售公司物料管理制度

售公司物料管理制度一、总则（一）目的为加强公司物料管理，规范物料采购、存储、使用及报废等流程，确保物料供应及时、准确，降低物料成本，提高公司运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各门店的所有物料管理活动，包括但不限于商品包装材料、办公用品、促销物料、设备维修零部件等。（三）基本原则1.计划性原则根据公司业务发展规划、销售预测及库存状况，制定合理的物料采购计划，确保物料供应的及时性和准确性。2.经济性原则在保证物料质量的前提下，通过合理的采购渠道、采购批量及库存管理，降低物料采购成本和库存成本。3.归口管理原则明确各部门在物料管理中的职责和权限，实行归口管理，确保物料管理工作的统一协调和高效运作。4.全程监控原则对物料采购、验收、存储、发放、使用及报废等全过程进行监控，确保物料管理规范、有序。二、职责分工（一）采购部门1.负责根据公司物料需求计划，制定采购计划并组织实施采购活动。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。3.负责采购合同的签订、执行及跟踪，确保采购物料按时、按质、按量到货。4.负责收集市场物料价格信息，进行采购成本分析，降低采购成本。（二）仓储部门1.负责物料的验收入库、存储保管、发放及盘点等工作。2.建立物料库存台账，定期核对账目，确保账实相符。3.按照物料存储要求，合理安排仓储空间，做好物料的防潮、防虫、防火等工作。4.定期对库存物料进行清查盘点，及时处理积压、变质等物料。（三）使用部门1.根据业务需求，提出物料需求申请，详细说明物料名称、规格、数量、用途等信息。2.负责本部门领用物料的使用管理，合理控制物料消耗，避免浪费。3.协助仓储部门做好物料盘点工作，提供相关盘点数据和信息。（四）财务部门1.负责审核物料采购预算和费用报销，确保资金使用合理、合规。2.参与物料采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关。3.定期对物料采购成本和库存成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（五）质量管理部门1.负责对采购物料的质量进行检验和验收，确保物料符合质量标准。2.对不合格物料提出处理意见，并跟踪处理结果。3.参与供应商质量管理，协助采购部门评估供应商质量保证能力。三、物料采购管理（一）采购计划制定1.使用部门应根据业务发展需求，提前[X]个工作日填写《物料需求申请表》，详细注明物料名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息，并提交至本部门负责人审核。2.部门负责人对《物料需求申请表》进行审核，确认需求的合理性和必要性后，签字批准并提交至采购部门。3.采购部门收到各部门提交的《物料需求申请表》后，进行汇总整理，并结合库存状况，制定月度采购计划。采购计划应明确物料名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间等内容。4.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商资源库。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、稳定的生产能力和质量保证能力。2.采购部门对新供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》，内容包括供应商基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.根据供应商评估结果，采购部门选择合格的供应商，并与其签订《采购合同》。合同应明确双方的权利和义务，包括物料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。4.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，应停止与其合作。（三）采购实施1.采购人员根据审批后的采购计划，向选定的供应商发送《采购订单》，明确物料名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等要求。2.供应商收到《采购订单》后，应确认订单内容，并按照约定的时间和方式组织生产和发货。3.采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物料按时、按质、按量到货。如遇特殊情况需要变更订单，采购人员应及时与供应商协商，并报采购部门负责人批准。4.物料到货前，采购人员应提前通知仓储部门做好验收准备工作。四、物料验收入库管理（一）验收准备1.仓储部门接到采购人员的到货通知后，应安排验收人员，准备好验收所需的工具和场地。2.验收人员应熟悉物料的验收标准和要求，了解采购订单的内容。