纸业公司资料01文件控制程序

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程序文件文件控制程序共5页第1页文件编号WX/CX01－2004版本B修订次数0发布日期2023/05/01实施日期2023/05/01编写审核批准1．目的为有效控制质量/环境管理体系文件，保证各相关场所使用有效版本文件和资料，确保质量/环境管理体系的有效运行。2．适用范围本程序适用于本公司与质量/环境管理体系运行有关文件和资料的控制。文件和资料的载体可以是文字，图表图样、软件和硬拷贝或电子媒体。3．引用文件下列文件所包含的条文，通过在本程序中引用而构成为本程序的条文。本程序发布时，所有版本均为有效。所有文件都会被修订，使用本程序的各方应探讨使用下列文件最新版本的可能性。WX/SC01－2004质量/环境管理手册WX/CX02－2004记录控制程序4．职责4.1企业管理部负责组织质量/环境管理体系的编制、更改、发放和管理的控制。4.2各职能部门负责职责范围内质量/环境管理体系文件的编制和保管。5．工作程序5.1文件分类及编号5.1.1质量/环境管理体系文件分类a质量/环境手册；b程序文件；c部门文件；d记录。5.1.2文件的编号方法a质量/环境管理体系文件编号□□/□□□□——□□□□版本年号(记录无版本年号)文件顺序号文件类别代号：手册为SC程序文件为CX企业代号：WX浙江XX

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程序文件文件控制程序WX/CX01－2004共5页第2页b部门文件（标准、规范和作业指导书）编号：□□/□□□□——□□□□版本年号文件顺序号部门代号：企业管理部为QG环境保护干事为HB生产部为SC技术部为JS财务部为CW营销部为YX质检科为ZJ采供部为CG工艺总工为GY总经办为ZJ体系办为TX企业代号：WXc记录编号：□□□□/□□□□——□□记录顺序号文件编号记录代号：JL公司代号：WX5.1.3文件分为受控与非受控两种：a受控文件目录由各文件归口管理部门提出，管理者代表批准。对受控文件要作“受控”标识，并编制分发号。b非受控文件作“非受控”标识，不编制分发号。5.2文件的编写、审核和批准5.2.1编写依据：GB/T19001－2000idtISO9001：2000标准、GB/T24001－2004idtISO14001：2004标准国家有关技术文件编制等标准要求。5.2.2编写、审核和批准职责a质量/环境管理手册、程序文件由企业管理部组织统一编写、修改、平衡及定稿。质量/环境管理手册由管理者代表审核，总经理批准发布；程序文件由体系办公室审核，管理者代表批准发布。b其它文件由各职能部门负责编写，企业管理部统一编号，部门主管审核，管理者代表批准发布。必要时经相关部门会签。c各职能部门编制涉及到质量/管理体系的内部执行文件，由各职能部门自行编号、审效日期前发放，便于执行者熟悉文件内容并贯彻实施。5.3.2其它文件由文件主管部门提出是否受控，经管理者代表批准，按规定的分发范围发放。5.3.3为确保文件使用的各场所都能得到相应文件的有效版本，受控文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录表》。

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程序文件文件控制程序WX/CX01－2004共5页第3页5.3.4文件领用人在《文件发放、回收记录表》上签字并领取注有分发号和受控标识的文件。每份文件都应具有不同的分发号，以便于追溯。5.4文件的修订、换版和作废5.4.1文件需要修订时，由原文件编写部门或归口管理部门提出文件修订申请，填写《文件更改申请单》。5.4.2修订的审核、批准按5.2条款执行。5.4.3文件更改以换页更改方式进行。文件更改经批准后，由原文件发放部门按《文件发放、回收记录表》上领用名单及时将更改文件发放到相关场所，同时收回原页文件。5.4.4文件修订表示方法以阿拉伯数字表示，依次以“0”、“1”、“2”……表示修订状态。5.4.5文件修订超过1/2时，即需换版。文件换版表示方法以英文字母表示，依此以A、B、C……表示换版状态。换版文件由文件发放部门按《文件发放、回收记录表》收回并记录，经部门主管批准后加盖“作废”章方可留存，并签署日期。作废文件或已换发新的分发号原破损文件应在企业管理部主管监督下予以销毁，并在《文件发放、回收记录表》的备注拦中注明已销毁字样及标注销毁日期。5.5文件保管5.5.1所有文件的原稿由企业管理部统一保存。各部门负责保存相关的带有“受控”标识的文件，文件应有序、分类保存在干燥通风、安全的地方以便识别、存取和查阅。5.5.25.5.3任何人不得在受控文件上随意画改，不准私自外借、外传和外赠，确保文件的清晰、整洁和完好。5.5.4受控文件遗失或损坏，使用人要提出申请报告说明遗失或损坏原因，不得随意借他人文件复制。报告经文件归口管理部门主管批准后，由文件发放部门管理人员补发新的分发号文件，同时注销原分发号，破损文件收回销毁。5.5.5工作人员调离其工作岗位时，须移交全部文件，办好移交手续。5.5.6企业管理部每年年底组织一次对现有质量/环境管理体系文件进行评审，必要时予以修改。文件使用者要注意校对所持文件的有效性，严禁使用不适用或失效文件，如对质量/环境管理体系文件的有效性产生怀疑时，可到文件归口部门核准。5.5.7借阅体系文件的，应填写《文件借阅记录表》，由部门主管按规定的权限审批后借阅。体系文件需要复制的，应填写《文件复制记录表》，复制后的文件，应编号发放并予控制。

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程序文件文件控制程序WX/CX01－2004共5页第4页5.6外来文件的控制5.6.1收到外来文件的部门需统一交企业管理部，由企业管理部进行编号登记，并组织识别其适用性，企管部签署办公室意见后，送相关领导审阅，相关领导审阅后签署意见并返回企管部。需要发放的，经管理者代表审批后，规定分类范围编号发放，并作相应的受控或非受控标识。5.6.2企业管理部应经常与外界相关机关保持联络，或通过网络等媒体渠道，及时了解、跟踪法律、法规及标准和其它产品要求的变化。5.6.3企业管理部保存的法律、法规、标准及其它产品要求原件，当上述外来文件更新或增删时，及时将新的内容发至相关部门，收回旧版本，并对旧的原件作加盖作废章。5.6.4其它外来文件直接引用作为采购、生产、检验、校准、治污等依据时，需经管理者代表批准后，受控发放。5.6.5各部门要把上述文件填入部门受控文件清单。5.7对承载媒体非纸张的文件控制，亦应参照5.6条款规定执行。5.8作为记录的文件执行《记录控制程序》。6．记录WXJL/CX01－01质量/环境管理体系文件审查（会签）表；WXJL/CX01－02部门受控文件清单；WXJL/CX01－03文件发放、回收记录表；WXJL/CX01－04文件更改申请单；W