高校保密文件管理制度

高校保密文件管理制度一、总则（一）目的为加强高校保密文件管理，确保国家秘密和学校敏感信息的安全，防止文件的泄露、丢失和滥用，维护学校正常的教学、科研和管理秩序，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例等相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院、各直属单位以及全体教职员工、学生在涉及保密文件的制作、传递、使用、存储、保管、销毁等全过程的管理。（三）基本原则1.严格保密原则：对保密文件的管理必须严格遵循保密规定，采取必要的保密措施，确保文件内容不被泄露。2.分级管理原则：根据文件的密级程度，实行分级分类管理，明确不同级别文件的管理要求和责任。3.全程管控原则：对保密文件从产生到销毁的全过程进行有效管控，防止出现管理漏洞。4.依法依规原则：严格依照国家法律法规和学校相关制度开展保密文件管理工作，确保管理活动合法合规。二、保密文件的定义与分类（一）定义保密文件是指涉及国家秘密、学校商业秘密、工作秘密以及其他需要保密的文件、资料、数据、信息等，其内容一旦泄露可能会对国家利益、学校声誉或相关方权益造成损害。（二）分类1.国家秘密文件：依据《中华人民共和国保守国家秘密法》确定的国家秘密事项，分为绝密、机密、秘密三级。绝密级：是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。机密级：是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。秘密级：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。2.学校商业秘密文件：涉及学校在教学、科研、产业等活动中形成的不为公众所知悉、能为学校带来经济利益、具有实用性并经学校采取保密措施的技术信息和经营信息等文件。如学校自主研发的科研成果、专利技术、教学资源、招生计划、财务数据、合作项目协议等。3.工作秘密文件：在学校日常工作中产生的，不属于国家秘密，但不宜公开，一旦泄露会对学校工作秩序、教学科研活动等造成不利影响的文件。如学校内部的工作计划、工作方案、人事任免讨论记录等。三、保密文件的制作与传递（一）制作1.确定密级：在文件起草过程中，起草部门或人员应根据文件内容，按照保密规定准确确定文件的密级，并在文件首页左上角标明相应密级和保密期限。2.载体选择：优先选用具有保密功能的载体进行文件制作，如加密存储设备、加密打印设备等。严禁在连接互联网的计算机上处理涉及国家秘密和学校重要敏感信息的文件。3.草稿管理：对保密文件的草稿、废稿等，应按照与正式文件相同的密级进行管理，妥善销毁，防止泄露。（二）传递1.专人传递：保密文件应通过专人进行传递，传递人员要具备良好的保密意识和责任心，确保文件安全、准确送达。2.传递方式：根据文件的密级和紧急程度，选择合适的传递方式。绝密级文件必须通过机要交通或专人专车传递；机密级和秘密级文件可通过机要交换、专人送达或加密电子传输等方式传递。3.交接登记：传递保密文件时，必须进行严格的交接登记手续，明确交接双方的责任。交接双方应仔细核对文件数量、内容、密级等信息，在交接登记簿上签字确认。四、保密文件的使用与存储（一）使用1.限定范围：保密文件的使用应严格限定在经过批准的人员范围内，严禁无关人员接触和使用。使用人员必须根据工作需要，在规定的时间和地点使用文件，不得擅自扩大使用范围。2.阅读审批：阅读保密文件应履行审批手续，未经批准不得擅自阅读。阅读人员应在规定的阅读范围内进行阅读，不得私自摘抄、复印、拍照、录制文件内容。确因工作需要摘抄、复印、拍照、录制的，必须经文件制发部门或保密管理部门批准，并按照批准的范围和要求进行操作。3.归还保管：使用完毕后，使用人员应及时将保密文件归还至文件保管部门或指定的保管人员处，并办理归还登记手续。保管人员应对归还的文件进行认真核对，确保文件的完整性和保密性。（二）存储1.专用场所：设立专门的保密文件存储场所，如保密档案室、保密资料柜等，并配备必要的安全防护设施，如防盗门、防盗窗、监控设备、防火设备、防潮设备等，确保文件存储环境安全可靠。2.分类存放：保密文件应按照密级、类别进行分类存放，不同密级的文件应分开存放，并有明显的标识。同时，要建立文件存储索引，便于查找和管理。3.电子存储：对于电子形式的保密文件，应存储在加密的存储设备或服务器上，并设置访问权限和密码。存储设备应定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，要对存储设备进行严格管理，防止丢失、被盗或损坏。