供应部过程管理制度

供应部过程管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范供应部的工作流程，确保物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，降低采购成本，提高公司整体运营效率，保障公司生产经营活动的顺利进行。2.适用范围本制度适用于公司供应部的各项采购、供应及相关管理活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品等物资的采购与供应。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策，确保采购、供应活动合法合规。效益原则：在保证物资质量和供应及时性的前提下，努力降低采购成本，提高经济效益。公平公正原则：采购过程中遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。二、采购计划管理1.需求预测供应部应定期与各部门沟通，了解生产、销售等业务需求，收集物资需求信息。根据历史数据、市场趋势等因素，对物资需求进行预测，为制定采购计划提供依据。2.采购计划制定供应部根据需求预测结果，结合库存状况，制定详细的采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、需求时间等内容。采购计划应分类编制，包括年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。年度采购计划应于每年年底前制定，季度采购计划应于每季度末前制定，月度采购计划应于每月底前制定。3.采购计划审批采购计划编制完成后，应提交相关部门和领导审批。审批流程如下：月度采购计划：由供应部经理审核后报分管领导审批。季度采购计划：经供应部经理、分管领导审核后报总经理审批。年度采购计划：经供应部经理、分管领导、财务部门审核后报总经理审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据，供应部应严格按照计划执行。三、供应商管理1.供应商开发供应部应根据公司物资需求，积极开发合格供应商。供应商开发应遵循以下程序：市场调研：通过网络、行业协会、同行推荐等渠道，收集潜在供应商信息。供应商筛选：对潜在供应商进行初步筛选，评估其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。实地考察：对筛选出的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、环保情况等。样品测试：要求供应商提供样品进行测试，测试合格后方可进入合格供应商名录。建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质文件、合作历史、评价结果等内容。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。供应部应制定供应商评估标准和评估方法，采用定量与定性相结合的方式进行评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于优秀供应商，给予优先合作机会；对于良好供应商，加强合作与沟通；对于合格供应商，督促其改进不足；对于不合格供应商，及时淘汰。3.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。建立供应商约束机制，对违反合同约定、产品质量不合格、交货期延误等供应商，采取警告、罚款、暂停合作、取消合作资格等措施。四、采购流程管理1.采购申请各部门根据生产、销售等业务需求，填写采购申请表，详细说明物资名称、规格型号、数量、需求时间、用途等内容。采购申请表经部门负责人审核后提交供应部。2.采购询价供应部收到采购申请表后，根据采购计划和供应商信息档案，选择至少三家供应商进行询价。询价内容包括产品价格、交货期、付款方式、售后服务等方面。供应部应要求供应商提供详细的报价单，并加盖公章。3.采购比价供应部对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。采购比价应形成书面记录，包括比价过程、比价结果等内容。4.采购合同签订确定供应商后，供应部应与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，应提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。5.采购订单下达供应部根据采购合同，下达采购订单给供应商。采购订单应明确物资名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等内容。采购订单下达后，供应部应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保订单按时、按质、按量完成。6.物资验收物资到货前，供应部应通知相关部门做好验收准备工作。物资到货后，由质量检验部门、使用部门等相关人员按照合同约定和质量标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。验收合格的物资，办理入库手续；验收不合格的物资，应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。7.采购付款物资验收合格后，供应部应根据采购合同约定，办理采购付款手续。采购付款应严格按照公司财务制度执行，确保付款流程的规范、透明。五、库存管理1.库存规划供应部应根据采购计划、生产需求、销售情况等因素，制定合理的库存规划。库存规划应明确各类物资的安全库存、最高库存和最低库存水平。定期对库存进行盘点，确保库存数量的准确性。盘点周期为每月一次，盘点结果应形成书面报告。2.库存控制建立库存预警机制，当库存水平接近最低库存时，及时发出预警信号，提醒采购人员及时补货。对于积压物资，应及时分析原因，采取降价促销、退货、报废等措施进行处理，减少库存积压。3.库存保管物资入库后，应按照物资的性质、特点进行分类存放，确保物资的安全。加强库存物资的保管和养护，定期检查物资的质量状况，防止物资损坏、变质。六、物流管理1.物流供应商选择供应部应根据物资的性质、数量、运输距离等因素，选择合适的物流供应商。物流供应商的选择应遵循公开、公平、公正的原则。与物流供应商签订物流服务合同，明确双方的权利和义务，包括运输方式、运输时间、运输费用、货物保险等内容。2.物流过程监控物资发运后，供应部应跟踪物流过程，及时了解物资的运输情况。如发现异常情况，应及时与物流供应商沟通协调，采取相应的措施进行处理。要求物流供应商提供物流信息反馈，如货物到达时间、运输状态等，确保物资按时、安全送达目的地。七、信息管理1.采购信息管理建立采购信息数据库，记录采购计划、采购订单、供应商信息、采购合同等相关信息。定期对采购信息进行整理、分析和统计，为采购决策提供数据支持。2.库存信息管理建立库存信息管理系统，实时记录库存物资的数量、出入库情况、库存位置等信息。定期对库存信息进行核对和盘点，确保库存信息的准确性。八、风险管理1.风险识别供应部应定期对采购、供应过程中的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、物流风险等。分析风险产生的原因和可能带来的影响。2.风险评估对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级。3.风险应对针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判等方式进行应对；对于质量风险，可加强质量检验、签订质量保证协议等方式进行应对。定期对风险应对措施的实施效果进行评估和调整，确保风险得到有效控制。九、内部沟通与协调1.与各部门沟通供应部应定期与生产部门、销售部门、质量检验部门等相关部门沟通，了解物资需求、生产进度、销售情况、质量反馈等信息。及时解决物资供应过程中出现的问题，确保各部门之间的工作协调顺畅。2.内部协调会议定期召开供应部内部协调会议，总结工作进展情况，分析存在的问题，制定改进措施。根据工作需要，召开跨部门协调会议，共同商讨解决物资供应过程中涉及多个部门的问题。十、培训与发展1.员工培训供应部应定期组织员工培训，提高员工的业务能力和综合素质。培训内容包括采购知识、供应商管理、物流管理、质量管理等方面。鼓励员工参加外部培训和学习交流活动，不断更新知识和技能。2.职业发展规划