部门采购业务管理制度

部门采购业务管理制度一、总则（一）目的为规范公司部门采购业务流程，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资的质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门的采购业务活动，包括办公用品、设备物资、原材料等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.效益原则：在保证物资质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。3.公正原则：采购过程应公平、公正、公开，杜绝不正当交易。4.质量原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司要求。5.及时原则：根据公司业务需求，及时采购所需物资，保证生产经营活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责制定采购计划，根据各部门需求，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。2.寻找、筛选、评估和确定合格供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.负责采购物资的验收、付款申请等工作。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）需求部门1.根据本部门业务需要，准确填写采购申请单，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.配合采购部门进行供应商的选择和评估，提供相关意见。3.参与采购合同的评审，对合同条款提出意见和建议。4.负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。（三）财务部门1.审核采购申请单和采购合同，确保采购资金的合理性和合规性。2.负责采购款项的支付，按照合同约定及时、准确地支付货款。3.对采购业务进行财务核算和监督，定期与采购部门核对账目。（四）质量部门1.制定采购物资的质量标准和验收规范。2.参与供应商的评估和选择，对供应商的质量保证能力进行考察。3.负责采购物资的质量检验和验收工作，出具质量检验报告。4.对不合格采购物资提出处理意见，并跟踪处理结果。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请单，经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.采购申请单应包括以下内容：采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求等详细信息。采购原因及预计使用时间。预算金额及资金来源。申请人及申请日期。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请单后，对申请内容进行审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购物资的金额大小和重要程度，按照公司审批权限进行审批：金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批。金额较大的采购申请，需提交公司分管领导或总经理审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品样本、业绩情况等相关资料。3.组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察或评估，评估内容包括：供应商的生产能力、技术水平、质量控制能力。供应商的信誉和售后服务情况。供应商的价格水平和付款条件。供应商的财务状况和经营稳定性。4.根据评估结果，建立供应商档案，对合格供应商进行分类管理，并定期对供应商进行复评。（四）采购谈判1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款。2.谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的报价依据和成本构成，争取有利的采购条件。3.采购谈判应形成书面记录，双方签字确认后作为采购合同的附件。（五）采购合同签订1.根据采购谈判结果，采购部门起草采购合同，合同内容应包括：双方当事人的名称、地址、联系方式。采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、金额。交货时间、地点、方式。付款方式、结算时间。质量验收标准、方法及提出异议的期限。违约责任及争议解决方式。2.采购合同经采购部门负责人审核后，提交公司法务部门进行法律审核。3.法务部门审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司公章。4.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、质量部门等相关部门。（六）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间。2.采购订单应编号管理，以便跟踪和查询。3.采购订单下达后，采购部门应及时与供应商沟通，确认订单接收情况和交货安排。（七）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.质量部门按照质量标准和验收规范对采购物资进行检验和验收，出具质量检验报告。3.需求部门负责对采购物资的数量、规格、型号等进行核对，确保与采购申请单和采购合同一致。4.验收合格的采购物资，由需求部门在验收单上签字确认，并办理入库手续。5.验收不合格的采购物资，质量部门应出具不合格报告，采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（八）采购付款1.采购物资验收合格且发票收到后，采购部门填写付款申请单，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交财务部门审核。2.财务部门按照公司财务制度和采购合同约定，对付款申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.公司领导审批同意后，财务部门办理付款手续，将货款支付给供应商。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和各部门需求预测，编制年度采购预算。2.采购预算应包括采购物资的种类、数量、金额等明细项目，并明确预算编制的依据和方法。3.采购预算经公司财务部门审核后，提交公司管理层审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购业务，控制采购支出，确保不超出预算范围。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经公司财务部门审核后，提交公司管理层审批。（三）预算分析与考核1.财务部门定期对采购预算的执行情况进行分析，对比实际采购支出与预算的差异，找出原因并提出改进措施。2.公司将采购预算执行情况纳入部门绩效考核体系，对预算执行较好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行考核和问责。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。2.针对识别出的风险因素，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.选择多个合格供应商，避免过度依赖单一供应商，降低供应商违约风险。2.加强对供应商的管理和监督，定期评估供应商的履约能力，及时发现和解决潜在问题。3.签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和争议解决方式，降低法律风险。4.建立采购价格监控机制，及时掌握市场价格动态，通过谈判、招标等方式争取有利的采购价格，降低价格波动风险。5.加强采购物资的质量控制，严格按照质量标准进行验收，确保所采购物资符合公司要求，降低质量风险。（三）风险监控1.采购部门应定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况，并调整风险应对措施。2.如发生重大采购风险事件，采购部门应及时向公司领导报告，并采取措施进行处理，降低风险损失。六、采购信息管理（一）供应商信息管理1.采购部门负责建立和维护供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、合作历史等内容。2.定期对供应商信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。3.供应商信息档案应分类管理，便于查询和使用。（二）采购合同管理1.采购部门负责采购合同的起草、审核、签订、执行和归档等工作。2.采购合同应按照合同编号、签订时间、供应商名称等进行分类归档，建立电子和纸质档案，便于查询和追溯。3.定期对采购合同的执行情况进行检查和统计分析，及时发现和解决合同执行过程中存在的问题。（三）采购数据统计与分析1.采购部门应定期对采购业务数据进行统计和分析，如采购金额、采购数量、采购物资种类、供应商分布等。2.通过数据分析，总结采购业务的规律和趋势，发现存在的问题和不足，为采购决策提供依据。3.采购数据统计报表应定期提交给公司管理层和相关部门，以便及时掌握采购业务情况。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对采购业务进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）纪检监察1.公司纪检监察部门对采购业务进行监督检查，重点关注采购过程中的廉洁自律情况，防止出现不正当交易和腐败行为。2.对发现的违规违纪行为，纪检监察部门应严肃查处，并追究相关人员的责任。（三）绩效考核1.公司建立采购业务绩效考核制度，对采购部门和采购人员的工作业绩、工作质量、工作效率等进行考核评价。2.绩效考核结果与采