试用样品发放管理制度

试用样品发放管理制度一、总则（一）目的为了规范公司试用样品的发放流程，确保试用样品的合理使用和有效管理，提高客户对公司产品的认知度和满意度，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有试用样品的发放、使用、回收及相关管理活动。（三）基本原则1.严格审批原则：试用样品的发放必须经过严格的审批流程，确保发放对象和数量的合理性。2.规范管理原则：建立健全试用样品的管理制度，明确各部门职责，规范发放、使用、回收等环节的操作流程。3.成本控制原则：在保证试用效果的前提下，合理控制试用样品的成本，避免浪费。4.跟踪反馈原则：对试用样品的使用情况进行跟踪，及时收集反馈信息，为产品改进和市场推广提供依据。二、试用样品的分类与管理职责（一）试用样品分类1.按照产品类型分类，如电子产品、化工产品、食品等。2.按照试用目的分类，如市场调研试用、客户体验试用、潜在客户开发试用等。（二）管理职责1.市场部负责制定试用样品发放计划，根据市场调研、客户需求等情况，提出试用样品的发放对象、数量和时间等建议。负责与潜在客户沟通试用样品的发放事宜，收集客户反馈信息，并及时反馈给相关部门。跟踪试用样品的使用情况，分析试用效果，为产品推广和市场策略调整提供依据。2.研发部负责提供试用样品的技术支持，解答客户在试用过程中遇到的技术问题。根据客户反馈和市场需求，对产品进行改进和优化，提高产品质量和性能。3.生产部负责按照市场部的发放计划，组织试用样品的生产和包装。确保试用样品的质量符合公司标准，按时交付给市场部。4.质量部负责对试用样品进行质量检验，确保发放的试用样品质量合格。对试用过程中出现的质量问题进行调查和分析，提出改进措施。5.财务部负责试用样品成本的核算和控制，审核试用样品发放计划的费用预算。对试用样品的费用支出进行监督和管理，确保费用使用合理。6.客服部负责接收客户关于试用样品的咨询和反馈，及时解答客户疑问。协助市场部跟进试用样品的使用情况，收集客户意见和建议。三、试用样品发放流程（一）申请1.市场部根据市场调研、客户需求等情况，填写《试用样品发放申请表》，详细说明试用样品的发放对象、产品名称、规格型号、数量、试用目的、预计发放时间等信息。2.《试用样品发放申请表》经部门负责人审核签字后，提交给分管领导审批。（二）审批1.分管领导对《试用样品发放申请表》进行审批，重点审核试用样品的发放对象、数量、试用目的等是否合理，以及费用预算是否在可控范围内。2.如申请获得批准，分管领导在申请表上签字确认；如申请不符合要求，分管领导应提出修改意见，退回市场部重新申请。（三）生产安排1.市场部将审批通过的《试用样品发放申请表》交至生产部。2.生产部根据申请表的要求，安排试用样品的生产计划，明确生产数量、生产时间、质量标准等，并组织生产。（四）质量检验1.生产完成后，质量部按照公司质量标准对试用样品进行检验。2.检验合格的试用样品贴上合格标签，进入包装环节；检验不合格的试用样品，由生产部负责返工或报废处理。（五）包装与标识1.包装人员按照规定的包装要求对试用样品进行包装，确保产品在运输过程中不受损坏。2.在包装上贴上试用样品标识，注明产品名称、规格型号、试用期限、使用说明等信息。（六）发放1.市场部根据《试用样品发放申请表》上的信息，填写《试用样品发放清单》，详细记录发放对象、产品名称、规格型号、数量、发放时间、领取人签字等内容。2.试用样品由市场部负责发放给客户或相关人员，并要求领取人在《试用样品发放清单》上签字确认。3.对于外地客户，市场部可通过快递等方式将试用样品发送给客户，并保留快递单号等相关凭证。四、试用样品的使用与管理（一）试用期限1.市场部在发放试用样品时，应明确告知客户试用期限，试用期限一般根据产品特点和试用目的确定，最长不超过[x]个工作日。2.客户应在试用期限内使用试用样品，并及时反馈试用情况。（二）使用要求1.客户在使用试用样品过程中，应按照产品使用说明进行操作，不得擅自更改产品用途或进行破坏性试验。2.客户应妥善保管试用样品，不得将试用样品转让给他人或用于商业目的。（三）信息收集1.市场部应在试用期限届满前，主动与客户沟通，了解试用样品的使用情况和客户反馈意见。2.客户应填写《试用样品使用反馈表》，详细说明试用样品的使用体验、优点、不足之处以及对产品的改进建议等信息，并及时反馈给市场部。（四）回收与处理1.试用期限届满后，客户应将试用样品或剩余试用样品及时退回给市场部。2.市场部对回收的试用样品进行检查，如发现试用样品有损坏、丢失或未按要求使用等情况，应及时与客户沟通，要求客户作出解释或赔偿。3.对于回收的试用样品，如仍可继续使用，由市场部进行整理和保管，以备后续试用发放使用；如已无法使用，由质量部进行鉴定后，按照公司相关规定进行报废处理。五、费用管理（一）成本核算1.财务部负责试用样品的成本核算，包括原材料成本、生产成本、包装成本、运输成本等。2.试用样品的成本核算应准确、详细，为费用控制和定价提供依据。（二）费用预算1.市场部在申请试用样品发放时，应同时编制试用样品费用预算，明确费用支出项目和金额。2.试用样品费用预算经财务部审核后，纳入公司整体预算管理。（三）费用控制1.各部门应严格按照试用样品费用预算控制费用支出，不得超预算发放试用样品。2.如因特殊情况需要调整试用样品发放计划或费用预算，应按照公司预算调整流程进行审批。（四）费用报销1.试用样品发放过程中产生的费用，如原材料采购费用、生产费用、包装费用、运输费用等，由相关部门按照公司财务报销制度进行报销。2.报销时应提供相关发票、合同、审批文件等凭证，确保费用报销的真实性、合法性和完整性。六、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对试用样品的发放、使用、回收等情况进行监督检查，确保各项管理制度的执行到位。2.监督检查内容包括试用样品发放审批流程的执行情况、试用样品质量检验情况、客户使用反馈信息的收集情况、试用样品回收情况等。（二）考核机制1.建立试用样品发放管理考核机制，对各部门在试用样品发放管理工作中的表现进行考核评价。2.考核指标包括试用样品发放计划完成率、客户反馈信息收集率、试用样品回收率、费用控制情况等。3.对在试用样品发放管理工作中表现优秀的部门和个人给予