合同管理制度

合同管理制度一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议等法律文件（以下统称"合同"）。3.基本原则合同管理应遵循依法合规、平等自愿、公平公正、诚实守信的原则。二、合同管理部门及职责1.法务部门负责合同文本的合法性审查，提供法律意见和建议。参与重大合同的谈判、起草和签订工作，协助处理合同纠纷。2.业务部门负责合同的前期调查、谈判、起草等工作，对合同内容的真实性、准确性和完整性负责。负责合同的履行跟踪，及时解决合同履行过程中出现的问题。负责合同相对方的资信调查和资料收集工作。3.财务部门参与合同涉及资金条款的审核，负责合同款项的收付管理。协助业务部门对合同执行情况进行财务监督和分析。4.行政部门负责合同的编号、归档、保管等日常管理工作。协助相关部门处理合同纠纷的文件传递和协调工作。三、合同签订流程1.合同立项业务部门根据业务需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、内容、金额、相对方等信息，并提交相关背景资料。申请表经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。2.合同起草业务部门负责合同文本的起草工作，合同内容应符合法律法规和公司规定，明确双方的权利义务、违约责任等条款。涉及技术、质量、价格等专业条款的，应征求相关专业部门的意见。3.合同审核合同起草完成后，业务部门将合同文本及相关资料提交法务部门进行合法性审查。法务部门应在[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。业务部门根据法务部门的审查意见对合同进行修改完善，修改后的合同再次提交法务部门审核，直至通过审查。通过法务审查后的合同，业务部门提交财务部门进行资金条款审核，财务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。业务部门根据财务部门的审核意见对合同进行调整，调整后的合同提交分管领导审批。4.合同签订经分管领导审批同意的合同，由业务部门与合同相对方进行签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，确保合同签字盖章的真实性、完整性和有效性。合同签订人应具备相应的授权，签订过程中应严格按照合同条款进行，不得擅自变更或添加条款。合同签订后，业务部门应及时将合同副本交行政部门进行编号、归档，并送财务部门一份作为付款依据。四、合同履行管理1.履行计划制定业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。履行计划应报分管领导审批后实施，并抄送相关部门。2.履行跟踪与监督业务部门负责合同履行的日常跟踪，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决，并向分管领导汇报。法务部门、财务部门等相关部门应根据各自职责对合同履行情况进行监督，确保合同按照约定履行。对于重大合同或履行过程中出现重大问题的合同，公司应成立专门的合同履行监督小组，加强对合同履行的全程监督。3.变更与解除合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议的签订流程参照合同签订流程执行。如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知合同相对方，并按照法律法规和合同约定办理相关手续。解除合同的相关文件应报法务部门备案。4.争议处理合同履行过程中如发生争议，业务部门应及时与合同相对方进行沟通协商，争取友好解决。协商不成的，应及时收集相关证据，按照合同约定的争议解决方式处理，如申请仲裁或提起诉讼。法务部门应全程参与争议处理过程，提供法律支持和保障。五、合同档案管理1.档案收集行政部门负责合同档案的收集工作，业务部门应在合同签订后[X]个工作日内将合同副本及相关资料移交行政部门。移交的资料应包括合同文本、审批文件、往来信函、补充协议、变更协议、履行记录等与合同有关的所有文件。2.档案整理与编号行政部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号，并建立合同档案目录。合同编号应具有唯一性，便于查询和管理。编号规则为：公司简称+年份+合同类别代码+顺序号，如"[公司简称]2023HT001"，其中"HT"为合同类别代码。3.档案保管行政部门应设立专门的合同档案室，配备必要的保管设备，确保合同档案的安全保管。合同档案应按照档案管理规定进行存放，定期进行检查和清理，防止档案丢失、损坏或霉变。电子合同档案应进行备份存储，确保数据的安全性和完整性。4.档案查阅与借阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息，经部门负责人签字后，报行政部门负责人审批。查阅合同档案应在行政部门指定的地点进行，查阅人不得擅自复印、拍照或带出档案室。因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人、分管领导签字后，报行政部门负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记或损坏。借阅期满后，应及时归还档案。六、合同风险防范1.资信调查业务部门在签订合同前，应对合同相对方的主体资格、经营状况、信用等级等进行全面调查，收集相关资料，评估合同风险。资信调查可通过实地考察、查询工商登记信息、信用评级机构报告、银行征信系统等方式进行。2.条款审查法务部门应加强对合同条款的审查，重点审查合同的合法性、有效性、完整性和可操作性，避免出现法律漏洞和风险。对于涉及公司重大利益、复杂法律关系或风险较高的合同条款，应组织相关部门进行专题讨论，充分听取各方意见。3.印章管理公司应加强合同印章的管理，建立印章使用登记制度。合同印章由行政部门统一保管，专人负责使用。使用合同印章时，应填写《合同印章使用申请表》，注明合同名称、编号、用印内容等信息，经业务部门负责人、分管领导签字后，报行政部门负责人审批。印章管理人员应严格按照审批意见用印，确保印章使用的真实性和合法性。用印后应及时登记印章使用情况，并留存用印文件复印件归档。4.培训与宣传公司应定期组织合同管理相关培训，提高员工的合同法律意识和风险防范能力。培训内容包括法律法规、合同管理流程、风险防范技巧等。加强合同管理宣传工作，通过内部刊物、宣传栏、培训讲座等形式，向员工普及合同管理知识，营造良好的合同管理氛围。七、合同考核与奖惩1.考核内容对合同管理工作的考核内容包括合同签订的及时性、准确性、合法性，合同履行的情况，合同档案管理的规范性等。具体考核指标由公司根据实际情况制定，并纳入各部门和员工的绩效考核体系。2.奖励措施对于在合同管理工作中表现突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升等。具体奖励标准由公司根据实际情况确定。3.惩罚措施