通信施工材料管理制度

通信施工材料管理制度一、总则（一）目的为加强通信施工材料管理，规范材料采购、验收、存储、使用及核销等环节的工作流程，确保通信施工项目顺利进行，降低成本，提高材料使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有通信施工项目涉及的材料管理活动，包括但不限于各类线缆、管材、设备配件、工具等。（三）基本原则1.统一管理原则：公司对通信施工材料实行集中统一管理，明确各部门职责，确保管理工作的协调性和一致性。2.成本控制原则：在保证工程质量的前提下，合理控制材料采购成本、存储成本和使用成本，降低工程造价。3.质量第一原则：严格把控材料质量，确保所采购和使用的材料符合相关标准和工程要求。4.流程规范原则：规范材料管理各环节的工作流程，做到有章可循、有据可查，确保管理工作的规范化和科学化。二、职责分工（一）物资管理部门1.负责制定通信施工材料采购计划，根据项目需求和库存情况，合理安排采购时间和数量。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。3.组织材料采购招标、询价等工作，签订采购合同，确保采购过程合法合规。4.负责材料的验收、入库、存储、发放等管理工作，建立材料台账，定期盘点库存。5.协调处理材料管理过程中的问题，如与供应商的沟通协调、材料退换货等。（二）项目管理部门1.根据施工进度计划，向物资管理部门提交准确的材料需求计划。2.负责施工现场材料的使用管理，监督施工人员合理使用材料，避免浪费。3.对项目完工后的剩余材料进行清理和回收，及时办理核销手续。4.协助物资管理部门进行材料盘点工作，提供相关数据和信息。（三）财务部门1.负责审核材料采购合同，确保合同条款符合财务规定。2.对材料采购款项进行支付审核和账务处理，确保资金使用安全。3.参与材料成本核算和分析工作，提供财务数据支持。（四）施工部门1.严格按照施工图纸和规范要求使用材料，确保施工质量。2.负责施工现场材料的保管和维护，防止材料损坏、丢失。3.配合物资管理部门和项目管理部门做好材料盘点和核销工作。三、材料采购管理（一）采购计划制定1.项目管理部门应在项目开工前[X]天，根据施工图纸、工程量清单和施工进度计划，编制详细的材料需求计划，并提交给物资管理部门。2.物资管理部门结合库存情况，对项目管理部门提交的材料需求计划进行审核和调整，制定最终的采购计划。采购计划应明确材料名称、规格型号、数量、采购时间等信息。3.对于紧急采购的材料，项目管理部门应填写紧急采购申请单，说明采购原因、材料名称、规格型号、数量等信息，经相关领导审批后，物资管理部门应立即组织采购。（二）供应商选择与管理1.物资管理部门应建立供应商评价标准，对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。2.根据供应商评价结果，选择合格的供应商建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、营业执照、税务登记证、产品质量认证文件、业绩情况等资料。3.定期对供应商进行评价和考核，对于表现不佳的供应商，应及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施。（三）采购方式选择1.对于金额较大、技术复杂的材料采购项目，应采用招标方式进行采购。物资管理部门应制定招标方案，明确招标程序、评标标准等内容，组织相关部门和人员进行评标，选择最优供应商。2.对于金额较小、技术简单的材料采购项目，可以采用询价、比价等方式进行采购。物资管理部门应向多家供应商发出询价单，比较各供应商的报价和产品质量，选择合适的供应商。3.对于一些特殊材料或独家供应商的材料，可采用直接采购方式，但应经相关领导审批。（四）采购合同签订1.物资管理部门在确定供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确材料名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交给财务部门进行审核，确保合同条款符合财务规定。审核通过后，由授权代表签字盖章生效。3.物资管理部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。四、材料验收管理（一）验收准备1.物资管理部门在材料到货前，应通知项目管理部门、施工部门等相关人员做好验收准备工作。2.验收人员应熟悉材料的验收标准和验收方法，准备好验收所需的工具和设备。（二）验收程序1.材料到货后，物资管理部门应组织项目管理部门、施工部门等相关人员进行联合验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对材料的名称、规格型号、数量、质量等进行逐一核对。2.对于外观质量的验收，验收人员应检查材料的包装是否完好，有无破损、变形等情况；检查材料的标识是否清晰、准确，包括材料名称、规格型号、生产日期、保质期等信息。