行政日常账务管理制度

行政日常账务管理制度总则目的为了加强公司行政日常账务管理，规范财务行为，确保公司财务信息的准确性、完整性和及时性，提高财务管理效率，保障公司资产安全，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在行政日常活动中涉及的账务处理。基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财务制度，确保公司账务处理合法合规。2.准确性原则：各项账务记录应真实、准确、完整，如实反映公司行政日常业务活动。3.及时性原则：及时进行账务处理，不得拖延，保证财务信息的时效性。4.权责发生制原则：以权利和责任的发生来确定收入和费用的归属期，正确计算各期损益。5.收支平衡原则：合理安排行政日常收支，确保公司财务状况稳定，实现收支平衡。账务管理职责分工财务部门职责1.负责制定和完善行政日常账务管理制度，并监督执行。2.审核各类行政费用报销凭证，确保其合规性、准确性。3.进行行政日常账务的核算与处理，编制相关财务报表。4.定期对行政费用进行分析，为公司决策提供财务数据支持。5.负责行政资产的登记、清查及核算工作。行政部门职责1.负责行政日常费用的预算编制，并提交财务部门审核。2.按照公司规定的流程和标准，办理行政费用的支出申请和报销手续。3.妥善保管行政日常业务活动中产生的各类原始凭证，并及时移交财务部门。4.负责行政资产的采购、验收、保管和使用管理工作，并定期与财务部门核对资产账目。5.协助财务部门进行行政费用的分析和控制工作。其他部门职责1.配合行政部门做好行政费用的预算编制工作，提供相关业务数据。2.按照公司规定，正确使用行政资产，不得擅自处置或损坏。3.协助财务部门进行行政费用的清查和审计工作。行政日常费用管理费用分类1.办公费用：包括办公用品、办公设备、印刷品、水电费、通讯费等。2.差旅费：员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。3.业务招待费：公司为开展业务活动而发生的招待客户的费用。4.车辆费用：包括车辆购置、维修保养、燃油费、保险费、过路费等。5.会议费：公司召开各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮等费用。6.培训费：员工参加各类培训所发生的培训费用。7.其他费用：不属于上述分类的其他行政日常费用。费用预算管理1.行政部门应于每年末根据公司下一年度的工作计划和业务需求，编制行政日常费用预算草案，并提交财务部门审核。2.财务部门对预算草案进行审核，提出修改意见，报公司管理层审批后确定年度行政日常费用预算。3.各部门应严格按照批准的预算控制费用支出，不得超预算开支。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序办理预算调整手续。费用报销管理1.报销凭证要求所有行政日常费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，如发票、收据、清单等。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。报销凭证上应注明费用发生的日期、事由、金额、经办人等信息，并由经办人签字确认。2.报销流程经办人填写费用报销单，详细注明费用项目、金额、事由等，并附上相关原始凭证。将报销单提交所在部门负责人审批，部门负责人应审核费用的合理性和必要性，签署审批意见。报销单经部门负责人审批后，提交财务部门审核。财务部门审核报销凭证的真实性、合法性、完整性及报销金额的准确性，对不符合规定的报销凭证予以退回。财务审核通过后，报销单提交公司总经理审批。总经理根据公司财务状况和相关规定进行审批，签署最终意见。报销人持经审批后的报销单到财务部门办理报销手续，财务人员按照审批金额支付报销款项。费用控制措施1.建立费用预警机制，财务部门定期对行政日常费用进行监控，当费用支出接近或超过预算时，及时发出预警信息，提醒相关部门采取控制措施。2.加强对费用报销的审核力度，严格把关报销凭证的真实性、合法性和合理性，对不合理的费用支出不予报销。3.优化行政日常业务流程，提高工作效率，减少不必要的费用支出。例如，合理安排办公用品的采购计划，避免浪费；优化会议安排，降低会议成本等。4.定期对行政日常费用进行分析和总结，找出费用控制的薄弱环节，采取针对性的措施加以改进。行政资产管理资产分类1.固定资产：单位价值在规定标准以上，使用期限超过一年，并且在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，如办公设备、家具、车辆等。2.低值易耗品：单位价值较低，使用期限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如办公用品、劳保用品等。3.无形资产：企业拥有或者控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产，如商标权、专利权、著作权等。