机要科管理制度

机要科管理制度一、总则（一）目的为加强公司机要科的管理，确保公司机要文件、资料和信息的安全与保密，规范机要工作流程，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司机要科全体工作人员以及涉及机要工作的相关部门和人员。（三）基本原则1.保密性原则：严格保守公司机密，防止机要信息泄露。2.准确性原则：确保机要文件、资料和信息的内容准确无误。3.及时性原则：及时处理机要事务，保证工作的高效运转。4.规范性原则：规范机要工作流程，严格按照制度执行。二、机要科工作职责（一）文件管理1.负责公司各类机要文件、资料的收发、登记、传阅、归档和保管。2.对机要文件进行分类、编号，建立电子和纸质档案，便于查询和管理。3.定期清理过期文件，按照规定进行销毁处理。（二）印章管理1.负责公司印章的刻制、启用、保管和停用。2.严格按照印章使用规定，审核用印申请，进行用印登记。3.确保印章存放安全，防止印章被盗用或滥用。（三）会议管理1.协助组织公司重要会议，负责会议通知的发放、会议记录的整理和会议纪要的撰写。2.对会议决议的执行情况进行跟踪和反馈。（四）信息安全管理1.制定机要信息安全管理制度，采取必要的技术和管理措施，保障机要信息系统的安全。2.对机要信息的访问进行权限控制，防止未经授权的人员获取机要信息。3.定期进行信息安全检查和风险评估，及时发现和处理安全隐患。（五）保密工作1.开展保密宣传教育，提高全体员工的保密意识。2.与涉及机要工作的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对违反保密制度的行为进行调查和处理。三、机要文件管理（一）文件收发1.机要文件由专人负责收发，设立专门的收发登记本，详细记录文件的名称、编号、来源、份数、日期等信息。2.收到机要文件后，应及时进行核对，确保文件的完整性和准确性。如发现文件有破损、缺页等情况，应立即与发文单位联系。3.对紧急文件，应优先处理，确保文件及时传递。（二）文件传阅1.根据文件内容和领导批示，确定传阅范围和顺序。2.机要文件应采用直传方式，不得横传。传阅过程中，应严格登记，确保文件不丢失、不延误。3.传阅人员应在规定时间内将文件阅毕，并签字确认。如因特殊情况不能及时阅毕，应及时说明原因，并办理延期手续。（三）文件归档1.机要文件办理完毕后，应及时进行归档。归档文件应分类整理，按照编号顺序装订成册。2.归档文件应编制详细的目录，便于查询和检索。电子档案应与纸质档案同步归档，并进行备份。3.定期对归档文件进行检查和清理，确保档案的完整性和准确性。（四）文件保管1.机要文件应存放在专门的机要室，配备必要的安全设施，如保险柜、防盗门窗、监控设备等。2.机要室应保持清洁、干燥、通风良好，防止文件受潮、发霉、虫蛀等。3.对机要文件的借阅和查阅应严格按照规定办理手续，确保文件的安全。（五）文件销毁1.过期、作废的机要文件应及时进行销毁处理。销毁文件应填写销毁清单，经领导批准后，由专人负责销毁。2.销毁文件可采用粉碎、焚烧等方式，确保文件无法恢复。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。四、印章管理（一）印章刻制1.公司印章的刻制由机要科统一负责，根据公司需要，按照相关规定到公安机关指定的刻章单位进行刻制。2.刻制印章时，应提供公司介绍信、营业执照副本等相关证明材料，并填写印章刻制申请表，经公司领导批准后办理。3.印章刻制完成后，机要科应及时进行登记，建立印章档案，并将印章移交专人保管。（二）印章启用1.新印章启用前，应在公司内部进行公示，明确印章的使用范围和管理规定。2.启用印章时，应填写印章启用申请表，经公司领导批准后，在《印章使用登记表》上进行登记，并注明启用日期。3.印章启用后，原印章同时废止。（三）印章保管1.公司印章应指定专人保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.印章应存放在保险柜中，实行双人保管制度，确保印章的安全。3.保管人员不得擅自将印章带出公司，如需外出使用，应经公司领导批准，并办理相关手续。（四）印章使用1.各部门或个人需要使用公司印章时，应填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印时间、用印份数等内容，并经部门负责人签字确认。2.申请表应提交机要科审核，机要科根据用印规定进行审核，如符合要求，报公司领导批准。