印章公司印章管理制度

印章公司印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司各类印章的管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的正式印章。2.法定代表人章：用于特定文件、票据等，代表法定代表人个人意志。3.财务专用章：专门用于财务结算、票据支付等财务相关业务。4.合同专用章：签订各类经济合同、协议等专用印章。5.部门章：各部门为履行职责，在其职权范围内使用的印章。6.其他专用章：根据公司业务需要设置的具有特定用途的印章。二、印章的刻制（一）申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，报公司分管领导审批同意。（二）刻制1.经审批后的《印章刻制申请表》交至行政部门，由行政部门统一安排刻制。2.行政部门应选择具有合法资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章进行验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求。（三）备案1.新刻制的印章，行政部门应填写《印章备案登记表》，详细记录印章的名称、编号、刻制时间、启用时间、保管人等信息。2.《印章备案登记表》经公司法定代表人签字确认后，报当地公安机关备案。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人应对印章的使用情况进行详细记录。（二）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，对不符合规定的用印申请有权拒绝。3.定期对印章进行检查，发现问题及时报告并采取相应措施。4.协助行政部门做好印章的备案、更换、销毁等工作。（三）保管地点1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章应存放在公司保险柜内，由专人负责保管。2.部门章应存放在各部门指定的安全地点，由部门负责人指定专人保管。四、印章的使用（一）使用流程1.填写用印申请表：用印人应根据用印事项填写《用印申请表》，详细说明用印文件名称、文号、内容、用印份数、用印日期等信息。2.审批：一般事项用印，经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。重要事项用印，经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人审批。涉及财务、合同等重要文件用印，还需经财务部门、法务部门审核签字。3.用印：印章保管人在审核《用印申请表》及相关文件无误后，方可在用印文件上加盖印章，并在用印处注明用印日期、份数等信息。（二）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等；代表公司签署的各类法律文件；公司授权委托书、介绍信等。2.法定代表人章：用于公司法定代表人签署的文件、票据、报表等；法定代表人授权办理的相关事项。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据支付、资金往来等财务相关业务。4.合同专用章：用于公司签订各类经济合同、协议等。5.部门章：用于各部门在其职权范围内出具的文件、通知、证明等。6.其他专用章：按照公司规定的特定用途使用。（三）禁止使用情况1.未经审批的文件、合同等不得用印。2.空白纸张、空白介绍信、空白合同等不得加盖印章。3.涉及违法违规、损害公司利益的文件不得用印。五、印章的停用与更换（一）停用1.因公司名称变更、部门撤销、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，经公司法定代表人审批后，办理停用手续。2.印章停用后，保管人应将印章及时交回行政部门，并在《印章保管登记表》上注明停用日期。（二）更换1.因公司业务发展需要或原印章损坏等原因，需要更换印章的，由行政部门按照印章刻制的程序办理更换手续。2.更换后的印章应及时进行备案，并通知相关部门和人员。3.原印章停用后，应按照规定进行销毁。六、印章的交接（一）交接原因1.印章保管人员离职、调动、岗位调整等原因，需要进行印章交接。2.印章保管人员因特殊情况暂时无法履行保管职责，需要进行印章交接。（二）交接流程1.印章保管人员提出印章交接申请，填写《印章交接申请表》，详细说明交接原因、交接时间、交接印章名称等信息。2.部门负责人审核签字后，报行政部门备案。3.行政部门组织交接双方进行印章交接，填写《印章交接登记表》，详细记录交接印章的名称、编号、交接时间、交接人、接收人等信息。4.交接双方应在《印章交接登记表》上签字确认，行政部门负责人监交。七、印章的销毁（一）销毁原因1.印章停用后，按照规定需要进行销毁的。2.印章损坏、丢失等原因，无法继续使用的。（二）销毁流程1.行政部门填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、编号、销毁原因等信息。2.《印章销毁申请表》经公司法定代表人审批后，由行政部门组织销毁。3.销毁印章时，应至少有两名以上人员在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。4.印章销毁后，行政部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料存档。八、监督与检查（一）定期检查1.行政部门应定期对印章的保管、使用情况进行检查，确保印章管理规范。2.检查内容包括印章存放是否安全、使用是否符合规定、审批手续是否齐全等。（二）不定期抽查1.公司领导有权对印章管理情况进行不定期抽查，发现问题及时责令整改。2.对于违反印章管理制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚。九、责任追究（一）违规行为1.未经审批擅自使用印章。2.超越审批权限使用印章。3.在空白纸张、空白介绍信、空白合同等上加盖印章。4.因保管不善导致印章被盗、丢失或损坏。5.其他违反印章管理制度的行为。（二）责任追究方式1.对于违规使用印章的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处罚。2.因违规使用印章给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。3.构成犯罪的，依法追究刑