酒店消费挂帐管理制度

酒店消费挂帐管理制度总则1.目的为规范酒店消费挂帐行为，加强应收账款管理，保障酒店资金安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于与酒店签订消费挂帐协议的单位及个人，包括但不限于企业、旅行社、会议组织者等。3.基本原则（1）严格审批原则：挂帐业务必须经过严格的审批流程，确保风险可控。（2）信用评估原则：对申请挂帐的客户进行信用评估，根据信用状况确定挂帐额度和期限。（3）及时结算原则：挂帐客户应按照协议约定及时结算款项，避免逾期拖欠。（4）责任追究原则：对于因挂帐管理不善导致的损失，追究相关责任人的责任。挂帐协议管理1.协议签订（1）市场销售部门负责与潜在挂帐客户进行洽谈，了解客户需求和信用状况。（2）对于符合挂帐条件的客户，由市场销售部门起草挂帐协议，明确双方的权利和义务。（3）挂帐协议经酒店法务部门审核后，报总经理审批。（4）总经理审批通过后，由市场销售部门与客户签订挂帐协议，并加盖酒店公章。2.协议内容（1）客户基本信息：包括客户名称、联系人、联系方式、地址等。（2）挂帐额度及期限：明确客户的挂帐额度和最长挂帐期限。（3）结算方式及周期：约定客户的结算方式（如支票、转账、现金等）和结算周期（如每月、每季度等）。（4）信用条款：规定客户的信用额度使用规则、逾期付款的违约责任等。（5）双方权利和义务：明确酒店和客户在挂帐业务中的权利和义务，如酒店有权对客户的消费情况进行查询、客户有义务按时结算款项等。（6）保密条款：约定双方应对在合作过程中知悉的对方商业秘密予以保密。（7）争议解决条款：规定双方在履行协议过程中发生争议的解决方式。3.协议变更与终止（1）如客户的经营状况、信用状况等发生重大变化，酒店有权根据实际情况调整客户的挂帐额度或终止挂帐协议。（2）如需变更挂帐协议内容，应由市场销售部门与客户协商一致，并签订补充协议。补充协议需经酒店法务部门审核后，报总经理审批。（3）挂帐协议期满或双方协商一致终止协议时，客户应在规定时间内结清所有挂帐款项。挂帐审批流程1.消费挂帐申请（1）酒店各营业部门在接待挂帐客户消费时，应要求客户填写《酒店消费挂帐申请表》，注明客户名称、消费项目、金额、预计结算日期等信息。（2）营业部门将《酒店消费挂帐申请表》连同客户有效证件复印件一并提交给财务部。2.信用评估（1）财务部收到《酒店消费挂帐申请表》后，对客户的信用状况进行评估。评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等。（2）财务部根据信用评估结果，确定客户的挂帐额度和期限，并在《酒店消费挂帐申请表》上签署意见。3.审批（1）对于挂帐额度在规定范围内的申请，由财务部负责人审批。（2）对于挂帐额度超过规定范围的申请，需报总经理审批。4.通知（1）审批通过后，财务部将审批结果通知营业部门。（2）营业部门根据审批结果，为客户办理消费挂帐手续。挂帐消费管理1.消费记录（1）酒店各营业部门应在客户消费发生时，及时准确地记录客户的消费信息，包括消费时间、消费项目、金额、挂帐账号等。（2）消费记录应详细、清晰，并由相关操作人员签字确认。2.账单核对（1）财务部定期（每月至少一次）与营业部门核对客户的消费账单，确保消费记录的准确性。（2）如发现账单存在差异，财务部应及时与营业部门沟通，查明原因并进行调整。3.挂帐额度控制（1）财务部应实时监控客户的挂帐额度使用情况，确保客户的挂帐余额不超过其挂帐额度。（2）当客户的挂帐余额接近或达到其挂帐额度时，财务部应及时通知营业部门，提醒客户及时结算款项或申请增加挂帐额度。4.逾期提醒（1）对于超过结算周期仍未结算款项的挂帐客户，财务部应向客户发送《逾期付款提醒函》，提醒客户按时结算款项。（2）《逾期付款提醒函》应明确客户的逾期欠款金额、逾期天数以及可能产生的违约责任等。结算管理1.结算通知（1）财务部在每个结算周期结束后，根据客户的消费记录生成《酒店消费挂帐结算单》，并发送给客户。（2）《酒店消费挂帐结算单》应详细列出客户在本结算周期内的消费项目、金额、累计挂帐余额等信息。2.结算方式（1）客户应按照挂帐协议约定的结算方式和周期，及时向酒店支付挂帐款项。（2）结算方式包括支票、转账、现金等。如采用支票结算，客户应确保支票的真实性和有效性；如采用转账结算，客户应提供准确的银行账号信息。3.款项收取（1）财务部在收到客户的结算款项后，应及时进行核对和确认。（2）确认无误后，财务部在《酒店消费挂帐结算单》上加盖"已收款"章，并将结算款项及时入账。4.逾期结算处理（1）对于逾期未结算款项的客户，财务部应按照挂帐协议约定，向客户收取逾期利息或违约金。（2）逾期利息或违约金的计算方式应在挂帐协议中明确规定。（3）如客户逾期时间较长且经多次催款仍未结算款项，酒店有权采取进一步的措施，如暂停客户的挂帐权限、通过法律途径追讨欠款等。信用管理1.信用档案建立（1）财务部负责为每个挂帐客户建立信用档案，记录客户的基本信息、信用评估结果、消费记录、结算情况等。（2）信用档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.信用评估（1）财务部定期（每年至少一次）对挂帐客户的信用状况进行重新评估。（2）评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等方面的变化情况。（3）根据信用评估结果，调整客户的挂帐额度和期限。3.信用风险预警（1）财务部应建立信用风险预警机制，对挂帐客户的信用状况进行实时监控。（2）当发现客户的信用状况出现恶化迹象时，如经营业绩下滑、财务状况恶化、逾期付款次数增加等，财务部应及时发出预警信号，并采取相应的措施，如降低客户的挂帐额度、加强催款力度等。档案管理1.档案内容酒店消费挂帐管理档案应包括以下内容：（1）挂帐协议及相关补充协议。（2）《酒店消费挂帐申请表》及审批文件。（3）客户消费记录及账单。（4）《酒店消费挂帐结算单》及款项收取记录。（5）客户信用档案。（6）逾期付款提醒函及相关催收记录。（7）与挂帐业务相关的其他文件和资料。2.档案保管（1）酒店消费挂帐管理档案由财务部指定专人负责保管。（2）档案保管期限为自挂帐业务结束之日起至少保存[X]年。（3）档案应按照时间顺序进行整理和归档，确保档案的完整性和可查阅性。3.档案查阅（1）因工作需要查阅酒店消费挂帐管理档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息。（2）《档案查阅申请表》经财务部负责人审批后，方可进行查阅。（3）查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，查阅人员不得擅自复印、拍照或带出档案原件。监督与检查1.内部审计酒店内部审计部门定期对酒店消费挂帐管理情况进行审计，检查挂帐业务的审批流程是否合规、信用评估是否准确、结算管理是否及时等。2.财务检查财务部定期对酒店消费挂帐业务进