预制卡管理制度

预制卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司预制卡的管理，规范预制卡的制作、发放、使用、回收及销毁等流程，确保预制卡的安全、有效使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及预制卡管理的部门和员工，包括但不限于门禁卡、就餐卡、考勤卡等各类预制卡。（三）基本原则1.合法性原则：预制卡的管理应符合国家相关法律法规和公司的规章制度。2.安全性原则：确保预制卡信息的安全，防止信息泄露和非法使用。3.规范性原则：严格按照规定的流程和标准进行预制卡的各项操作。4.责任明确原则：明确各部门和人员在预制卡管理中的职责，做到责任到人。二、预制卡的分类及功能（一）门禁卡1.用于员工进入公司办公区域、仓库等特定场所，限制非授权人员进入。2.根据不同的工作区域和权限，设置不同级别的门禁权限。（二）就餐卡1.员工在公司食堂就餐的凭证，记录员工的就餐消费情况。2.可用于充值，方便员工就餐结算。（三）考勤卡1.作为员工考勤的工具，记录员工的出勤情况。2.支持多种考勤方式，如刷卡考勤、指纹考勤等，以满足不同的考勤需求。（四）其他预制卡根据公司业务需要，可能还会涉及到其他类型的预制卡，如停车卡、访客卡等，其功能根据实际需求设定。三、预制卡的制作（一）制作需求申请1.各部门根据工作需要，填写《预制卡制作申请表》，详细说明预制卡的类型、数量、使用人员范围、制作时间等信息。2.申请表需经部门负责人签字确认后，提交至人力资源部门。（二）制作审核1.人力资源部门收到《预制卡制作申请表》后，对申请内容进行审核。2.审核重点包括申请的合理性、必要性、人员信息的准确性等。如发现问题，及时与申请部门沟通并要求修改。3.审核通过后，人力资源部门将申请表提交至行政部门，由行政部门安排预制卡的制作。（三）制作流程1.行政部门根据审核后的申请表，与预制卡供应商联系，确定制作细节和费用。2.供应商按照公司要求进行预制卡的设计和制作，确保卡面信息准确无误，包括公司标志、持卡人姓名、卡号、有效期、使用说明等。3.预制卡制作完成后，行政部门对卡片进行质量检查，确保卡片外观无损坏、信息清晰可读。4.检查合格的预制卡进行编号登记，建立预制卡台账，记录每张卡片的编号、类型、制作时间、领取时间、使用人员等信息。四、预制卡的发放（一）发放准备1.人力资源部门根据预制卡制作台账，整理出待发放的预制卡清单，并通知相关部门和人员领取。2.各部门指定专人负责领取预制卡，并提前做好人员信息的核对工作。（二）发放流程1.领取人凭有效身份证件到行政部门领取预制卡。2.行政部门发放人员核对领取人身份信息无误后，在预制卡台账上登记领取时间、领取人姓名等信息，并由领取人签字确认。3.对于门禁卡，发放人员需告知持卡人门禁权限范围及使用注意事项。4.如因特殊原因需他人代领预制卡，代领人需出示领取人和代领人的有效身份证件，并在领取登记表上注明代领关系。五、预制卡的使用（一）门禁卡使用1.持卡人应妥善保管门禁卡，不得随意转借、转让他人。2.进入公司门禁区域时，持卡人应将门禁卡贴近读卡器，待门禁系统验证通过后，方可通行。3.如遇门禁卡无法正常使用或门禁系统故障，持卡人应及时联系行政部门或相关技术人员处理。4.严禁使用非本公司门禁卡或通过其他非法手段强行进入公司门禁区域。（二）就餐卡使用1.员工在公司食堂就餐时，应将就餐卡放置在食堂收费系统的读卡器上，进行刷卡消费。2.就餐卡如有丢失或损坏，应及时到行政部门挂失和补办。挂失前发生的消费损失由持卡人自行承担。3.食堂工作人员应定期核对就餐卡消费记录，确保数据准确无误。如有异常情况，及时与行政部门沟通。（三）考勤卡使用1.员工应按照公司规定的考勤制度，按时使用考勤卡进行考勤。2.