垫付款管理制度

垫付款管理制度总则目的为规范公司垫付款的管理，加强对垫付款项的风险控制，保障公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在日常经营活动中发生的垫付款项的管理。基本原则1.必要性原则：垫付款项应基于业务开展的必要需求，避免不必要的垫付。2.审批流程原则：严格执行垫付款项的审批流程，确保每笔垫付都经过授权。3.及时清账原则：垫付款项应在规定时间内及时清理结算，避免长期挂账。4.责任追究原则：对因垫付款项管理不善导致公司损失的，追究相关责任人的责任。垫付款的定义与分类定义垫付款是指公司员工或部门因业务需要，预先支付给其他单位或个人的款项，之后再从相关业务收入或其他途径收回该款项。分类1.差旅费垫付：员工因公务出差，预先垫付的交通、住宿、餐饮等费用。2.业务招待费垫付：因业务洽谈等需要，预先支付的招待客户的费用。3.采购款垫付：在采购业务中，预先支付给供应商的部分或全部货款。4.其他垫付款：除上述三类以外的其他因业务需要发生的垫付款项，如活动经费垫付等。垫付款申请与审批申请1.员工或部门需要发生垫付款项时，应填写《垫付款申请表》，详细说明垫付事由、金额、预计还款时间等信息。2.申请表应附上相关的业务合同、协议、发票或其他证明材料（如有）。审批流程1.初审：申请人所在部门负责人对垫付款申请进行初审，审核申请的必要性、金额合理性等，签署意见后提交至财务部门。2.财务审核：财务部门对垫付款申请进行财务审核，重点审核资金来源、还款计划、预算情况等，审核通过后提交至分管领导审批。3.分管领导审批：分管领导根据公司业务情况和财务状况，对垫付款申请进行审批，审批通过后报总经理审批。4.总经理审批：总经理对垫付款申请进行最终审批，审批通过后方可进行垫付款项的支付。垫付款支付与管理支付1.经审批通过的垫付款申请，由财务部门按照公司资金支付流程进行支付。2.支付方式可根据实际情况选择银行转账、支票、现金等，但应尽量采用银行转账方式，确保资金支付的安全性和可追溯性。管理1.财务部门应建立垫付款台账，详细记录每笔垫付款的申请日期、审批情况、支付日期、金额、还款情况等信息，以便跟踪管理。2.垫付款项的经办人员应负责及时跟进垫付款项的回收情况，确保在规定时间内收回垫付款。3.对于逾期未收回的垫付款项，财务部门应及时向经办人员和相关部门发出催款通知，并采取相应的催款措施。垫付款报销与还款报销1.垫付款项支付后，经办人员应在规定时间内凭相关发票及其他报销凭证办理报销手续。2.报销流程应按照公司费用报销制度执行，确保报销凭证真实、合法、有效。3.财务部门在审核报销凭证时，应核对垫付款项的支付情况，如已支付的垫付款项可直接冲减，未支付的部分按照正常报销流程处理。还款1.如垫付款项是由公司员工个人垫付的，在报销时可直接冲减个人借款；如垫付款项是由公司部门垫付的，应在收到相关款项后及时归还公司账户。2.对于因业务合作等原因由公司垫付给外部单位的款项，应按照合同约定及时收回，收回款项后冲减相应的垫付款项。垫付款风险控制风险评估1.财务部门应定期对垫付款项进行风险评估，分析垫付款项的金额、期限、对象等因素，评估潜在的风险。2.根据风险评估结果，制定相应的风险控制措施，对高风险的垫付款项进行重点监控。风险控制措施1.加强审批管理：严格执行垫付款项的审批流程，确保每笔垫付都经过充分的审核和授权。2.设定垫付款限额：根据公司业务情况和财务状况，设定不同类型垫付款项的限额，避免过度垫付。3.跟踪还款进度：财务部门定期跟踪垫付款项的还款情况，及时发现和解决逾期还款问题。4.建立风险预警机制：对可能出现风险的垫付款项及时发出预警，提醒相关部门和人员采取措施防范风险。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门应定期对垫付款项的管理情况进行审计，检查垫付款项的申请、审批、支付、报销、还款等环节是否符合本制度规定。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。财务检查1.财务部门应定期对垫付款项进行自查，核对垫付款台账与实际情况是否相符，检查垫付款项的管理是否规范。2.对自查中发现的问题，财务部门应及时进行整改，确保垫付款项管理的合规性。责任追究责任界定1.因垫付款项管理不善导致公司损失的，根据责任大小，界定相关责任人的责任。2.责任人包括垫付款项的申请人、审批人、经办人员、财务人员等。追究方式1.对于因工作失误导致垫付款项逾期未收回或造成公司损失的，视情节轻重给予责任人警告、罚款、降职、撤职等处分。2.对于