会计档案户管理制度

会计档案户管理制度总则目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，充分发挥会计档案在公司经济管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等有关规定，结合本公司实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理。定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。管理职责1.财务部负责会计档案的整理、装订、保管、查阅和销毁等工作。定期对会计档案进行清查，确保会计档案的安全与完整。按照规定向公司档案管理部门移交会计档案。2.档案管理部门负责接收财务部移交的会计档案，并进行统一保管。建立会计档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定办理查阅、借阅手续。对到期的会计档案提出销毁意见，并按照规定程序组织销毁。会计档案的内容会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账等。3.日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账等。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.财务情况说明书，对公司财务状况、经营成果和现金流量等情况进行分析说明的书面报告。其他会计资料1.银行存款余额调节表，对公司银行存款日记账与银行对账单余额不一致情况进行调节的表格。2.银行对账单，银行提供的公司银行账户收支明细清单。3.纳税申报表，公司向税务机关申报缴纳税款的表格。4.会计档案移交清册、保管清册和销毁清册等。会计档案的整理与归档会计凭证的整理与归档1.每月终了，会计人员对本月的会计凭证进行整理，检查凭证的编号是否连续、附件是否齐全、内容是否完整等。2.将整理好的会计凭证按照编号顺序排列，摘除凭证内的金属物，对大于记账凭证的原始凭证要折叠成与记账凭证大小一致，并避开装订线，以便翻阅。3.每本凭证加装封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。4.装订好的会计凭证应整齐、牢固，不得有压角、掉页等现象。5.年度终了，将全年的会计凭证按照顺序编号，装入会计凭证盒，并在盒上注明单位名称、年度、月份、凭证种类等信息，存放在财务部指定的档案柜中。会计账簿的整理与归档1.年度终了，会计人员对各种会计账簿进行结账、核对，确保账账相符、账实相符。2.将活页式账簿中的空白账页抽出，另行整理保管。3.在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、年度、起止日期等信息，并加盖单位公章。4.在账簿扉页上填写"账簿启用表"，注明单位名称、账簿名称、启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。5.将整理好的会计账簿按照类别、年度顺序排列，装入会计账簿盒，并在盒上注明单位名称、年度、账簿名称等信息，存放在财务部指定的档案柜中。财务会计报告的整理与归档1.月度、季度财务会计报告编制完成后，由编制人员进行审核，确保报告内容真实、准确、完整。2.将审核无误的财务会计报告装订成册，加盖单位公章，并由编制人员、审核人员、财务负责人签名或盖章。3.年度财务会计报告编制完成后，除按照上述要求装订成册外，还应包括审计报告、税务鉴证报告等相关资料。4.将整理好的财务会计报告按照年度顺序排列，装入财务会计报告盒，并在盒上注明单位名称、年度、报告名称等信息，存放在财务部指定的档案柜中。其他会计资料的整理与归档1.银行存款余额调节表、银行对账单等应按月或按季整理，装订成册，并加盖单位公章。2.纳税申报表应按照年度整理，装订成册，并加盖单位公章。3.会计档案移交清册、保管清册和销毁清册等应按照规定格式填写，由相关人员签名或盖章后归档。4.其他会计资料应根据其性质和保管期限进行分类整理，装订成册或装入档案袋，并在封面上注明单位名称、资料名称、年度、日期等信息，存放在财务部指定的档案柜中。会计档案的保管保管期限1.会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册保管期限为30年。2.月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年。3.年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等永久保管。保管地点会计档案应存放在公司专门设置的档案库或档案室中，档案库或档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件。保管要求1.财务部应指定专人负责会计档案的保管工作，建立会计档案保管清册，详细记录会计档案的名称、数量、起止日期、保管期限等信息。2.会计档案应分类存放，便于查找和使用。同时，应按照保管期限的长短进行排列，期限短的在前，期限长的在后。3.对于电子会计档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，如光盘、硬盘等。备份介质应与原电子会计档案分开存放，并注明备份日期、备份内容等信息。4.档案管理人员应定期对会计档案进行检查和盘点，确保会计档案的安全与完整。如发现会计档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。会计档案的查阅与借阅查阅1.公司内部人员因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅理由等信息，并经所在部门负责人批准后，到财务部办理查阅手续。