资产购置管理1.固定资产购置各部门根据工作需要提出固定资产购置申请，填写固定资产购置申请表，详细注明资产名称、规格型号、数量、购置理由等信息。申请表经部门负责人审批后，提交行政部门审核。行政部门审核申请的合理性和必要性，并根据公司资产配置情况进行综合平衡。行政部门审核通过后，将申请表提交财务部门审核资金预算。财务部门根据公司资金状况进行审核，签署意见。申请表经财务部门审核通过后，报公司总经理审批。总经理批准后，由行政部门负责组织采购。固定资产购置后，行政部门应及时办理验收手续，填写固定资产验收单，注明资产名称、规格型号、数量、购置日期、供应商等信息，并由验收人员签字确认。验收合格的固定资产移交使用部门使用。2.低值易耗品购置低值易耗品的购置由行政部门统一负责管理。行政部门根据各部门的需求和库存情况，定期编制低值易耗品采购计划。采购计划经部门负责人审批后，由行政部门组织采购。采购过程中应遵循询价、比价、议价等原则，选择性价比高的供应商。低值易耗品购置后，行政部门应办理入库手续，填写低值易耗品入库单，注明资产名称、规格型号、数量、购置日期、供应商等信息，并由入库人员签字确认。资产使用与保管1.固定资产使用使用部门应指定专人负责固定资产的日常管理和维护，确保资产的正常使用。使用人员应按照操作规程正确使用固定资产，不得擅自拆卸、改装或转借他人使用。如因使用不当造成资产损坏的，应承担相应的赔偿责任。定期对固定资产进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。清查盘点工作由行政部门牵头，财务部门配合，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，进行相应的账务处理。2.低值易耗品使用行政部门应建立低值易耗品领用制度，各部门根据实际需要填写低值易耗品领用单，经部门负责人审批后到行政部门领取。领用人员应在领用单上签字确认，注明领用日期、资产名称、规格型号、数量等信息。使用部门应加强对低值易耗品的管理，合理使用，避免浪费。如发现低值易耗品丢失或损坏，应及时查明原因，追究相关人员责任。资产处置管理1.固定资产处置固定资产达到规定使用年限或因技术进步等原因需要报废的，由使用部门提出报废申请，填写固定资产报废申请表，注明资产名称、规格型号、购置日期、使用年限、报废原因等信息。申请表经部门负责人审批后，提交行政部门审核。行政部门组织相关技术人员对资产进行鉴定，确认是否符合报废条件。行政部门审核通过后，将申请表提交财务部门审核资产账面价值。财务部门根据公司财务制度进行审核，签署意见。申请表经财务部门审核通过后，报公司总经理审批。总经理批准后，由行政部门负责组织报废资产的处置工作。固定资产处置收入应及时上缴公司财务部门，按照公司相关规定进行账务处理。2.低值易耗品处置低值易耗品因损坏、丢失等原因需要处置的，由使用部门填写低值易耗品处置申请表，注明资产名称、规格型号、数量、处置原因等信息。申请表经部门负责人审批后，提交行政部门审核。行政部门根据实际情况进行审核，签署意见。低值易耗品处置收入应及时上缴公司财务部门，按照公司相关规定进行账务处理。账务核算与报表编制账务核算1.财务部门应按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度，对行政日常业务进行账务核算。2.行政日常费用应按照费用类别进行明细核算，确保各项费用准确记录。例如，办公费用应按照办公用品、办公设备、印刷品等明细科目进行核算；差旅费应按照出差地点、出差事由等进行明细核算。3.行政资产应按照资产类别进行明细核算，建立固定资产台账和低值易耗品台账，详细记录资产的购置、使用、处置等情况。4.定期对行政日常账务进行核对，包括总账与明细账核对、明细账与原始凭证核对等，确保账务记录的准确性。报表编制1.财务部门应定期编制行政日常财务报表，包括行政费用明细表、行政资产报表等。2.行政费用明细表应反映各项行政费用的本期发生额、累计发生额、预算执行情况等信息，为公司管理层提供费用控制和决策依据。3.行政资产报表应反映行政资产的期初余额、本期增加额、本期减少额、期末余额等信息，以及资产的分布情况和使用状况，确保公司资产安全完整。4.财务报表编制完成后，应进行审核和分析，确保报表数据的准确性和可靠性。财务人员应撰写财务分析报告，对行政日常财务状况进行分析和评价，提出改进建议。账务监督与审计内部监督1.公司内部审计部门应定期对行政日常账务进行审计监督，检查账务处理是否符合公司财务管理制度和相关法律法规的要求。2.审计部门应重点关注行政费用的支出情况、资产的管理情况、预算的执行情况等，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.财务部门应定期对行政日常账务进行自查自纠，及时发现和纠正账务处理中存在的问题，不断完善财务管理工作。外部审计1.公司应按照国家相关规定，定期聘请外部审计机构对公司财务报表进行审计，包括行政日常账务相关内容。2.外部审计机构应独立、客观、公正地对公司财务状况进行审计，并出具审计报