五、保密文件的保管与借阅（一）保管1.专人负责：指定专人负责保密文件的保管工作，保管人员应具备较强的保密意识和责任心，熟悉保密文件管理规定。2.定期盘点：保管人员应定期对保密文件进行盘点，核对文件数量、内容、密级等信息，确保文件的完整性和准确性。如发现文件丢失、损坏或泄密等情况，应及时报告并采取相应的措施。3.环境维护：保持保密文件存储场所的清洁、整齐、通风良好，确保文件不受潮、发霉、虫蛀等损坏。同时，要注意防火、防盗、防虫等安全防范工作。（二）借阅1.严格审批：因工作需要借阅保密文件的，必须填写借阅申请表，注明借阅文件的名称、密级、借阅原因、借阅时间等信息，经所在部门负责人审核，报保密管理部门批准后方可借阅。2.借阅期限：借阅保密文件的期限一般不得超过规定的时间，如需延期借阅，应重新办理审批手续。3.借阅归还：借阅人员应妥善保管所借阅的保密文件，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。借阅期满后，应及时归还所借阅的文件，并办理归还登记手续。如发现文件有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。六、保密文件的销毁（一）销毁范围1.过期文件：对于超过保密期限或已失去使用价值的保密文件，应及时进行销毁。2.废止文件：因政策调整、工作变更等原因废止的保密文件，应按照规定进行销毁。3.多余文件：因工作失误等原因产生的多余保密文件，应及时销毁。（二）销毁方式1.集中销毁：对于纸质保密文件，应采用集中销毁的方式，由保密管理部门统一组织，在指定的销毁场所进行销毁。销毁过程应进行全程监督，确保文件彻底销毁。2.技术销毁：对于电子保密文件，应采用技术手段进行销毁，如数据擦除、格式化、加密删除等，确保数据无法恢复。3.登记备案：销毁保密文件时，应填写销毁登记表，注明文件名称、密级、数量、销毁方式、销毁时间、销毁人员等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。销毁登记表应长期保存，以备查阅。七、保密文件管理的监督与检查（一）监督主体学校保密委员会负责对全校保密文件管理工作进行监督检查，各部门、各学院、各直属单位的保密工作领导小组负责对本单位保密文件管理工作进行日常监督检查。（二）检查内容1.制度执行情况：检查各单位是否严格执行本制度及相关保密规定，是否建立健全保密文件管理工作制度和流程。2.文件管理情况：检查保密文件的制作、传递、使用、存储、保管、销毁等环节是否符合规定，是否存在文件泄露、丢失、滥用等情况。3.人员管理情况：检查涉及保密文件管理的人员是否具备保密意识和保密技能，是否经过保密教育培训，是否签订保密承诺书。（三）检查方式1.定期检查：学校保密委员会每年至少组织一次全校性的保密文件管理工作专项检查，各单位保密工作领导小组每季度至少组织一次本单位的保密文件管理工作检查。2.不定期抽查：学校保密管理部门不定期对各单位保密文件管理工作进行抽查，重点检查保密文件管理的关键环节和重要部位。3.专项检查：针对特定时期、特定事项或特定领域的保密文件管理工作，组织开展专项检查，及时发现和解决存在的问题。（四）问题整改对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关单位限期整改。整改单位应认真分析问题产生的原因，制定切实可行的整改措施，并按时将整改情况报告学校保密管理部门。学校保密管理部门对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。八、保密文件管理的责任追究（一）责任界定1.直接责任：对因故意或重大过失导致保密文件泄露、丢失、滥用等事故发生的直接责任人，依法依规追究其责任。2.领导责任：对因管理不善、监督不力等原因导致保密文件管理工作出现问题的单位负责人和相关管理人员，追究其领导责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对违反保密文件管理规定情节较轻的人员，给予批评教育，责令其作出书面检讨，并限期整改。2.警告处分：对违反保密文件管理规定情节较重的人员，给予警告处分，同时取消其当年评优评先资格。3.记过处分：对违反保密文件管理规定情节严重的人员，给予记过处分，并视情节轻重，扣发一定比例的绩效工资。4.辞退或开除：对违反保密文件管理规定造成重大损失或恶劣影响的人员，予以辞退或开除，并依法追究其法律责任。（三）法律责任对违反保密文件管