情节严重的，按照公司相关规定进行经济处罚，如扣除违规报销金额、罚款等，并追究相关人员的责