材料章管理制度

材料章管理制度一、总则（一）目的为加强公司材料章的管理，规范材料章的使用流程，确保材料章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序和合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及与公司有业务往来的外部单位在涉及材料相关事务时对材料章的使用管理。（三）定义材料章是公司用于特定材料相关文件、资料、报表等加盖印章的工具，代表公司在材料领域的特定授权。二、材料章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制材料章时，由使用部门填写《材料章刻制申请表》，详细说明刻制材料章的用途、名称、样式等信息。2.申请表需经部门负责人签字确认，并提交至公司行政部门审核。（二）审核与批准1.行政部门对刻制申请进行审核，重点审查申请理由的合理性、必要性以及与公司现有印章管理规定的一致性。2.审核通过后，报公司分管领导审批。经批准同意后，由行政部门统一安排刻制。（三）启用流程1.材料章刻制完成后，行政部门对印章进行登记备案，记录印章的名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息。2.填写《材料章启用登记表》，经行政部门负责人、公司分管领导签字确认后，正式启用。三、材料章的保管（一）保管原则1.材料章实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止丢失、被盗用或滥用。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章使用规定。（二）保管人员职责1.负责材料章的日常保管，确保印章存放于安全可靠的地方，如保险柜等。2.严格按照规定的使用流程和审批权限使用材料章，对每一次盖章行为进行详细登记。3.定期检查印章的保管情况，如发现印章损坏、遗失等异常情况，应及时报告并采取相应措施。（三）保管地点材料章应存放在公司指定的安全地点，原则上不得带出公司。如有特殊情况需要带出公司使用，必须经过严格的审批流程，并采取必要的安全措施。四、材料章的使用（一）使用范围1.材料章仅用于与公司材料采购、供应、库存管理、质量检验等相关的文件、报表、凭证等的盖章确认。2.严禁将材料章用于与材料业务无关的其他事项。（二）使用流程1.申请：使用部门填写《材料章使用申请表》，详细注明盖章文件的名称、编号、用途、盖章内容等信息，并附上相关材料的复印件或电子文档。2.审批：申请表经部门负责人签字后，提交至相关业务主管领导审批。审批通过后，申请表流转至材料章保管人员处。3.盖章：保管人员在收到经审批的申请表后，对申请表内容和相关材料进行再次核对，确认无误后，在规定的位置加盖材料章，并在《材料章使用登记表》上记录盖章时间、盖章文件名称、盖章份数等信息。4.盖章登记：盖章完成后，保管人员将申请表、盖章文件及相关材料整理归档，以备查阅。（三）审批权限1.一般材料业务的盖章申请，由部门负责人审批。2.涉及金额较大、重要合同或关键材料文件的盖章申请，需经业务主管领导及公司分管领导审批。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法按照正常流程进行审批时，使用部门可通过电话、邮件等方式向相关领导请示，经同意后先行盖章，但事后需及时补办审批手续。2.对于异地文件需要加盖材料章的情况，可采用传真或扫描件加盖电子印章（如有）后邮寄原件的方式处理，但需确保传真或扫描件与原件内容一致，并在后续及时补齐相关审批手续。五、材料章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司业务调整、部门撤销或其他原因，不再需要使用材料章时，应及时办理停用手续。2.材料章出现损坏、遗失等情况，无法正常使用时，应立即停用。（二）停用申请使用部门填写《材料章停用申请表》，说明停用原因，并提交至公司行政部门审核。（三）审核与批准行政部门对停用申请进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。经批准同意后，材料章进入停用流程。（四）销毁流程1.对于停用的材料章，由行政部门负责组织销毁。2.销毁前，行政部门应填写《材料章销毁登记表》，记录印章名称、编号、销毁日期、销毁方式等信息。3.销毁方式可采用粉碎、熔毁等方式，确保印章无法恢复使用。4.销毁过程需有两人以上在场监督，并在《材料章销毁登记表》上签字确认。六、监督与检查（一）定期检查1.公司行政部门定期对材料章的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。2.检查周期为每季度一次，并形成检查报告。（二）不定期抽查1.公司领导或审计部门可根据工作需要对材料章的使用情况进行不定期抽查。2.抽查发现问题时，应及时责令相关责任人进行整改，并对违规行为进行严肃处理。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用材料章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。2.因违规使用材料章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。七、附则（一）解释权本制度由