门店记录凭证管理制度

门店记录凭证管理制度一、总则（一）目的为加强门店记录凭证管理，规范记录凭证的填写、收集、整理、归档和保存，确保门店运营信息的完整性、准确性和可追溯性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有门店，包括直营店、加盟店等。（三）管理原则1.真实性原则：记录凭证应如实反映门店实际业务情况，不得虚假记录。2.准确性原则：记录凭证的填写应准确无误，数据清晰、逻辑连贯。3.完整性原则：涵盖门店运营的各个环节，确保记录无遗漏。4.及时性原则：及时填写、收集和整理记录凭证，不得拖延。5.保密性原则：涉及门店机密的记录凭证应妥善保管，防止信息泄露。二、记录凭证的种类及内容（一）销售记录1.销售小票内容：包含商品名称、规格、数量、单价、总价、销售时间、销售人员等信息。用途：作为顾客购买商品的直接凭证，用于核对销售数据和处理售后。2.销售日报表内容：汇总当日各商品的销售数量、销售额、销售利润等数据，以及不同时间段的销售情况分析。用途：为门店管理层提供每日销售业绩概况，以便进行决策和调整。（二）库存记录1.库存台账内容：记录商品的出入库日期、数量、批次、库存余额等信息。用途：实时反映门店库存动态，便于库存管理和补货决策。2.盘点表内容：在定期盘点或不定期抽查时，记录实际库存数量，并与库存台账进行核对，标注差异情况及原因。用途：确保库存数量准确，发现库存管理中的问题并及时解决。（三）采购记录1.采购订单内容：包括采购商品名称、规格、数量、单价、供应商信息、采购日期、交货日期等。用途：作为向供应商采购商品的依据，明确采购双方的权利和义务。2.采购发票内容：记录采购商品的金额、税额、发票号码、开票日期等信息。用途：用于财务核算和报销，证明采购业务的真实性和合法性。（四）人员考勤记录1.考勤表内容：记录员工每日的出勤、迟到、早退、请假、旷工等情况。用途：作为计算员工工资、奖金和进行绩效考核的依据。（五）财务收支记录1.收款凭证内容：记录门店每日的现金收款、刷卡收款、线上收款等金额及来源。用途：反映门店的收入情况，确保资金及时入账。2.付款凭证内容：包括支付供应商货款、员工报销、水电费等各项支出的金额、用途、支付方式等。用途：规范门店的费用支出，便于财务核算和审计。（六）客户信息记录1.客户档案内容：记录客户基本信息（姓名、性别、联系方式、地址等）、购买历史、消费偏好、投诉记录等。用途：有助于门店进行客户关系管理，提供个性化服务，提高客户满意度和忠诚度。三、记录凭证的填写要求（一）基本要求1.记录凭证应使用黑色或蓝色中性笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色墨水填写。2.填写内容应清晰、工整，不得潦草、涂改。如有错误，应采用划线更正法，在错误处划一条红线，在上方填写正确内容，并加盖经手人印章。（二）具体内容填写要求1.日期：填写业务发生的实际日期，年、月、日应完整。2.名称：填写商品、人员、供应商、客户等的准确全称。3.规格：详细填写商品的规格型号等信息。4.数量：准确记录业务涉及的数量，数字书写规范。5.单价：填写商品或服务的实际价格。6.金额：根据数量和单价计算得出，计算准确，小数点后保留两位。7.备注：对特殊情况或需要说明的事项进行简要备注。四、记录凭证的收集与整理（一）收集职责1.各岗位员工负责本岗位相关记录凭证的及时填写和收集。2.销售岗位员工在完成每笔销售业务后，应立即开具销售小票，并于每日营业结束后，将销售小票整理汇总，交予财务人员。3.库存管理人员应每日更新库存台账，在进行库存盘点后，及时填写盘点表，并提交给门店负责人。4.采购人员在采购业务发生后，应及时收集采购订单、采购发票等凭证，并交予财务部门。5.考勤记录由行政人员负责收集和整理，每月初将上月考勤表提交给财务部门作为工资核算依据。6.财务人员负责收集各类收款凭证和付款凭证，并进行初步审核。