院办分管理制度

院办分管理制度一、总则（一）目的为加强院办分的规范化管理，提高工作效率，明确工作职责，确保各项工作有序进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于院办分全体工作人员。（三）基本原则1.统一领导原则：院办分在院领导的统一领导下开展工作，确保各项决策得到有效贯彻执行。2.分工协作原则：明确各岗位的职责和分工，同时强调团队协作，共同完成各项工作任务。3.高效务实原则：以提高工作效率为目标，注重工作实际效果，切实为全院发展提供优质服务。二、组织架构与职责（一）组织架构院办分设主任一名，副主任若干名，下设综合管理、行政事务、文秘宣传等岗位。（二）岗位职责1.主任职责全面负责院办分的各项工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调与其他部门的工作关系，确保院办分工作与全院工作的有效衔接。审核重要文件和报告，对重大事项提出决策建议。负责院办分人员的管理和考核，提升团队整体素质。2.副主任职责协助主任开展工作，负责分管领域的具体工作落实。组织协调相关工作会议，做好会议记录和决议跟踪落实。审核分管范围内的文件和材料，确保工作质量。完成主任交办的其他临时性工作任务。3.综合管理岗位职责负责院办分的日常行政管理工作，包括办公用品采购、设备维护等。制定和完善行政管理规章制度，并监督执行。负责人员考勤管理，统计和上报各类考勤数据。参与组织院内外各类会议和活动的后勤保障工作。4.行政事务岗位职责办理各类文件的收发、登记、传阅、归档等工作。负责公章的管理和使用，严格执行用章审批制度。协调处理对外联络和接待工作，维护良好的对外关系。负责车辆调度和管理，保障公务用车需求。5.文秘宣传岗位职责起草、审核和印发各类公文、报告、总结等文字材料。负责院内外宣传工作，制定宣传计划，组织撰写宣传稿件。维护和更新院官方网站、微信公众号等宣传平台内容。收集、整理和分析舆情信息，及时提出应对建议。三、工作流程与规范（一）文件管理流程1.收文机要人员签收文件后，进行初步登记，注明文件来源、日期、标题等信息。及时将文件送办公室主任批阅，主任根据文件内容提出拟办意见。根据拟办意见，将文件传阅给相关领导和部门，并跟踪文件传阅情况，确保文件及时传达到位。承办部门或人员对文件进行办理，办理完毕后将文件交回办公室归档。2.发文由拟稿人起草文件，经部门负责人审核后交办公室文秘人员核稿。文秘人员对文件格式、内容等进行审核，无误后送办公室主任签发。签发后的文件交文印室排版印刷，印刷完成后进行发文登记。机要人员将文件分发至相关部门和人员，并要求收件人签收。（二）会议组织流程1.会前准备确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前通知相关人员。安排会议场地，准备会议资料、设备等。如需制作会议纪要，提前安排记录人员。2.会议进行会议主持人负责把控会议节奏，引导参会人员围绕主题进行讨论和发言。记录人员认真记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决议事项等。3.会后跟进整理会议纪要，经会议主持人审核后印发给参会人员和相关部门。对会议决议事项进行跟踪落实，定期向会议主持人汇报进展情况。（三）接待工作流程1.接待申请接待部门或人员提前填写接待申请表，注明接待对象、人数、时间、活动安排等信息。将申请表提交办公室主任审批。2.接待安排办公室根据审批意见，制定接待方案，包括餐饮、住宿、交通、参观等安排。协调相关部门和单位，确保接待工作顺利进行。3.接待实施按照接待方案安排接待活动，做好服务保障工作。接待过程中，注意收集接待对象的反馈意见，及时改进接待工作。4.接待总结接待工作结束后，办公室对接待情况进行总结，分析存在的问题和不足。将接待总结报告提交院领导审阅。四、日常工作规范（一）考勤制度1.全体工作人员应严格遵守工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前按照规定填写请假申请表，经批准后方可离岗。请假审批权限按照院相关规定执行。3.办公室定期对考勤情况进行统计和公示，对违反考勤制度的人员进行相应处理。（二）办公秩序规范1.保持办公室整洁卫生，办公用品摆放整齐有序。2.工作时间内不得在办公室大声喧哗、玩游戏、看视频等与工作无关的行为。3.节约使用办公用品和水电资源，杜绝浪费现象。（三）保密制度1.严格遵守国家保密法律法规和院保密规定，保守院工作秘密。2.对涉及机密的文件、资料、信息等，应妥善保管，不得随意泄露。3.在使用计算机、移动存储设备等过程中，要采取必要的保密措施，防止信息泄露。五、人事考核（一）考核原则1.客观公正原则：以事实为依据，全面、客观、公正地评价工作人员的工作表现。2.注重实绩原则：重点考核工作人员的工作业绩和实际贡献。3.激励发展原则：通过考核，激励工作人员不断提高工作能力和业绩，促进个人发展。（二）考核内容1.德：主要考核政治品德、职业道德、社会公德等方面的表现。2.能：考核业务能力、管理能力、沟通协调能力等。3.勤：考查工作态度、出勤情况、工作纪律等。4.绩：重点考核工作任务完成情况、工作质量和效率等。5.廉：考核廉洁自律情况。（三）考核方式1.平时考核：由直接上级对下属工作人员进行日常工作表现的记录和评价。2.定期考核：每年进行一次全面考核，采用个人述职、民主测评、上级评价等方式进行。（四）考核结果应用1.作为工作人员薪酬调整、晋升、奖励、培训等的重要依据。2.对考核优秀的工作人员给予表彰和奖励，对考核不称职的人员进行相应的处理。六、财务管理制度（一）预算管理1.每年年底，根据院年度工作计划和目标，编制院办分下一年度财务预算。2.预算经院领导审批后严格执行，如遇特殊情况需要调整预算，应按规定程序办理审批手续。（二）费用报销1.工作人员报销费用时，应填写费用报销单，附上相关发票、收据等凭证。2.报销凭证应真实、合法、有效，符合财务制度规定。3.费用报销按照审批流程进行，经部门负责人、财务审核、分管领导、院长审批后报销。（三）资产管理1.建立固定资产和低值易耗品台账，对资产的购置、使用、处置等进行登记管理。2.定期对资