3.经批准后，保管人员应按照申请表上的内容进行用印，并在《印章使用登记表》上进行详细登记。4.用印时，应确保印章清晰、端正，不得在空白纸张或文件上加盖印章。（五）印章停用1.因公司机构变更、印章损坏等原因需要停用印章时，应填写《印章停用申请表》，经公司领导批准后，在公司内部进行公示。2.停用的印章应及时交回机要科，由机要科进行封存，并在《印章使用登记表》上注明停用日期。3.封存的印章应妥善保管，定期进行检查，防止印章被盗用或丢失。五、会议管理（一）会议组织1.根据公司领导的指示和工作需要，机要科负责组织公司重要会议，包括公司例会、专题会议、临时会议等。2.会议组织人员应提前与相关部门和人员沟通，确定会议时间、地点、参会人员、会议议程等事项，并发出会议通知。3.会议通知应明确会议的主题、目的、时间、地点、参会人员、会议议程等内容，确保参会人员提前做好准备。（二）会议记录1.会议组织人员应安排专人负责会议记录，记录人员应具备良好的文字记录能力和组织协调能力。2.会议记录应准确、完整地记录会议的内容，包括会议发言、讨论情况、决议事项等。记录人员应使用统一的会议记录格式，确保记录的规范性。3.会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要。会议纪要应经会议主持人审核签字后，分发给参会人员和相关部门。（三）会议纪要1.会议纪要应客观、准确地反映会议的主要内容和决议事项，突出重点，语言简洁明了。2.会议纪要应明确决议事项的责任部门、责任人、完成时间等内容，便于跟踪和落实。3.会议纪要应及时分发给参会人员和相关部门，确保决议事项得到有效传达和执行。（四）会议决议执行情况跟踪1.机要科负责对会议决议的执行情况进行跟踪和反馈，定期收集各部门的执行情况报告。2.对执行过程中出现的问题，机要科应及时协调相关部门进行解决，并将情况反馈给公司领导。3.会议决议执行完毕后，机要科应及时进行总结和归档，为今后的工作提供参考。六、信息安全管理（一）信息安全制度建设1.机要科应制定完善的信息安全管理制度，明确信息安全管理的职责、流程和措施。2.信息安全管理制度应包括信息系统安全管理、网络安全管理、数据备份与恢复管理、用户账号与密码管理等内容。3.定期对信息安全管理制度进行评估和修订，确保制度的有效性和适应性。（二）信息系统安全管理1.加强对公司信息系统的安全防护，安装必要的防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全设备。2.定期对信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。3.对信息系统的访问进行权限控制，根据用户的工作职责和权限，分配相应的系统访问权限。（三）网络安全管理1.加强对公司网络的安全管理，设置网络访问控制策略，防止外部非法网络访问。2.定期对网络设备进行维护和检查，确保网络的稳定运行。3.对网络传输的数据进行加密处理，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。（四）数据备份与恢复管理1.建立数据备份制度，定期对公司重要数据进行备份，备份数据应存储在安全的地方。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。3.对数据备份和恢复情况进行记录，以便查询和审计。（五）用户账号与密码管理1.对公司员工的用户账号进行统一管理，根据员工的工作职责和权限，分配相应的账号和密码。2.要求员工定期更换密码，密码应具有一定的强度，包含字母、数字和特殊字符。3.对离职员工的账号及时进行停用和删除，防止账号被非法使用。七、保密工作（一）保密宣传教育1.定期组织公司员工进行保密宣传教育，提高员工的保密意识和保密技能。2.保密宣传教育内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、保密知识和技能等。3.可通过举办保密培训班、发放保密宣传资料、组织保密知识竞赛等方式，开展保密宣传教育活动。（二）保密协议签订1.与涉及机要工作的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。3.新员工入职时，应及时签订保密协议；员工离职时，应收回保密协议，并进行保密提醒。（三）保密检查与监督1.定期开展保密检查工作，对机要室、计算机网络、办公区域等进行检查，发现问题及时整改。2