呆坏账管理制度

呆坏账管理制度一、总则（一）目的为加强公司呆坏账管理，防范经营风险，提高资产质量，确保公司财务状况的真实性和稳定性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及销售业务产生的应收账款以及相关的呆坏账管理。（三）呆坏账定义1.呆账本公司的应收账款符合下列条件之一者，可列为呆账：因债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后，仍无法收回者。因债务人逾期未履行偿债义务，且有明显迹象表明无法收回的应收账款，经公司相关部门审核确认后。账龄超过一定期限（如[X]年），经多次催收仍未收回，且债务人财务状况严重恶化，已无偿还能力的应收账款。2.坏账符合以下条件之一的呆账，可确认为坏账：债务人被依法宣告破产、撤销，其剩余财产确实不足清偿的应收账款。债务人死亡或依法被宣告死亡、失踪，其财产或遗产确实不足清偿的应收账款。债务人遭受重大自然灾害或意外事故，损失巨大，以其财产（包括保险赔款等）确实无法清偿的应收账款。债务人逾期未履行偿债义务超过[X]年，经法院裁决，确实无法清偿的应收账款。逾期[X]年以上，单笔数额较小，不足以弥补清收成本的应收账款。（四）管理原则1.预防为主原则：加强对销售客户的信用评估和管理，从源头上减少呆坏账的发生。2.及时清理原则：对应收账款进行实时监控，发现问题及时采取措施进行催收，避免呆坏账的进一步恶化。3.责任追究原则：明确呆坏账产生过程中相关人员的责任，对因主观原因导致呆坏账损失的人员进行追究。4.合规合法原则：呆坏账的认定、核销等处理过程必须符合国家法律法规和公司财务制度的规定。二、呆坏账管理职责分工（一）销售部门1.负责客户的开发与信用调查，建立客户信用档案，对客户的信用状况进行评估和动态跟踪。2.签订销售合同前，确保合同条款符合公司利益，明确付款方式、期限等重要内容。3.负责应收账款的催收工作，定期与客户核对账目，及时发现和解决账款回收过程中出现的问题。4.对已形成的呆坏账，配合财务部门和风险管理部门进行调查，提供相关销售业务资料。（二）财务部门1.负责应收账款的核算与监控，定期编制应收账款账龄分析表，为呆坏账管理提供数据支持。2.参与客户信用评估，从财务角度提出风险防范建议。3.负责呆坏账的认定、核销申报等工作，严格按照财务制度和相关规定进行账务处理。4.对呆坏账管理情况进行财务分析，为公司决策提供依据。（三）风险管理部门1.制定呆坏账管理制度和风险预警机制，指导和监督各部门的呆坏账管理工作。2.定期对公司的应收账款进行风险评估，对潜在的呆坏账风险提出预警和防控措施。3.参与呆坏账的调查和认定工作，从风险管理角度对呆坏账的形成原因进行分析，提出处理意见。（四）法务部门1.负责审核销售合同等法律文件，确保合同的合法性和有效性。2.在呆坏账催收过程中，提供法律支持，协助采取合法有效的追款措施，如发送催款函、提起诉讼等。3.对涉及呆坏账的法律纠纷进行处理，维护公司的合法权益。三、客户信用管理（一）信用调查1.销售部门在与新客户建立业务关系前，应进行全面的信用调查。调查内容包括客户的基本信息（如注册地址、法定代表人、经营范围等）、财务状况（如资产负债情况、盈利能力等）、经营状况（如市场份额、经营稳定性等）、信用记录（如是否有逾期付款、涉诉等情况）。2.可通过以下方式获取客户信用信息：查阅客户的财务报表、审计报告等公开资料。向银行、工商行政管理部门等相关机构咨询。与客户的供应商、合作伙伴等进行沟通了解。利用专业的信用评估机构提供的信息。（二）信用评估1.销售部门根据收集到的客户信用信息，对客户进行信用评估。评估指标可包括客户的偿债能力、经营能力、信用状况等方面。2.采用定性与定量相结合的方法进行信用评估，如设定信用评分模型，根据客户的各项指标得分计算综合信用得分，据此将客户信用等级划分为不同类别，如A级（信用良好）、B级（信用一般）、C级（信用较差）、D级（信用恶劣）等。3.信用评估结果应定期更新，至少每年进行一次全面评估，对于信用状况发生重大变化的客户应及时重新评估。（三）信用额度设定1.根据客户的信用评估结果，为客户设定相应的信用额度。信用额度是指公司允许客户在一定期限内累计赊购的最高金额。2.信用额度的设定应综合考虑客户的信用等级、经营规模、市场需求等因素。对于信用等级较高的客户，可适当给予较高的信用额度；对于信用等级较低或风险较大的客户，应严格控制信用额度甚至不给予赊销。3.销售部门在与客户签订销售合同时，应确保合同金额在客户的信用额度范围内。如因特殊情况需要超过信用额度签订合同，必须经过特殊审批流程，报上级领导批准。（四）信用档案管理1.销售部门应建立完善的客户信用档案，对客户的信用调查资料、信用评估结果、信用额度调整记录、应收账款回收情况等进行详细记录。2.信用档案应妥善保管，确保信息的完整性和准确性。同时，应定期对信用档案进行整理和更新，以便及时掌握客户信用状况的变化。3.公司内部各相关部门可根据工作需要查阅客户信用档案，但必须遵守保密规定，不得泄露客户的商业机密和敏感信息。四、应收账款管理（一）合同管理1.销售合同应明确双方的权利和义务，特别是付款方式、付款期限、违约责任等条款。合同条款应符合公司利益，避免因合同漏洞导致应收账款回收困难。2.