考勤方式为刷卡考勤的，员工应在规定的考勤时间内，将考勤卡贴近考勤机读卡器进行刷卡操作。3.考勤数据由考勤系统自动采集和统计，人力资源部门定期对考勤数据进行审核和分析，作为员工绩效考核和工资核算的依据。4.如因考勤卡故障或其他原因导致考勤数据异常，员工应及时向人力资源部门说明情况，并提供相关证明材料。（四）其他预制卡使用其他预制卡的使用应严格按照公司相关规定和使用说明进行操作，确保其功能的正常发挥。六、预制卡的挂失与补办（一）挂失1.持卡人发现预制卡丢失或被盗后，应立即向行政部门挂失。2.挂失时，持卡人需提供本人有效身份证件和预制卡相关信息，如卡号、类型等。3.行政部门接到挂失申请后，及时对该预制卡进行挂失处理，防止卡片被他人冒用。（二）补办1.挂失成功后，持卡人可向行政部门申请补办预制卡。2.补办时，持卡人需填写《预制卡补办申请表》，并缴纳相应的补办费用。3.行政部门审核通过后，通知预制卡供应商重新制作预制卡，并按照发放流程发放给持卡人。4.补办后的预制卡信息与原卡一致，但有效期重新计算。七、预制卡的回收（一）回收情形1.员工离职、调岗或退休时，应将其持有的预制卡交回行政部门。2.预制卡损坏无法正常使用时，持卡人应将损坏的卡片交回行政部门。3.因其他原因不再需要使用预制卡时，持卡人应主动交回行政部门。（二）回收流程1.员工办理离职、调岗或退休手续时，人力资源部门应通知其将预制卡交回行政部门。2.持卡人将预制卡交回行政部门时，行政部门发放人员在预制卡台账上登记回收时间、回收原因等信息，并收回预制卡。3.对于损坏的预制卡，行政部门发放人员确认卡片损坏情况后，在台账上注明，并收回卡片。4.行政部门定期对回收的预制卡进行整理和核对，确保回收的卡片与台账记录一致。八、预制卡的销毁（一）销毁条件1.回收的预制卡已不再具有使用价值，如卡片损坏严重、信息过期等。2.因公司业务调整或其他原因，需要对预制卡进行统一销毁。（二）销毁流程1.行政部门根据预制卡回收情况，定期整理出需要销毁的预制卡清单。2.清单经行政部门负责人审核签字后，报公司分管领导批准。3.批准后，行政部门安排专人负责预制卡的销毁工作。销毁方式可采用粉碎、消磁等物理方法，确保卡片信息无法恢复。4.在销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《预制卡销毁记录》，记录销毁时间、销毁方式、销毁数量、监督人等信息。5.销毁记录由行政部门妥善保存，保存期限为[X]年。九、预制卡的信息管理（一）信息录入1.在预制卡制作过程中，行政部门应准确录入持卡人的相关信息，包括姓名、性别、部门、职务、卡号等。2.对于门禁卡，还应根据持卡人的工作权限，设置相应的门禁区域和通行时间。（二）信息更新1.当持卡人的个人信息发生变更时，如姓名、部门、职务等，持卡人应及时向行政部门提交《预制卡信息变更申请表》，并提供相关证明材料。2.行政部门审核通过后，及时更新预制卡系统中的持卡人信息。（三）信息安全1.严格保护预制卡信息的安全，禁止将持卡人信息泄露给无关人员。2.加强对预制卡制作、发放、使用等环节的信息管理，防止信息被篡改或丢失。3.定期对预制卡信息系统进行备份，确保数据的安全性和完整性。十、监督与检查（一）内部监督1.人力资源部门定期对预制卡的发放、使用、回收等情况进行检查，确保各项操作符合规定流程。2.行政部门负责对预制卡的制作质量、库存管理等进行监督，及时发现和解决问题。3.各部门负责人应加强对本部门员工预制卡使用情况的监督，发现违规行为及时制止并上报。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用预制卡的行为，如转借、冒用、伪造等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处