通信设施使用管理制度

通信设施使用管理制度一、总则（一）目的为规范公司通信设施的使用，确保通信畅通，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、合作单位人员以及因工作需要使用公司通信设施的其他人员。（三）基本原则1.统一管理原则：公司通信设施由专门部门统一规划、采购、配置和维护。2.合理使用原则：员工应根据工作需要合理使用通信设施，不得用于与工作无关的事项。3.安全保密原则：严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，确保公司通信设施及信息的安全。二、通信设施配置（一）办公电话1.根据工作岗位需求，为员工配备办公固定电话，确保每个办公区域至少有一部电话可供使用。2.办公电话主要用于处理公司业务、客户沟通、内部协调等工作事宜。（二）移动电话1.公司根据工作需要，为部分岗位配备工作用移动电话，员工离职时需归还。2.配备移动电话的员工应妥善保管，如有丢失、损坏应及时报告并负责维修或赔偿。（三）网络设备1.公司统一部署办公网络，为员工提供台式电脑、笔记本电脑等网络接入设备。2.网络设备应定期进行维护和检查，确保网络畅通和信息安全。（四）其他通信设施根据工作特殊需求，可为相关部门或人员配备传真机、对讲机等通信设施，并明确其使用规范和管理要求。三、通信设施使用规范（一）办公电话使用规范1.接听电话应及时、礼貌，使用文明用语，自报部门和姓名。2.记录重要电话内容，包括来电时间、对方姓名、联系电话、事项等，并及时传达相关信息。3.不得利用办公电话拨打私人电话，严禁拨打声讯台等与工作无关的电话。4.因工作需要拨打长途电话时，应提前申请并经相关领导批准。5.办公电话出现故障时，应及时通知公司通信设施管理部门进行维修。（二）移动电话使用规范1.配备移动电话的员工应保持手机24小时开机，确保工作联系畅通。2.不得在工作时间内使用移动电话玩游戏、看视频、浏览无关网站等，影响工作效率。3.使用移动电话处理工作时，应注意语言规范和信息安全，不得泄露公司机密信息。4.因工作需要使用移动电话产生的费用，按照公司相关规定报销。5.员工离职时，应将移动电话及相关账号、密码等信息交接清楚。（三）网络使用规范1.员工应遵守国家法律法规和公司网络安全规定，不得利用公司网络从事违法违规活动。2.不得在公司网络上下载、传播恶意软件、病毒等，不得私自更改网络设置。3.合理安排网络使用时间，避免因过度占用网络资源影响他人工作。4.严禁在公司网络上进行与工作无关的网络购物、娱乐等活动。5.涉及公司机密信息的网络传输，应采取加密等安全措施，确保信息安全。（四）其他通信设施使用规范1.传真机使用时应确保纸张充足、设备正常，准确发送和接收传真文件，并及时整理归档。2.对讲机使用人员应严格遵守对讲机频率使用规定，不得擅自更改频率，不得在对讲机中谈论与工作无关的话题。四、通信设施维护与管理（一）维护责任1.公司通信设施管理部门负责办公电话、网络设备等的日常维护和维修工作。2.移动电话由员工自行负责日常保养，出现故障时由通信设施管理部门协助维修或联系运营商处理。3.其他通信设施按照相关规定明确维护责任部门或人员。（二）维护计划1.通信设施管理部门应制定详细的通信设施维护计划，定期对设备进行巡检、保养和维修。2.维护计划应包括设备检查项目、维护周期、维护人员安排等内容，并做好记录。（三）故障处理1.通信设施出现故障时，使用人员应及时报告通信设施管理部门。2.通信设施管理部门应及时响应，对故障进行诊断和排除，尽量缩短故障时间，减少对工作的影响。3.对于重大故障或涉及多个部门的故障，应及时组织相关人员进行抢修，并向上级领导汇报。（四）设备更新与报废1.根据通信技术发展和公司业务需求，适时对通信设施进行更新换代。2.通信设施达到报废条件时，由使用部门提出申请，通信设施管理部门进行鉴定，经公司领导批准后进行报废处理。3.报废的通信设施应按照公司资产管理规定进行处置，确保资产安全。五、通信费用管理（一）费用标准1.明确各类通信设施的费用报销标准，包括办公电话、移动电话、网络费用等。2.费用标准应根据公司实际情况和市场行情进行合理制定，并适时调整。（二）费用报销1.员工应按照公司费用报销流程，凭有效发票和相关凭证报销通信费用。2.财务部门对报销的通信费用进行审核，确保费用符合公司规定和报销标准。3.对于超出费用标准的部分，原则上由员工自行承担。（三）费用控制1.通信设施管理部门应定期统计通信费用支出情况，分析费用构成和变化趋势。2.对于费用过高的部门或项目，应及时查找原因，采取措施进行控制和优化。六、信息安全管理（一）保密规定1.员工应严格遵守公司信息保密制度，不得泄露公司通信设施使用过程中涉及的机密信息。2.涉及公司机密信息的通信设备应妥善保管，设置必要的密码保护措施。3.在使用移动存储设备、传输数据等过程中，应注意信息安全，防止信息泄露。（二）数据备份1.通信设施管理部门应定期对公司重要通信数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。2.数据备份应采用多种存储介质和存储方式，并分别存储在不同地点。（三）安全审计1.建立通信设施使用安全审计机制，对通信行为进行监控和审计。2.审计内容包括通话记录、网络访问记录、数据传输记录等，发现异常情况及时进行调查和处理。七、培训与教育（一）新员工培训1.对新入职员工进行通信设施使用培训，使其熟悉公司通信设施的配置、使用方法和相关管理制度。2.培训内容包括办公电话操作、移动电话使用规范、网络安全知识等。（二）定期培训1.定期组织员工进行通信设施使用培训，不断更新员工的通信知识和技能。2.培训内容可根据通信技术发展和公司实际需求进行调整，如新技术应用、信息安全防范等。（三）应急培训1.针对通信设施可能出现的紧急情况，如网络中断、通信故障等，进行应急培训和演练。2.使员工掌握应急处理流程和方法，提高应对突发事件的能力。八、监督与考核（一）监督检查1.公司行政部门会同通信设施管理部门定期对通信设施使用情况进行监督检查。2.监督检查内容包括通信设施使用规范执行情况、维护保养情况、费用报销情况等。（二）违规处理1.对于违反通信设施使用管理制度的行为，根据情节轻重给予相应的批评教育、警告、罚款等处理。2.对于因违规行为给公司造成损失的，应追究相关人员的责任，并要求其赔偿损失。（三）考核评价1.将通信设施使用情况纳入员工绩效考核体系，作为员工绩效评价的重要依据之一。2.考核