合同签订前，销售部门应将合同草案提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核，确保合同的合法性、完整性和可行性。审核通过后，方可签订正式合同。3.合同签订后，销售部门应及时将合同副本送达财务部门，以便财务部门进行账务处理和跟踪管理。（二）账款跟踪1.财务部门应定期编制应收账款账龄分析表，详细反映应收账款的账龄结构、客户分布、金额大小等情况。通过账龄分析，及时发现逾期账款和潜在的呆坏账风险。2.销售部门应根据账龄分析表，对应收账款进行跟踪催收。对于逾期账款，应及时与客户沟通，了解原因，采取相应的催收措施。3.建立应收账款定期对账制度，销售部门应定期与客户核对账目，确保双方账目一致。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。对账记录应妥善保存，作为应收账款管理的重要依据。（三）催收措施1.对于逾期账款，销售部门应根据逾期时间和客户情况，采取不同的催收措施。逾期初期（如逾期130天），可通过电话、邮件等方式友好提醒客户付款。逾期3160天，可发送正式的催款函，明确告知客户逾期付款的后果和公司的催收要求。逾期6190天，可安排专人与客户面对面沟通，了解客户的还款计划和困难，协商解决方案。逾期超过90天，可考虑采取法律手段，如委托律师发送律师函、提起诉讼等，以维护公司的合法权益。2.在催收过程中，销售部门应做好催收记录，包括催收时间、方式、客户反馈等信息。对于采取法律手段催收的，应及时将相关情况告知财务部门和风险管理部门。3.对于确实无法收回的逾期账款，销售部门应及时将相关情况报告给公司管理层，并配合财务部门和风险管理部门进行后续处理。五、呆坏账认定（一）认定流程1.当应收账款出现可能形成呆坏账的迹象时，销售部门应及时收集相关证据资料，如客户破产文件、死亡证明、逾期未付款证明、财务状况恶化资料等，并填写呆坏账认定申请表。2.销售部门将呆坏账认定申请表及相关证据资料提交给风险管理部门。风险管理部门对申请资料进行初步审核，核实情况的真实性，并提出审核意见。3.风险管理部门将审核通过的呆坏账认定申请提交给财务部门。财务部门根据公司财务制度和相关规定，对呆坏账进行财务审核，包括对应收账款的账面价值、已计提坏账准备等情况进行核对。4.财务部门审核通过后，将呆坏账认定申请提交给公司管理层审批。公司管理层根据风险管理部门和财务部门的意见，做出最终的呆坏账认定决定。（二）认定证据1.债务人破产的相关文件，如法院裁定书、破产清算报告等。2.债务人死亡的证明文件，如死亡医学证明、户籍注销证明等。3.债务人逾期未履行偿债义务的书面证明，如催款函回执、对账单等。4.债务人财务状况恶化的相关资料，如审计报告、财务报表、银行账户冻结信息等。5.其他能够证明应收账款确实无法收回的证据，如法律诉讼判决书、仲裁裁决书等。六、呆坏账核销（一）核销流程1.经公司管理层认定为呆坏账的应收账款，财务部门应按照规定的核销流程进行账务处理。首先，填写呆坏账核销申请表，详细说明呆坏账的形成原因、金额、认定过程等情况。2.呆坏账核销申请表经财务部门负责人审核签字后，提交给公司财务总监审批。财务总监审批通过后，报公司总经理最终批准。3.经总经理批准核销的呆坏账，财务部门按照国家财务制度和公司会计政策的规定，进行坏账核销的账务处理，冲减相应的应收账款账面价值，并同时冲减已计提的坏账准备。4.财务部门应将呆坏账核销情况进行详细记录，包括核销时间、金额、原因等信息，并定期整理归档，以备查阅。（二）核销后的管理1.呆坏账核销后，公司仍应保留对债务人的追索权。销售部门、风险管理部门等相关部门应继续关注债务人的财务状况和经营情况，一旦发现债务人有偿还能力或有可供执行的财产，应及时向公司报告，并采取措施恢复追偿。2.财务部门应定期对已核销的呆坏账进行跟踪检查，核实是否存在收回的可能性。如发现有收回迹象，应及时进行账务调整，恢复应收账款的账面价值，并按照规定程序进行后续处理。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对应收账款管理和呆坏账核销情况进行审计监督。审计内容包括信用管理流程的执行情况、应收账款催收工作的有效性、呆坏账认定和核销的合规性等。2.内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。对于违反公司制度导致呆坏账损失的行为，应追究相关人员的责任。（二）绩效考核监督1.建立应收账款管理绩效考核制度，将应收账款周转率、呆坏账率等指标纳入销售部门和相关人员的绩效考核体系。2.根据绩效考核结果，对表现优秀的部门和个人进行奖励，对因工作不力导致应收账款管理不善、呆坏账增加的部门和个人进行惩罚。绩效考核结果与部门和个人的薪酬、晋升等挂钩。八、责任追究（一）责任界定1.因销售部门在客户信用调查、合同签订、账款催收等环节存在过错，导致呆坏账形成的，由销售部门承担主要责任。2.财务部门在应收账款核算、监控、呆坏账核销等过程中未履行职责，导致财务数据不准确或呆坏账核销不及时、不合规的，由财务部门承担相应责任。3.风险管理部门未建立有效的风险预警机制或对呆坏账管理监督不力的，应承担一定责任。4.法务部门在法律支持和纠纷处理方面存在失误，影响呆坏账追收的，应承担相应责任。（二）责任追究方式1.对于因主观原因导致呆坏账损失的相关责任人，公司