2.财务部应指定专人负责接待查阅人员，并按照查阅申请表上的内容提供相应的会计档案。查阅人员应在指定的地点查阅会计档案，不得将会计档案带出档案室。3.查阅会计档案时，查阅人员应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、抽换等。查阅完毕后，应及时将会计档案归还财务部，并办理归还手续。借阅1.公司内部人员因工作需要借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅内容、借阅理由、归还日期等信息，并经所在部门负责人和财务部负责人批准后，到财务部办理借阅手续。2.财务部应按照借阅申请表上的内容提供相应的会计档案，并与借阅人员签订《会计档案借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。3.借阅人员应在规定的归还日期前归还会计档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前向财务部提出申请，并经财务部负责人批准。4.借阅人员应妥善保管所借阅的会计档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换等。如发现会计档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。会计档案的销毁销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的除外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。销毁程序1.由财务部提出会计档案销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经财务部负责人审核，公司分管领导批准后，报档案管理部门备案。3.档案管理部门负责组织会计档案销毁工作，并会同财务部共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告公司分管领导。会计档案的信息化管理电子会计档案的形成1.公司应按照国家有关规定，使用符合标准的会计软件进行会计核算，并生成符合要求的电子会计档案。2.电子会计档案应来源真实，由计算机等电子设备形成和传输，并能够准确、完整地反映公司经济业务事项。3.电子会计档案应与其元数据一并保存，保证电子会计档案的真实性、完整性和可用性。电子会计档案的存储1.电子会计档案应存储在磁性介质、光盘等载体上，并定期进行备份。备份介质应与原电子会计档案分开存放，并注明备份日期、备份内容等信息。2.电子会计档案存储载体应进行防磁、防火、防潮、防虫等保护，确保存储载体的安全。3.电子会计档案应存储在公司专门设置的电子档案库中，并建立电子会计档案目录数据库，便于查找和使用。电子会计档案的查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅电子会计档案时，应填写《电子会计档案查阅申请表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅理由等信息，并经所在部门负责人批准后，到财务部办理查阅手续。2.财务部应指定专人负责接待查阅人员，并按照查阅申请表上的内容提供相应的电子会计档案。查阅人员应在指定的地点查阅电子会计档案，不得将电子会计档案带出档案室。3.查阅电子会计档案时，查阅人员应使用公司指定的软件和设备进行查阅，不得对电子会计档案进行修改、删除等操作。查阅完毕后，应及时将电子会计档案归还财务部，并办理归还手续。4.公司内部人员因工作需要借阅电子会计档案时，应填写《电子会计档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅内容、借阅理由、归还日期等信息，并经所在部门负责人和财务部负责人批准后，到财务部办理借阅手续。5.财务部应按照借阅申请表上的内容提供相应的电子会计档案，并与借阅人员签订《电子会计档案借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。6.借阅人员应在规定的归还日期前归还电子会计档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前向财务部提出申请，并经财务部负责人批准。7.借阅人员应妥善保管所借阅的电子会计档案，不得转借他人，不得对电子会计档案进行修改、删除等操作。如发现电子会计档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。电子会计档案的销毁1.电子会计档案的销毁应按照本制度关于会计档案销毁的规定执行。2.在销毁电子会计档案前，应确保电子会计档案已完成备份，并将备份数据存储在安全的地方。3.销毁电子会计档案时，应使用符合国家有关规定的软件和设备进行彻底删除，确保电子会计档案无法恢复。监督与检查监督检查部门公司审计部门负责对会计档案管理工作进行监督检查。监督检查内容1.会计档案的整理、归档、保管、查阅、借阅和销毁等工作是否符合本制度的规定。2.会计档案的安全与完整情况，包括防火、防潮、防虫、防盗等措施是否落实到位。3.电子会计档案的信息化管理情况，包括电子会计档案的形成、存储、查阅、借阅和销毁等工作是否符合国家有关规定和本制度的要求。监督检查方式1.定期检查，审计部门每年对会计档案管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查，审计部门根据工作需要，对会计档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查，针对会计档案管理工作中存在的突出问题或薄弱环节，审计部门组织开展专项检查。问题整改1.对于监督检查中发现的问题，审计部门应