公司相关章管理制度

公司相关章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司利益和形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司。公司所有印章的刻制、使用、保管、废止等相关事宜均依照本制度执行。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及各部门专用章等具有法律效力或代表公司权威的印章。二、印章的刻制（一）印章刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.行政部门审核通过后，报公司分管领导审批。对于涉及公司重大事项或重要文件使用的印章，需经公司总经理或董事长批准。（二）印章刻制流程1.经审批同意刻制的印章，由行政部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.印章刻制单位交付印章时，行政部门应严格按照《印章刻制申请表》的要求进行验收，检查印章的规格、材质、文字内容等是否与申请一致，同时索取印章刻制发票及相关证明文件。3.验收合格后，行政部门填写《印章启用登记表》，详细记录印章名称、启用日期、保管人等信息，并由行政部门负责人、公司分管领导签字确认。三、印章的使用（一）使用原则1.严格遵循"谁使用、谁负责"的原则，确保印章使用的合法性、真实性和严肃性。2.印章使用必须符合公司的规章制度和业务流程，未经授权，任何人不得擅自使用印章。（二）使用范围1.公司公章：用于以公司名义发布的各类文件、函件、报表、证明、介绍信等；与外部单位签订的合同、协议等；其他需要代表公司行使权力或承担责任的事项。2.法定代表人章：用于公司法定代表人在银行开户、办理贷款、签署重要文件等特定业务中代表法定代表人行使职权。3.合同专用章：专门用于公司对外签订各类经济合同、协议等法律文件，以明确双方权利义务关系。4.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付、税务申报等相关财务业务，如开具支票、汇票、发票、收据等。5.发票专用章：仅用于公司对外开具发票时使用，确保发票的真实性和合法性。6.各部门专用章：用于本部门内部文件、资料的管理以及与本部门业务相关的特定事项，不得用于对外签订合同、协议或代表公司出具具有法律效力的文件。（三）使用审批1.一般事项用印：由用印部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、文件名称、文号、份数等信息，经部门负责人签字后，送行政部门审核。行政部门审核通过后，加盖印章。2.重要事项用印：涉及公司重大决策、重要合同、协议、担保、融资等事项的用印，需在《印章使用申请表》中详细说明用印事项的背景、内容、风险评估等情况，并经部门负责人、公司分管领导签字后，报公司总经理或董事长审批。经审批同意后，方可到行政部门加盖印章。3.紧急事项用印：如遇紧急情况，无法按照正常审批流程办理用印手续时，用印部门应电话请示相关领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。（四）用印登记1.行政部门应建立《印章使用登记簿》，对每一次印章使用情况进行详细登记，包括用印日期、用印部门、用印人、用印事由、文件名称、文号、份数、审批人等信息。2.印章使用完毕后，用印人应在《印章使用登记簿》上签字确认，并将用印文件的原件或复印件留存一份，以备存档查阅。（五）印章使用要求1.印章使用时，应确保印章清晰、端正地加盖在文件规定的位置上，不得模糊、歪斜或重叠。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因工作需要确需先行加盖印章的，必须在盖章后及时填写相关内容，并严格履行审批手续。3.对于涉及多页的文件，应逐页加盖印章或在文件首页加盖骑缝章，以确保文件的完整性和真实性。四、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章、合同专用章由行政部门指定专人负责保管；财务专用章、发票专用章由公司财务部门指定专人负责保管；各部门专用章由各部门指定专人负责保管。2.印章保管人应与公司签订《印章保管责任书》，明确保管人的职责和义务，确保印章安全保管。（二）保管要求1.印章应妥善存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人不得擅自将印章交予他人保管或携带印章外出。如因工作需要必须携带印章外出的，需填写《印章外出携带申请表》，经部门负责人、公司分管领导批准后，由两人以上共同携带，并采取必要的安全措施。3.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时向行政部门报告，并采取相应的补救措施。（三）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应提前向行政部门提出申请，并办理印章交接手续。2.印章交接时，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接日期、交接双方等信息，并由交接双方签字确认，行政部门负责人监交。交接完成后，原印章保管人不再承担印章保管责任。五、印章的废止（一）废止情形1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，原印章不再使用的。2.印章损坏无法修复或丢失后已重新刻制新印章的。3.其他经公司研究决定需要废止的印章。（二）废止流程1.由行政部门或相关部门提出印章废止申请，填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止的原因、废止日期等信息，并经部门负责人签字后，报公司分管领导审批。2.经审批同意废止的印章，由行政部门统一收回，并在《印章废止登记表》上登记废止印章的名称、废止日期、收回日期等信息。3.印章废止后，应及时将废止印章交予行政部门封存保管，保存期限为[x]年。保存期满后，经公司分管领导批准，由行政部门统一组织销毁。销毁时，应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息，并由行政部门负责人、公司分管领导签字确认。六、监督与检查（一）监督职责公司行政部门负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对印章的使用、保管等情况进行抽查，确保印章管理规范、安全。（二）检查内容1.印章使用是否符合审批流程，审批文件是否齐全、有效。2.印章保管是否安全，是否存在印章被盗用、丢失等风险。3.《印章使用登记簿》、《印章启用登记表》、《印章交接清单》、《印章废止登记表》等相关台账记录是否完整、准确。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，行政部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对于情节较轻的违规行为，如未按规定流程用印、未及时登记印章使用情况等，给予责任人批评教育，并责令其立即改正。3.对于情节严重的违规行为，如擅自使用印章、伪造印章文件、因保管不善导致印章丢失或被盗用等，给公司造成经济损失或不良影响的，除追究责任人的经济责任外，还将视情节轻重给予警