铁路施工合同管理制度

铁路施工合同管理制度一、总则（一）目的为加强铁路施工合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司签订的各类铁路施工合同，包括新建、改建、扩建铁路工程合同，铁路设备采购及安装合同，铁路技术服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同签订、履行应遵守国家法律法规、铁路行业相关规定及政策要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等协商基础上签订合同，充分表达各自意愿。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定。二、合同管理职责（一）公司管理层职责1.负责审批重大铁路施工合同，对合同签订、履行等重大事项进行决策。2.监督合同管理制度的执行情况，协调解决合同履行中的重大问题。（二）合同管理部门职责1.负责铁路施工合同的统一归口管理，制定和完善合同管理制度。2.参与合同的谈判、起草、审核、签订等工作，对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审查。3.负责合同的登记、归档、保管等工作，建立合同管理台账。4.跟踪合同履行情况，协调解决合同履行中的问题，对合同变更、终止等事项进行审核。5.参与合同纠纷的处理，提供法律支持和建议。（三）业务部门职责1.负责本部门铁路施工合同的具体承办工作，包括合同项目的前期调研、谈判、起草等。2.配合合同管理部门进行合同审核，提供相关业务资料和意见。3.负责合同的具体履行，按照合同约定组织施工、采购、服务等工作，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。4.负责处理合同履行中与对方的沟通协调工作，解决合同履行中的具体问题。（四）财务部门职责1.参与合同的审核，对合同价款、支付方式、结算办法等财务条款进行审查。2.负责按照合同约定办理款项收付手续，对合同执行情况进行财务监督。3.协助处理合同纠纷涉及的财务问题。（五）法务部门职责1.参与重大铁路施工合同的审核，提供法律意见和建议。2.负责对合同的合法性进行审查，防范法律风险。3.参与合同纠纷的处理，提供法律支持和诉讼代理服务。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门根据项目需求进行市场调研，选择合适的合作方，并进行初步洽谈。2.业务部门起草合同文本，明确合同双方的权利义务、工作内容、质量标准、价款支付、违约责任等条款。3.合同文本提交合同管理部门进行初审，合同管理部门对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审查，提出修改意见。4.业务部门根据合同管理部门的意见对合同文本进行修改完善后，提交法务部门进行法律审查。5.法务部门对合同文本进行法律审查，出具法律意见。6.合同文本经业务部门、合同管理部门、法务部门审核通过后，报公司管理层审批。7.公司管理层审批通过后，业务部门与对方签订合同。（二）合同签订要求1.合同主体应具有合法的资质和经营资格，具备履行合同的能力。2.合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义条款。3.合同价款应明确、合理，符合市场行情和公司成本控制要求。4.合同履行期限、地点、方式等应明确约定，确保合同能够顺利履行。5.合同违约责任应明确、具体，具有可操作性，以保障双方合法权益。6.合同签订应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。（三）合同授权委托1.签订铁路施工合同，应当由公司法定代表人或经法定代表人授权的代理人进行。2.授权代理人签订合同的，应当出具法定代表人签署的授权委托书，明确授权范围、期限等内容。3.授权委托书应当妥善保管，定期进行检查和清理。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应及时组织相关人员进行合同交底，使参与合同履行的人员熟悉合同条款，明确各自的职责和义务。2.合同交底内容应包括合同主要条款、工作内容、质量标准、价款支付、违约责任等。（二）合同执行计划1.业务部门应根据合同约定制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.合同执行计划应报合同管理部门备案。（三）合同履行跟踪1.合同管理部门应定期跟踪合同履行情况，及时掌握合同执行进度、质量状况、价款支付等情况。2.业务部门应按照合同执行计划组织施工、采购、服务等工作，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。3.如发现合同履行过程中出现问题，业务部门应及时采取措施解决，并向合同管理部门报告。（四）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应提出书面变更申请，说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.合同变更申请经合同管理部门初审、法务部门法律审查后，报公司管理层审批。3.公司管理层审批通过后，业务部门与对方签订合同变更协议。4.合同变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（五）合同价款调整1.合同履行过程中，如因工程量增减、设计变更、市场价格波动等原因导致合同价款需要调整的，业务部门应按照合同约定的调整方式和程序进行办理。2.业务部门应及时收集、整理相关资料，如工程量清单、设计变更文件、价格调整依据等，作为合同价款调整的依据。3.合同价款调整申请经合同管理部门初审、财务部门审核后，报公司管理层审批。五、合同结算管理（一）结算申请1.合同履行完毕后，业务部门应及时向对方提交结算申请，说明合同履行情况、结算金额、结算依据等。2.结算申请应附相关证明材料，如验收报告、发票、付款凭证等。（二）结算审核1.合同管理部门收到业务部门提交的结算申请后，应进行初审，对结算金额、结算依据等进行审核。2.财务部门对结算申请进行财务审核，核对合同价款支付情况、发票开具情况等。3.法务部门对结算申请涉及的法律事项进行审查。（三）结算审批1.结算申请经合同管理部门、财务部门、法务部门审核通过后，报公司管理层审批。2.公司管理层审批通过后，业务部门按照合同约定办理结算手续。（四）款项支付1.财务部门根据公司管理层审批的结算金额和合同约定的支付方式，办理款项支付手续。2.款项支付前，财务部门应核对对方提供的发票、收款账户等信息，确保支付安全。六、合同终止管理（一）合同终止情形1.合同履行完毕，双方权利义务已全部实现。2.合同双方协商一致，同意终止合同。3.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，双方协商一致终止合同。4.一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。（二）合同终止程序1.合同终止时，业务部门应及时通知合同管理部门，并提交合同终止申请，说明合同终止的原因、时间等。2.合同管理部门对合同终止申请进行审核，确认合同终止的条件是否满足。3.合同终止申请经审核通过后，报公司管理层审批。4.公司管理层审批通过后，业务部门与对方签订合同终止协议，办理相关手续。（三）合同终止后的清理1.合同终止后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，如文件、图纸、设备等，交公司相关部门归档或处理。2.财务部门应核对合同款项收付情况，办理相关财务结算手续。3.合同管理部门应将合同终止情况进行登记，并对合同档案进行整理归档。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门。2.合同履行过程中产生的变更协议、补充协议、结算文件、验收报告、发票等资料，业务部门应及时整理后交合同管理部门。（二）档案整理1.合同管理部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、项目名称、时间顺序等进行分类编号。2.合同档案应包括合同文本、相关附件、审批文件、履行记录、结算文件等资料。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理规定进行保管，定期进行检查和清理，防止档案损坏、丢失。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。3.涉及商业秘密、国家机密等重要合同档案的查阅，应按照相关保密规定办理审批手续。八、合同风险管理（一）风险识别1.合同管理部门应定期对铁路施工合同进行风险识别，分析合同签订、履行过程中可能存在的风险因素。2.风险识别应涵盖合同主体资格、合同条款、合同履行、价款支付、违约责任等方面。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行风险评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性分析和定量分析相结合的方法，如专家打分法、层次分析法等。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。2.对于重大风险，应制定专项应对方案，并报公司管理层审批。（四）风险监控1.合同管理部门应定期对合同风险应对措施的执行情况进行监控，及时发现和解决新出现的风险问题。2.如风险状况发生变化，应及时调整风险应对措施。九、合同纠纷处理（一）纠纷协商1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应首先与对方进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.协商过程中，业务部门应及时向合同管理部门汇报情况，合同管理部门应提供必要的支持和指导。（二）纠纷调解1.如协商不成，可根据合同约定或双方协商一致，申请第三方进行调解。2.调解机构可选择行业协会、