（二）整理要求1.按照记录凭证的种类和时间顺序进行分类整理。2.对于纸张大小不一致的凭证，应进行裁剪或粘贴，使其规格统一。3.去除凭证上的订书钉、回形针等金属物品，防止损坏。4.将整理好的记录凭证装订成册，每册厚度适中，便于翻阅和保存。五、记录凭证的归档与保存（一）归档流程1.整理好的记录凭证由财务部门负责归档。2.按照年度、月份顺序，将各类记录凭证分别装入档案盒，并在档案盒上标注档案名称、年份、月份等信息。3.在档案盒内，按照凭证类别和时间顺序依次排列记录凭证，并编制目录，注明每份凭证的名称、日期、页码等信息，以便查找。（二）保存期限1.销售记录、库存记录、采购记录等与门店运营直接相关的记录凭证，保存期限为[X]年。2.人员考勤记录保存期限为[X]年。3.财务收支记录保存期限为[X]年，其中涉及税务、审计等重要资料，按照国家相关法律法规规定的期限保存。4.客户信息记录应长期保存，直至客户与门店终止业务关系后[X]年。（三）保存地点记录凭证应保存在专门的档案柜中，存放地点应干燥、通风、防火、防潮、防虫，确保档案安全。档案柜应加锁，并由专人负责管理。六、记录凭证的查阅与使用（一）查阅权限1.门店内部员工因工作需要查阅记录凭证的，应填写《记录凭证查阅申请表》，经部门负责人批准后，在财务人员陪同下查阅。2.公司管理层因工作需要查阅记录凭证的，可直接查阅，但应在查阅后及时归还，并做好查阅记录。3.外部审计机构、税务机关等因审计、检查等工作需要查阅记录凭证的，应按照相关法律法规规定的程序办理手续，经公司授权人员批准后，由财务人员陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应爱护记录凭证，不得在凭证上涂改、标记、抽取、撤换或损坏。2.查阅过程中，如需复印部分凭证内容，应经财务人员同意，并按照规定办理复印手续。3.查阅完毕后，查阅人员应将记录凭证及时归还财务人员，并在《记录凭证查阅登记表》上签字确认。（三）使用规定记录凭证仅用于门店内部管理、财务核算、审计检查等工作，未经公司书面授权，任何人不得将记录凭证提供给外部单位或个人使用。七、记录凭证的销毁（一）销毁条件记录凭证超过保存期限后，经财务部门审核、公司管理层批准，可以进行销毁。（二）销毁程序1.财务部门编制《记录凭证销毁清单》，详细列出拟销毁的记录凭证名称、年份、月份、数量等信息。2.《记录凭证销毁清单》经公司管理层批准后，由财务部门会同行政部门共同组织销毁工作。3.销毁记录凭证时，应采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，并由至少两名监销人员在场监督，确保销毁过程符合规定要求。4.销毁工作完成后，监销人员应在《记录凭证销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档保存。八、监督与检查（一）监督职责1.财务部门负责对门店记录凭证管理工作进行日常监督，定期检查记录凭证的填写、收集、整理、归档和保存情况，发现问题及时督促整改。2.公司审计部门负责对门店记录凭证管理工作进行定期审计，检查记录凭证的真实性、准确性、完整性和合规性，对发现的违规问题提出审计意见和建议。（二）检查内容1.记录凭证的填写是否符合要求，内容是否完整、准确。2.记录凭证的收集、整理、归档是否及时、规范。3.记录凭证的保存是否安全，是否符合保存期限和保存地点的要求。4.记录凭证的查阅与使用是否符合规定，有无未经授权提供给外部单位或个人使用的情况。5.记录凭证的销毁是否按照程序进行，销毁清单是否完整、存档。（三）处罚措施1.对于违反本制度规定填写、收集、整理、归档和保存记录凭证的员工，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.对于因记录凭证管理不善导致门店运营信息不准确、不完整，给公司造成损失