3.对于数量的验收，验收人员应按照合同要求进行清点，确保数量准确无误。如发现数量短缺或损坏，应及时与供应商联系，要求其补足或更换。4.对于质量的验收，验收人员应按照相关标准和规范进行检验，如对线缆的电气性能、管材的抗压强度等进行检测。对于需要进行抽样检验的材料，应按照规定的抽样方法进行抽样，并送具有资质的检测机构进行检测。5.验收合格的材料，验收人员应填写验收单，注明验收日期、验收人员、材料名称、规格型号、数量、质量情况等信息，并签字确认。验收单应一式多份，分别由物资管理部门、项目管理部门、施工部门等留存。6.验收不合格的材料，验收人员应填写不合格报告，注明不合格原因、处理建议等信息，并及时通知物资管理部门。物资管理部门应与供应商联系，要求其采取补货、换货、退货等措施。（三）验收记录与档案管理1.物资管理部门应建立材料验收记录档案，将验收单、不合格报告等相关资料进行整理归档，保存期限为[X]年。2.验收记录档案应包括材料名称、规格型号、采购合同编号、供应商名称、验收日期、验收人员、验收结果等信息，以便于查询和追溯。五、材料存储管理（一）存储场地规划1.物资管理部门应根据材料的性质、用途、规格型号等因素，合理规划存储场地，设置不同的存储区域，如管材区、线缆区、设备配件区、工具区等。2.存储场地应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保材料存储安全。（二）材料入库1.验收合格的材料应及时办理入库手续，物资管理部门应根据验收单，将材料分类存放至相应的存储区域，并建立材料台账。2.材料台账应记录材料的入库日期、名称、规格型号、数量、供应商名称、采购合同编号等信息，确保账物相符。3.对于易燃易爆、有毒有害等危险材料，应按照相关规定进行单独存放，并设置明显的警示标识。（三）材料存储保管1.物资管理部门应安排专人负责材料的存储保管工作，定期对材料进行检查和盘点，确保材料存储安全、完好。2.对于易受潮、易生锈的材料，应采取防潮、防锈措施，如对线缆进行密封包装、对金属配件进行涂油等。3.对于贵重材料和关键设备配件，应实行专人专管，严格控制出入库手续。（四）材料盘点1.物资管理部门应定期对库存材料进行盘点，盘点周期为[X]月/季度/年。盘点时，应组织项目管理部门、施工部门等相关人员共同参与，确保盘点结果准确无误。2.盘点结束后，应填写盘点报告，注明盘点日期、盘点人员、材料名称、规格型号、数量、账存数、实存数、盘盈盘亏情况及原因分析等信息，并签字确认。3.对于盘盈盘亏的材料，应及时查明原因，按照相关规定进行处理。如属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。六、材料发放管理（一）发放原则1.材料发放应遵循"先进先出、急用先发"的原则，确保材料的合理使用。2.严格按照施工部门提交的领料单进行发放，不得超发、滥发材料。（二）领料程序1.施工部门根据施工进度需要，填写领料单，注明材料名称、规格型号、数量、用途等信息，并经项目负责人签字确认。2.领料单提交给物资管理部门，物资管理部门审核无误后，按照领料单发放材料，并在领料单上签字确认。3.对于贵重材料和关键设备配件的发放，应经相关领导审批后，方可发放。（三）发放记录与台账更新1.物资管理部门应建立材料发放记录台账，记录材料的发放日期、名称、规格型号、数量、领料部门、领料人等信息。2.每次发放材料后，应及时更新材料台账，确保账物相符。七、材料使用管理（一）使用计划与监督1.施工部门应根据施工进度计划，制定详细的材料使用计划，并报项目管理部门审核。2.项目管理部门应加强对施工现场材料使用情况的监督检查，确保施工人员按照施工图纸和规范要求使用材料，避免浪费。3.对于超计划使用材料的情况，施工部门应填写超用材料申请单，说明超用原因、材料名称、规格型号、数量等信息，经项目负责人和相关领导审批后，方可领用。（二）材料节约与回收1.鼓励施工人员节约使用材料，对在材料节约方面表现突出的个人或团队给予奖励。2.项目完工后，施工部门应及时清理施工现场的剩余材料，并办理退库手续。物资管理部门对回收的剩余材料进行清点、检验后，办理入库手续。3.对于可回收利用的废旧材料，物资管理部门应进行分类存放，并定期进行处理，如出售给废品回收公司等，实现资源的再利用。八、材料核销管理（一）核销流程1.项目完工后，项目管理部门应及时组织对项目材料使用情况进行清理和核算，填写材料核销申请表，注明项目名称、材料名称、规格型号、数量、领用数量、实际使用数量、剩余数量等信息，并附上相关证明材料。2.材料核销申请表提交给物资管理部门，物资管理部门根据材料台账和发放记录等资料进行审核，核实材料使用情况的真实性和准确性。3.物资管理部门审核通过后，将材料核销申请表提交给财务部门进行成本核算。财务部门根据相关规定，对项目材料成本进行核算和结算。4.材料核销工作完成后，物资管理部门应将核销结果反馈给项目管理部门和施工部门，并对材料管理工作进行总结和分析，为今后的项目管理提供经验教训。（二）核销