政府合同管理制度

政府合同管理制度总则目的为规范公司政府合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，促进公司业务健康发展，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司与政府部门签订的各类合同，包括但不限于采购合同、服务合同、合作协议等。基本原则1.合法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及政策要求。2.风险防控原则：充分评估合同风险，采取有效措施防范和化解风险。3.效益优先原则：确保合同履行能为公司带来经济效益和社会效益。4.全程管理原则：对合同签订、履行、变更、终止等全过程进行规范管理。合同签订前管理项目论证与立项1.业务部门应对拟签订政府合同的项目进行充分论证，评估项目的可行性、必要性、经济性等。2.填写项目立项申请表，详细说明项目背景、目标、内容、预算、预期效益等，报公司领导审批。合同相对方审查1.收集合同相对方的主体资格、资质证书、业绩情况、信用状况等资料。2.审查合同相对方是否具有合法的签约主体资格，是否具备履行合同的能力和条件。3.对于存在重大疑虑的合同相对方，可通过实地考察、第三方调查等方式进一步核实。合同文本起草与审核1.业务部门负责起草合同文本，明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.法务部门对合同文本进行合法性审查，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险。3.财务部门对合同的价款、支付方式、结算办法等进行审核，确保财务条款合理、可行。4.其他相关部门根据职责对合同涉及的专业内容进行审核。5.合同文本经各部门审核通过后，报公司领导审批。合同签订审批1.业务部门根据公司领导审批意见，与合同相对方进行协商、谈判，达成一致后签订合同。2.合同签订前，经办人员应确保合同双方签字盖章手续齐全，合同文本内容与审批通过的文本一致。3.重大合同或涉及金额较大的合同，应由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章。合同履行管理合同执行计划制定1.业务部门在合同签订后，应制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等。2.合同执行计划应报公司领导及相关部门备案。合同履行跟踪与监督1.业务部门负责合同的具体履行工作，定期跟踪合同履行情况，及时解决履行过程中出现的问题。2.建立合同履行台账，记录合同签订、履行、变更、付款等情况。3.法务部门对合同履行过程进行法律监督，确保合同履行符合法律法规要求。4.财务部门按照合同约定及时办理款项收付手续，对合同执行情况进行财务监督。合同变更管理1.合同履行过程中如需变更合同条款，业务部门应及时与合同相对方协商，达成一致后签订书面变更协议。2.变更协议应按照合同签订审批程序进行审核、审批。3.合同变更后，业务部门应及时调整合同执行计划，并通知相关部门。合同争议处理1.合同履行过程中发生争议，业务部门应及时收集证据，与合同相对方进行沟通协商，争取妥善解决。2.如协商不成，应及时提交法务部门处理，法务部门根据具体情况采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决争议。3.在争议处理期间，合同双方应继续履行合同中不涉及争议的条款。合同结算管理结算申请与审核1.业务部门根据合同约定和实际履行情况，填写合同结算申请表，附上相关证明材料，报财务部门审核。2.财务部门对结算申请表及证明材料进行审核，重点审查结算金额是否与合同约定相符，相关手续是否齐全。3.审核通过后，财务部门报公司领导审批。款项支付1.公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的支付方式和时间及时支付款项。2.支付款项时，应确保收款方名称、账号、开户行等信息准确无误。3.对于涉及政府采购的合同，应按照政府采购相关规定办理支付手续。合同档案管理档案收集与整理1.合同签订后，经办人员应及时将合同文本、相关审批文件、补充协议、变更协议、履行过程中的往来函件、结算凭证等资料收集齐全。2.对收集到的合同资料进行整理、分类、编号，确保档案资料完整、有序。档案保管与查阅1.合同档案由公司综合管理部门负责保管，建立专门的合同档案室或档案柜，确保档案安全。2.严格档案查阅登记制度，因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。3.合同档案保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。合同风险评估与预警风险评估1.定期对已签订的政府合同进行风险评估，重点评估合同履行过程中的法律风险、财务风险、市场风险等。2.风险评估可采用定性与定量相结合的方法，确定风险等级。预警机制1.建立合同风险预警机制，对风险等级较高的合同及时发出预警信号。2.业务部门根据预警信号，采取相应的风险应对措施，如加强合同履行跟踪、调整合同执行计划、与合同相对方协商解决等。监督与考核监督检查1.公司内部审计部门定期对政府合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、结算、档案管理等环节是否符合本制度规定。2.对监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，责令相关部门限期整改。考核评价1.建立政府合同管理考核评价制度，对业务部门及相关责任人的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订合规性、履行情况、经济效益、风险防控等方面。3