餐饮印章使用管理制度VIP

餐饮印章使用管理制度总则目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司总部及各下属餐饮门店。适用范围本制度所指印章包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章以及各部门专用章、门店业务章等。印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保印章存放安全，使用过程可追溯，防止印章被盗用、冒用。3.严肃性原则：印章使用应严肃认真，严格履行审批手续，不得随意使用。4.归口管理原则：公司行政部为印章管理的归口部门，负责统一管理各类印章，明确各印章的使用范围和审批权限。印章的刻制与启用印章刻制1.公司因业务需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报行政部审核。2.行政部审核通过后，报公司法定代表人审批。审批通过后，由行政部统一安排到公安机关指定的具有资质的刻章单位进行刻制。3.新印章刻制完成后，行政部应及时与刻章单位进行交接，核对印章的规格、样式、材质等是否与申请一致，并留存印章印模。印章启用1.新印章启用前，行政部应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，经公司法定代表人审批后，方可正式启用。2.行政部应将印章启用的相关信息及时通知各部门，并在公司内部发布启用公告。同时，将新印章印模分发给相关部门备案。3.对于废止的印章，行政部应及时收回，并在《印章管理台账》中注明废止日期和原因。废止的印章应妥善保管，定期销毁。印章的保管保管方式1.公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章等重要印章，由行政部指定专人负责保管。保管人应具备良好的职业道德和责任心，确保印章安全。2.各部门专用章、门店业务章等，由各部门负责人指定专人保管，并报行政部备案。3.印章保管人应配备专用的印章保险柜或保管箱，将印章存放于安全可靠的地方，确保印章存放环境安全，防止印章被盗、被抢、丢失或损坏。保管要求1.印章保管人应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交予他人保管或使用。如因特殊原因需要临时委托他人保管印章的，必须经印章管理部门负责人批准，并办理书面委托手续。受托人在使用印章后，应及时归还印章，并向保管人报告使用情况。2.印章保管人应妥善保管印章存放的保险柜或保管箱钥匙，不得随意转借他人。如钥匙丢失，应及时报告行政部，并采取相应的防范措施，如更换锁具等。3.印章保管人应定期检查印章的保管情况，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、变形、字迹不清等情况，应及时报告行政部，并按规定申请更换印章。4.印章保管人离职或岗位调动时，应及时办理印章交接手续。交接双方应在行政部的监督下，对印章的数量、规格、使用情况等进行详细核对，并填写《印章交接清单》。交接清单一式三份，交接双方各执一份，行政部留存一份。印章的使用使用范围1.公司公章：适用于以公司名义对外发布的重要文件、信函、报表；与外单位签订的合同、协议；对外提供的担保、证明等。2.合同专用章：专门用于公司对外签订各类合同、协议。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。4.发票专用章：用于公司开具各类发票。5.法人章：在办理银行结算、签署重要文件等需要法人签字的情况下使用。6.各部门专用章：用于本部门内部的文件、报表、通知等的盖章确认，不得对外使用。7.门店业务章：用于门店日常经营活动中的业务单据、协议等的盖章确认，如订单确认、收款收据等。使用流程1.填写申请表：使用印章时，需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并由申请部门负责人签字确认。2.审批：一般事项用印：由申请部门负责人审批。重要事项用印：涉及合同签订、对外担保、重大文件发布等重要事项的用印，需经公司法定代表人或其授权的代理人审批。财务事项用印：按照公司财务管理制度的规定，由财务负责人审批。3.用印：印章保管人在收到经审批的《印章使用申请表》后，应仔细核对申请表上的各项信息与用印文件是否一致。确认无误后，在规定的位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。4.登记：印章保管人在用印完成后，应及时在《印章使用登记台账》上记录用印日期、用印文件名称、用印份数、申请部门、审批人等信息，以备查询和追溯。特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法事先填写《印章使用申请表》并按正常流程审批时，印章使用人应电话请示相关审批人同意后，先行用印，但事后必须及时补办审批手续和填写申请表。2.对于异地用印的情况，可采用传真或扫描等方式将《印章使用申请表》及用印文件发送给印章保管人，经审批人确认后，由印章保管人在异地用印，但事后需及时将原件寄回公司存档。印章的停用与销毁停用条件1.公司名称变更、机构调整等原因，导致原印章不再适用。2.印章损坏、遗失或被盗。3.根据公司规定，需要停用的其他印章。停用流程1.当印章需要停用时，由行政部填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，经公司法定代表人审批后，正式通知各部门停止使用该印章。2.行政部应及时收回停用的印章，并在《印章管理台账》中注明停用日期和原因。销毁流程1.对于停用的印章，行政部应定期进行清理，并提出销毁申请。申请时需填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、停用日期、销毁原因等信息，并附上拟销毁印章的印模。2.《印章销毁申请表》经公司法定代表人审批后，由行政部会同审计部门等相关人员共同对拟销毁的印章进行销毁。销毁过程应进行现场监督，并填写《印章销毁记录》，记录销毁时间、地点、参与人员等信息。3.印章销毁后，行政部应将《印章销毁申请表》、《印章销毁记录》等相关资料存档，以备查阅。监督与检查监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由行政部、审计部门等相关人员组成，负责对印章的刻制、保管、使用、停用与销毁等全过程进行监督检查。2.监督小组定期对公司印章管理情况进行检查，检查内容包括印章管理制度的执行情况、印章保管的安全性、使用流程的规范性等。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、罚款、降职、撤职等处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。2.因印章保管不