医院章管理制度

医院章管理制度一、总则（一）目的为加强医院印章管理，维护医院的合法权益，规范印章使用流程，确保印章使用的安全性、严肃性和规范性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院行政章、党委章、工会章、各职能部门章、临床科室章、医技科室章等医院所有印章的管理。（三）印章种类及定义1.行政章：代表医院行使行政管理职能的印章，用于以医院名义对外发布文件、签订合同、协议、办理各类审批手续等。2.党委章：代表医院党委行使党内职能的印章，用于党内文件发布、党组织关系转接、党员发展等相关党务工作。3.工会章：代表医院工会行使工会职能的印章，用于工会组织的各项活动、文件发布、会员管理等相关工会工作。4.各职能部门章：代表医院各职能部门行使部门职能的印章，用于部门内部文件流转、业务办理等。5.临床科室章：代表医院各临床科室行使科室业务相关职能的印章，用于科室内部医疗文书、统计报表等。6.医技科室章：代表医院各医技科室行使科室业务相关职能的印章，用于科室内部检查报告、诊断证明等。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.医院各部门因工作需要刻制印章，须填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、使用范围、刻制原因等，并经部门负责人签字、分管院领导审批后，报医院办公室统一办理。2.医院办公室负责印章刻制的具体承办工作，选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。印章的规格、样式、材质等应符合国家法律法规及医院规定的标准。3.新刻制的印章应在显著位置预留防伪标识，如防伪编码、防伪纹等，以确保印章的真实性和安全性。（二）印章启用1.印章刻制完成后，由医院办公室负责组织启用工作。启用前，应对新印章进行详细核对，确保印章内容、规格、材质等与审批文件一致。2.填写《印章启用登记表》，详细记录印章名称、启用日期、启用范围、保管人等信息。《印章启用登记表》一式两份，一份由医院办公室存档，一份交印章保管人留存。3.举行印章启用仪式，由医院领导或相关部门负责人宣布印章正式启用，并向印章保管人颁发印章。启用仪式可邀请相关部门人员参加，以增强印章启用的严肃性和规范性。4.印章启用后，原相关印章同时废止，由医院办公室负责收回并妥善保管，按规定进行销毁处理。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人专管制度，每枚印章必须指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。2.印章保管人应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失、损坏或擅自交他人使用。（二）保管要求1.医院行政章、党委章、工会章由医院办公室指定专人保管；各职能部门章由部门负责人指定专人保管；临床科室章、医技科室章由科室负责人指定专人保管。2.印章保管人应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜、带锁的文件柜等，并确保存放地点具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。3.印章保管人不得擅自将印章带出医院办公区域，如因工作需要必须携带外出的，须填写《印章外出使用申请表》，经部门负责人、分管院领导审批后，由两人以上共同携带外出，并在使用完毕后立即归还。4.印章保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、磨损或字迹不清等情况，应及时报告医院办公室，由医院办公室按照规定程序申请重新刻制。四、印章的使用（一）使用范围1.行政章主要用于以医院名义对外发布的各类文件、函件、通知、公告、证明、介绍信、合同协议、各类审批表等；代表医院与外部单位或个人进行业务往来、经济合作等事项。2.党委章主要用于党内文件发布、党组织关系转接、党员发展、党内表彰、处分等党务工作相关文件及材料。3.工会章主要用于工会组织的各项活动通知、会员证办理、工会经费收支、福利发放等工会工作相关文件及材料。4.各职能部门章主要用于部门内部的文件流转、工作安排、业务报表、内部审批等；代表部门与其他部门之间的工作沟通、协调等。5.临床科室章主要用于科室内部的医疗文书、统计报表、病历首页、医嘱单、检查申请单等医疗业务相关文件及材料。6.医技科室章主要用于科室内部的检查报告、诊断证明、检验单、放射影像报告等医技业务相关文件及材料。（二）使用流程1.申请使用印章的部门或个人须填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期、审批人等信息。涉及重要事项、经济合同、对外合作协议等用印的，须附上相关文件、合同草案等资料。2.审批《印章使用申请表》按审批权限依次进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项、涉及金额较大的经济合同等须经分管院领导审批；重大事项、涉及医院整体利益的合同协议等须经院长审批。审批人应认真审核用印事项的真实性、合法性、必要性，确保用印符合医院规定和工作需要。3.用印印章保管人在收到经审批的《印章使用申请表》后，应仔细核对申请表内容与所附文件资料是否一致，审批手续是否齐全。核对无误后，在指定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印文件名称、份数、用印人等信息。用印应确保印章清晰、端正，骑年盖月。用印完毕后，印章保管人应及时将印章归还原存放处，并妥善保管用印文件及申请表存根。（三）特殊情况处理1.紧急情况下（如突发事件处理、抢险救灾等）需立即用印，但无法及时履行正常审批手续的，使用人应电话向相关领导报告，经同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.因工作失误或其他原因造成已用印文件需要更改或补充内容的，应重新填写《印章使用申请表》，说明更改或补充原因，按原审批流程进行审批后，在更改或补充处加盖印章，并注明更改日期。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.医院名称变更、机构调整等原因，导致原印章不再适用。2.印章损坏、磨损严重，无法正常使用。3.因工作需要，经医院研究决定停用的印章。（二）停用程序1.医院办公室或相关部门在确定印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等，并经部门负责人、分管院领导审批后，通知印章保管人停止使用。2.印章保管人在收到停用通知后，应立即将印章收回，并妥善保管。同时，在《印章使用登记表》上注明印章停用日期。（三）销毁程序1.对于停用的印章，由医院办公室负责组织销毁工作。销毁前，应对印章进行清理，确保印章上的字迹、图案等完全消除，防止信息泄露。2.填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、销毁日期、销毁方式、监销人等信息。《印章销毁登记表》一式两份，一份由医院办公室存档，一份交财务部门留存。3.印章销毁可采用粉碎、熔化等方式进行，销毁过程须有两人以上在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。销毁后的印章残骸应妥善处理，防止被非法利用。六、印章使用的监督与检查（一）监督部门医院办公室负责对印章使用情况进行日常监督和检查，定期对印章使用记录进行核对，确保印章使用符合规定。（二）检查内容1.印章保管情况，包括存放地点是否安全、保管人是否专人专管等。2.印章使用流程执行情况，是否严格按照申请、审批、用印程序进行操作。3.用印文件的真实性、合法性、完整性，审批手续是否齐全。4.印章使用登记情况，《印章使用登记表》记录是否准确、完整。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，医院将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；造成严重后果的，将依法追究相关人员的责任。2.如发现印章保管不善导致印章被盗、丢失、损坏或擅自交他人使用的，保管人应立即报告医院办公室，并采取相应措