进口工具管理制度规定

进口工具管理制度规定总则目的为加强公司进口工具的管理，规范进口工具的采购、验收、存储、使用、维护、报废等流程，确保进口工具的安全、完整和有效使用，提高工作效率，降低成本，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有进口工具的管理，包括但不限于生产设备、检测仪器、维修工具、办公设备等。基本原则1.归口管理原则：进口工具的管理由公司指定的部门归口负责，实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算。2.谁使用谁负责原则：进口工具的使用部门和使用人员负责工具的日常使用、维护和保管，确保工具的正常运行和安全使用。3.节约高效原则：在满足工作需要的前提下，合理配置进口工具，提高工具的使用效率，降低采购和使用成本。4.定期清查原则：定期对进口工具进行清查盘点，确保账实相符，及时发现和处理工具管理中存在的问题。管理职责采购部门职责1.负责进口工具的采购计划编制、采购合同签订、采购资金申请等工作。2.按照公司采购管理制度，选择合格的供应商，确保采购的进口工具质量可靠、价格合理、交货及时。3.负责与供应商沟通协调，跟踪采购进度，及时解决采购过程中出现的问题。验收部门职责1.负责制定进口工具的验收标准和验收流程。2.组织对采购的进口工具进行验收，包括数量、规格、型号、质量等方面的检验。3.对验收合格的进口工具出具验收报告，对验收不合格的进口工具及时通知采购部门进行处理。存储部门职责1.负责进口工具的存储管理，建立工具台账和库存档案。2.按照工具的特性和存储要求，合理安排存储场地，确保工具的安全存储。3.定期对库存进口工具进行盘点，及时清理积压、报废工具。使用部门职责1.负责提出进口工具的需求计划，明确工具的规格、型号、数量等要求。2.按照操作规程正确使用进口工具，做好工具的日常维护和保养工作。3.负责工具的现场管理，确保工具的正常使用和安全存放，防止工具丢失、损坏。4.配合采购部门、验收部门、存储部门做好进口工具的采购、验收、存储等工作。财务部门职责1.负责进口工具采购资金的审核和支付。2.按照公司财务管理制度，对进口工具的采购成本、使用成本等进行核算和管理。3.参与进口工具的清查盘点工作，对工具的价值评估和报废处理进行审核。管理部门职责1.负责制定和完善进口工具管理制度，并监督制度的执行情况。2.协调各部门之间的工作关系，解决进口工具管理中出现的重大问题。3.定期对进口工具的管理情况进行检查和评估，提出改进措施和建议。采购管理采购计划1.使用部门根据工作需要，提前[X]个月向采购部门提交进口工具需求计划，明确工具的名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.采购部门对各部门提交的需求计划进行汇总、分析和审核，结合公司库存情况和预算安排，编制年度进口工具采购计划。3.年度采购计划经公司领导审批后实施，采购部门应严格按照计划进行采购，确保采购工作的计划性和严肃性。采购流程1.采购部门根据批准的采购计划，选择合格的供应商。供应商应具备合法的经营资质、良好的信誉和产品质量保证能力。2.采购部门与选定的供应商进行商务谈判，签订采购合同。采购合同应明确工具的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.采购部门按照合同约定，向供应商支付预付款或定金，并跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。4.进口工具到货前，采购部门应通知验收部门做好验收准备工作。验收管理验收标准1.采购的进口工具应符合国家相关标准、行业标准和合同约定的质量标准。2.工具的规格、型号、数量应与采购合同一致。3.工具的外观应无损坏、变形、锈蚀等缺陷，附件、配件应齐全。4.工具的性能、精度应满足工作要求，运行应正常。验收流程1.进口工具到货后，验收部门应及时组织验收。验收人员应包括采购部门、使用部门、技术人员等相关人员。2.验收人员按照验收标准对工具进行逐台检验，检查工具的数量、规格、型号、外观等是否符合要求，并进行性能测试和试运行。3.对验收合格的进口工具，验收人员应在验收报告上签字确认，并将工具移交存储部门或使用部门。4.对验收不合格的进口工具，验收部门应及时通知采购部门与供应商联系，要求供应商限期更换或处理。供应商应在规定时间内将处理结果反馈给公司。5.验收过程中发现的问题，验收人员应详细记录，并及时向相关部门报告。存储管理存储场地1.公司应设立专门的进口工具存储仓库，仓库应具备防火、防潮、防盗、防虫等功能，确保工具的安全存储。2.仓库应根据工具的类别、规格、型号等进行分区存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。