镇采购管理制度

镇采购管理制度一、总则（一）目的为加强本镇采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于镇政府各部门、下属事业单位及相关项目实施过程中的各类采购活动，包括但不限于货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争选择优质供应商，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购管理部门设立镇采购管理办公室，作为全镇采购工作的归口管理部门，负责采购制度的制定、执行监督、采购计划审核、采购活动组织协调等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家和地方有关采购的法律法规和政策。2.制定和完善本镇采购管理制度、流程和标准。3.审核各部门采购计划，汇总编制全镇年度采购预算和采购计划。4.组织实施各类采购活动，包括招标、询价、竞争性谈判等采购方式的具体操作。5.建立和管理供应商库，负责供应商资格审查和评价。6.监督采购合同的签订、履行和验收，协调处理采购过程中的争议和纠纷。7.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。（二）采购需求部门各部门、下属事业单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等信息，并对采购需求的真实性、合理性和必要性负责。同时，配合采购管理部门做好采购项目的实施工作，参与采购评审、合同签订、验收等环节。（三）采购评审小组采购评审小组由采购管理部门、需求部门、财务部门、纪检监察部门等相关人员组成。其职责是按照规定的程序和方法，对采购项目的供应商报价、技术方案、售后服务等进行评审，提出评审意见，确定成交供应商。评审小组成员应严格遵守评审纪律，独立、客观、公正地履行职责，对评审结果负责。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各采购需求部门应根据本部门工作任务和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、资金来源等内容，并进行详细的成本估算和效益分析。2.采购管理部门对各部门提交的采购预算进行审核汇总，结合全镇财政预算安排，编制全镇年度采购预算草案，报镇政府审批后执行。3.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。（二）采购计划制定1.根据批准的采购预算，采购需求部门应按照项目实施进度和实际需要，分批次制定采购计划。采购计划应包括采购项目的具体内容、采购方式、时间安排、采购金额等信息。2.采购计划应提前提交采购管理部门审核。采购管理部门根据全镇采购工作安排和资源配置情况，对采购计划进行审核调整，确保采购计划合理可行。审核通过后的采购计划作为采购活动实施的依据。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，以获得最优的采购价格和质量。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购管理部门从符合资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。通过与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。5.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目的相关信息，并经部门负责人签字确认后提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请表进行初审，审核采购项目的必要性、合规性和预算合理性等。对于重大采购项目，需报镇政府领导审批。3.采购实施：采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，组织实施采购活动。公开招标和邀请招标：编制招标文件，发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，与供应商进行谈判，确定成交供应商。询价：向供应商发出询价通知书，收集报价文件，进行比较评估，确定成交供应商。单一来源采购：进行单一来源采购公示，公示无异议后，与供应商协商签订采购合同。4.合同签订：采购管理部门根据评审结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。5.采购验收：采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员按照合同要求进行验收。验收合格后，填写验收报告，并由验收人员签字确认。对于验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、服务等。6.资金支付：财务部门根据采购合同、验收报告等相关凭证，按照财政资金支付管理规定，办理采购资金支付手续。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商库，明确供应商入库条件。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备履行合同所必需的设备和专业技术能力，能够提供优质的产品和服务。2.采购需求部门或采购管理部门可通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格预审，要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等相关资料。3.采购管理部门对预审合格的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。考察合格的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价和考核。评价方式可包括问卷调查、现场检查、数据分析等。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于出现质量问题、交货延迟、服务不到位等情况的供应商，采取警告、暂停合作、取消入库资格等措施。3.建立供应商诚信档案，记录供应商的基本信息、评价考核结果、违规行为等情况。诚信档案作为供应商管理和合作决策的重要依据。（三）供应商淘汰与更新1.对于不符合入库条件或在评价考核中连续出现严重问题的供应商，及时从供应商库中淘汰。2.随着市场变化和业务发展，适时更新供应商库，引入新的优质供应商，优化供应商结构，提高采购质量和效益。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同内容应包括但不限于采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规和采购文件的要求，确保合同的合法性、完整性和可操作性。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交法律专业人员或法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规。审核通过后，由采购管理部门负责人和供应商法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖单位公章。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应及时向供应商提供必要的协助和配合，确保采购项目顺利实施。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。3.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握合同执行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商存在违约行为，应及时按照合同约定追究其违约责任。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购需求部门应按照合同约定的验收标准和方法组织验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面，以及工程的质量、进度、安全等方面，服务的内容、标准、效果等方面。2.验收人员应认真履行职责，客观公正地填写验收报告。验收报告应包括采购项目的基本信息、验收依据、验收内容、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。3.对于验收合格的采购项目，采购需求部门应出具验收合格证明文件。对于验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时向供应商提出整改意见，要求供应商限期整改。整改后仍不符合要求的，采购需求部门有权拒绝接收货物或服务，并按照合同约定追究供应商的违约责任。（四）合同归档采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本及相关资料进行归档保存。合同档案应包括合同文本、采购文件、验收报告、付款凭证等资料，按照档案管理规定进行分类整理和保管，以便查阅和追溯。七、采购监督与审计（一）内部监督1.纪检监察部门负责对全镇采购工作进行全程监督，检查采购活动是否符合法律法规和政策规定，是否存在违规操作、滥用职权、谋取私利等行为。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购工作各个环节的自我监督和管理。定期对采购项目进行自查自纠，发现问题及时整改。3.各部门应积极配合内部监督工作，如实提供采购相关信息和资料，接受监督检查。（二）审计监督1.镇审计部门负责对采购项目进行