对公文管理制度

对公文管理制度一、总则（一）目的为加强公司公文管理，规范公文处理流程，提高公文处理效率和质量，确保公司政令畅通，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司，适用于公司各类公文的起草、审核、印发、传递、保管、归档等环节。（三）基本原则1.准确规范原则：公文的格式、内容、语言表达等应符合国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定，确保准确无误。2.及时高效原则：公文处理应遵循时效性要求，确保公文及时传递、办理，提高工作效率。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保公文在处理过程中的安全，防止信息泄露。4.精简实用原则：公文应精简内容，突出重点，注重实用性，避免冗长繁琐。二、公文种类及定义（一）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（二）具体要求1.份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注"绝密""机密""秘密"和保密期限。3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注"特急""加急"，电报应当分别标注"特提""特急""加急""平急"。4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加"文件"二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。7.由发文机关名称、事由和文种组成。8.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。9.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。10.附件说明：公文附件的顺序号和名称。11.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。12.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。13.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。14.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。15.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。16.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。17.印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。18.页码：公文页数顺序号。四、公文起草（一）基本要求1.公文起草应符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。4.文种正确，格式规范。5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。6.公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。7.机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。（二）起草流程1.明确发文主旨：确定公文的主题、目的、对象和主要内容。2.收集相关资料：查阅公司内部文件、档案、数据等资料，收集与公文主题相关的信息。3.拟定提纲：根据发文主旨和收集到的资料，拟定公文的提纲，确定公文的结构和层次。4.撰写初稿：按照提纲进行公文初稿的撰写，注意语言表达的准确性、规范性和逻辑性。5.审核修改：初稿完成后，由起草人进行自我审核，检查内容是否完整、表述是否准确、格式是否规范等。然后提交给部门负责人进行审核，根据审核意见进行修改完善。五、公文审核（一）审核内容1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。2.内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。（二）审核流程1.部门审核：公文起草完成后，先由起草部门负责人进行审核，重点审核公文内容的准确性、完整性、可行性以及格式的规范性等。2.法务审核：涉及法律问题的公文，需提交法务部门进行审核，确保公文符合法律法规要求。3.分管领导审核：经部门负责人和法务审核通过后，提交分管领导进行审核。分管领导重点审核公文的政策导向、决策依据、对公司的影响等方面。4.主要领导审核：分管领导审核通过后，提交主要领导进行最终审核。主要领导对公文的整体质量和重要性进行把关，作出签发或修改的决定。六、公文签发（一）签发权限1.以公司名义制发的公文，由公司主要领导签发。2.公司各部门制发的公文，由部门负责人签发；重要公文需经分管领导审核后，由主要领导签发。3.联合行文的公文，由所有联署机关的负责人会签。（二）签发流程公文经审核通过后，由起草人将公文呈交相应的签发领导。签发领导对公文进行认真审阅，确认无误后，在公文的签发栏签署姓名和日期。七、公文印发（一）格式调整公文签发后，由行政部门负责按照公文格式要求进行排版、校对，确保公文格式规范、印刷清晰。（二）印刷分发1.根据公文的印发范围和份数要求，安排印刷。印刷完成后，对公文进行清点、整理、装订。2.按照规定的分发渠道和方式，将公文及时分发给主送机关、抄送机关等相关单位和人员。八、公文传递（一）传递方式1.纸质公文：通过专人送达、机要通信、邮政特快专递等方式进行传递。2.电子公文：通过公司内部办公系统、电子邮件等方式进行传递。（二）传递要求1.传递纸质公文时，应确保公文的安全、完整，避免丢失、损坏。2.传递电子公文时，应确保公文的加密传输，防止信息泄露。同时，应定期对电子公文进行备份，以防数据丢失。3.严格按照公文的紧急程度和规定的传递时限进行传递，确保公文及时送达。九、公文保管（一）分类存放1.设立专门的公文档案室，对公司各类公文进行分类存放。公文按照年度、保管期限、文种等进行分类，便于查找和管理。2.电子公文应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并建立相应的索引和备份机制，确保电子公文的安全存储和有效利用。（二）保管期限1.公文的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的公文：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的公文，应永久保管。长期保管的公文：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的公文，保管期限为16年至50年。短期保管的公文：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的公文，保管期限为5年以下。2.定期对公文进行鉴定，根据公文的保管期限和实际价值，及时调整保管期限或进行销毁处理。十、公文归档（一）归档范围公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的公文，均应进行归档。包括但不限于决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。（二）归档要求1.公文应在办理完毕后及时归档，确保归档公文的完整性和准确性。2.归档公文应按照分类方案进行整理，编目装订，装入档案盒，并在档案盒上标明年度、保管期限、类目等信息。3.建立公文归档目录，便于查询和检索。归档目录应包括公文编号、文号、标题、发文日期、保管期限等内容。十一、公文保密（一）保密措施1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的公文进行严格保密。2.限定公文的知悉范围，严格控制公文的传阅和借阅，未经批准不得擅自扩大知悉范围。3.对涉密公文应标明密级和保密期限，并采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。4.在公文的起草、审核、印发、传递、保管、归档等环节，加强对工作人员的保密教育，提高保密意识，防止失泄密事件发生。（二）解密与公开1.公文的密级根据工作需要可以变更或解除。密级变更或解除后，应及时通知相关人员。2.涉及公司商业秘密、技术秘密等的公文，未经公司授权，不得擅自公开。对于因工作需要确需公开的公文，应按照公司的相关规定进行审批。十二、公文处理的监督与考核（一）监督机制1.公司行政部门负责对公文处理工作进行日常监督检查，及时发现和纠正公文处理过程中存在的问题。2.定期对公文处理情况进行统计分析，总结经验教训，不断完善公文管理制度和处