库存管理1.存储部门应建立进口工具台账，详细记录工具的名称、规格、型号、数量、采购日期、入库日期、领用日期、使用部门、使用人员等信息。2.库存工具应定期进行盘点，每月至少盘点一次。盘点结果应与工具台账进行核对，如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。3.对积压、闲置的进口工具，存储部门应及时通知采购部门和使用部门进行处理，避免资源浪费。存储要求1.不同类型、不同规格的进口工具应分开存放，避免相互碰撞、挤压造成损坏。2.对精密仪器、贵重工具等应采取特殊的防护措施，如使用专用包装箱、垫料等，防止工具在存储过程中受到损坏。3.仓库应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合工具存储要求。使用管理使用培训1.新采购的进口工具到货后，使用部门应组织使用人员进行培训，使其熟悉工具的性能、操作规程、维护保养方法等。2.培训可采用集中培训、现场演示、操作练习等方式进行，确保使用人员能够正确使用工具。3.使用人员培训合格后，应填写培训记录，并签字确认。使用操作规程1.使用部门应根据进口工具的特点和工作要求，制定详细的操作规程，并张贴在工具使用现场。2.使用人员应严格按照操作规程使用工具，不得擅自更改操作方法或超性能使用工具。3.在使用工具过程中，如发现异常情况，应立即停止使用，并及时报告相关部门进行处理。使用记录1.使用人员应如实记录进口工具的使用情况，包括使用时间、使用地点、使用人员、工作内容等信息。2.使用记录应定期整理归档，保存期限不少于[X]年，以便于查询和追溯。借用管理1.因工作需要借用进口工具的，借用部门应填写借用申请单，注明借用工具的名称、规格、型号、借用时间、借用原因等信息，并经部门负责人签字批准。2.借用申请单提交给存储部门后，存储部门应根据库存情况进行调配，并办理借用手续。借用人员应在借用单上签字确认。3.借用人员应按照规定的时间归还借用工具，如因特殊原因需要延长借用时间的，应提前向存储部门申请，并办理延期手续。4.借用工具归还时，存储部门应对工具进行检查，如发现工具损坏或丢失，借用人员应照价赔偿。维护管理维护计划1.使用部门应根据进口工具的使用频率、性能要求等，制定年度维护计划。维护计划应包括维护内容、维护时间、维护人员等信息。2.维护计划经部门负责人审核后实施，并报管理部门备案。维护实施1.维护人员应按照维护计划对进口工具进行定期维护和保养，确保工具的性能和精度始终处于良好状态。2.维护过程中，维护人员应做好维护记录，包括维护时间、维护内容、更换的零部件等信息。3.对工具出现的故障，维护人员应及时进行维修，并分析故障原因，采取相应的改进措施，防止故障再次发生。维修管理1.进口工具发生故障需要维修时，使用人员应填写维修申请单，注明工具的名称、规格、型号、故障现象、维修要求等信息，并提交给维修部门。2.维修部门接到维修申请单后，应及时安排维修人员进行维修。维修人员应按照维修操作规程进行维修，确保维修质量。3.维修完成后，维修人员应填写维修记录，并对维修工具进行试机，确认工具正常运行后，将维修工具交还给使用部门。4.维修费用应按照公司财务管理制度进行核算和报销。报废管理报废条件1.进口工具已超过规定的使用年限，且无法修复或修复后无法满足工作要求的。2.工具因损坏严重，无法正常使用，且无维修价值的。3.工具因技术更新换代，已被淘汰或不再适用的。4.其他符合报废条件的情况。报废申请1.使用部门或存储部门发现进口工具符合报废条件时，应填写报废申请单，注明工具的名称、规格、型号、购置日期、报废原因等信息，并提交给管理部门。2.管理部门接到报废申请单后，应组织相关人员进行鉴定，确认工具是否符合报废条件。报废审批1.经鉴定符合报废条件的进口工具，报废申请单应报公司领导审批。2.公司领导审批同意后，管理部门应将报废申请单转交给财务部门进行账务处理，并通知存储部门对报废工具进行清理。报废处理1.存储部门对报废的进口工具应进行分类存放，并定期进行清理。2.报废工具的处理方式可采用出售、报废拆解、捐赠等方式，具体处理方式由管理部门根据实际情况确定。3.报废工具处理后，存储部门应填写报废处理记录，注明处理时间、处理方式、处理收入等信息，并报管理部门备案。监督检查定期检查1.管理部门应定期对进口工具的管理情况进行检查，检查内容包括采购、验收、存储、使用、维护、报废等环节的执行情况。2.定期检查可采用现场检查、查阅资料、询问相关人员等方式进行，检查结果应形成检查报告。不定期抽查1.管理部门应不定期对进口工具的管理情况进行抽查，及时发现和纠正管理中存在的问题。2.不定期抽查可针对某个部门或某项工作进行重点检查，抽查结果应及时反馈给相关部门，并要求其限期整改。考核评价1.公司将进口工具管理工作纳入部门和个人绩效考核体系，