（二）验收流程1.物料到货后，验收人员首先核对送货单与采购订单的一致性，包括物料名称、规格型号、数量、供应商等信息。2.对物料的外观、包装进行检查，查看是否有破损、变形、受潮等情况。3.按照质量标准对物料进行抽检或全检，检验物料的质量是否符合要求。对于需要进行质量检验的物料，验收人员应及时通知质量管理部门进行检验。4.验收合格的物料，验收人员在送货单上签字确认，并办理入库手续。入库时，仓储人员应按照物料类别、规格型号等进行分类存放，并在库存台账上记录入库日期、物料名称、规格型号、数量、供应商等信息。5.验收不合格的物料，验收人员应填写《不合格物料报告》，详细说明不合格情况及原因，并及时通知采购部门。采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货或补货等。五、物料存储管理（一）存储环境要求1.根据物料的特性和存储要求，仓储部门应提供适宜的存储环境，确保物料质量不受影响。2.对于易受潮、易变质的物料，应存放在干燥、通风的仓库中，并采取防潮、防虫、防火等措施。3.对于易燃易爆、有毒有害的物料，应按照相关规定进行单独存储，并设置明显的警示标识。（二）库存盘点1.仓储部门应定期对库存物料进行盘点，确保账实相符。盘点周期分为月度小盘点和年度大盘点。2.月度小盘点由仓储部门自行组织，盘点结果应在次月[X]个工作日内上报至财务部门和采购部门。3.年度大盘点由公司统一组织，成立盘点小组，成员包括仓储部门、财务部门、采购部门等相关人员。盘点工作应在年底前完成，盘点结果应进行分析总结，并形成《库存盘点报告》。4.如发现账实不符的情况，仓储部门应及时查明原因，并填写《盘盈盘亏报告》，报财务部门进行账务处理。（三）库存控制1.采购部门应根据库存状况和销售预测，合理控制物料采购量，避免库存积压或缺货。2.仓储部门应定期对库存物料进行分析，对于积压物料应及时提出处理建议，报公司领导审批后进行处理。3.使用部门应合理使用物料，避免浪费。对于可回收利用的物料，应进行回收再利用。六、物料发放管理（一）发放流程1.使用部门根据业务需求，填写《物料领用申请表》，注明物料名称、规格型号、数量、用途等信息，并提交至本部门负责人审核。2.部门负责人对《物料领用申请表》进行审核，确认需求的合理性后，签字批准并提交至仓储部门。3.仓储部门根据审批后的《物料领用申请表》进行物料发放，并在库存台账上记录发放日期、物料名称、规格型号、数量、领用部门等信息。4.发放的物料应按照规定的方式进行包装和运输，确保物料在发放过程中不受损坏。（二）限额领料1.对于用量较大且有消耗定额的物料，实行限额领料制度。使用部门应根据生产或业务计划，提前制定限额领料计划，并提交至仓储部门。2.仓储部门按照限额领料计划进行发料，超限额领料时，使用部门应说明原因，并经相关部门负责人批准后，方可补发。（三）借用管理1.因工作需要临时借用物料的，借用部门应填写《物料借用申请表》，注明借用物料名称、规格型号、数量、借用期限、用途等信息，并提交至本部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将《物料借用申请表》提交至仓储部门。仓储部门根据库存情况进行审批，如同意借用，应办理借用手续，并在库存台账上记录借用情况。3.借用期限届满后，借用部门应及时归还借用的物料。如因特殊原因需要延长借用期限的，借用部门应提前向仓储部门提出申请，经批准后方可延期。七、物料使用管理（一）使用部门职责1.使用部门应合理安排物料的使用，提高物料使用效率，避免浪费。2.对领用的物料进行妥善保管，确保物料在使用过程中不受损坏。3.定期对本部门物料使用情况进行统计分析，向采购部门和仓储部门反馈物料需求信息。（二）监督与考核1.公司应建立物料使用监督机制，定期对各部门物料使用情况进行检查和评估。2.对于物料使用过程中存在浪费现象的部门，公司将进行通报批评，并要求其限期整改。情节严重的，将按照公司相关规定进行处罚。八、物料报废管理（一）报废申请1.对于已损坏、过期、变质或不再使用的物料，使用部门应填写《物料报废申请表》，详细说明物料名称、规格型号、数量、报废原因等信息，并提交至本部门负责人审核。2.部门负责人对《物料报废申请表》进行审核，确认报废原因合理后，签字批准并提交至质量管理部门。（二）报废鉴定1.质量管理部门接到《物料报废申请表》后，组织相关人员对申请报废的物料进行鉴定，确认是否符合报废条件。2.对于符合报废条件的物料，质量管理部门在《物料报废申请表》上签署鉴定意见，并提交至财务部门和仓储部门。（三）报废处理1.财务部门对物料报废申请进行审核，确认报废金额，并进行账务处理。2.仓储部门根据批准后的《物料报废申请表》，对报废物料进行清理和处置。对于有残值的报废物料，应按照公司相关规定进行变卖或回收处理，变卖收入应及时上缴公司财务。九、信息管理（一）物料信息系统1.公司应建立物料管理信息系统，实现物料采购、库存、发放、使用及报废等全过程的信息化管理。2.各部门应及时将物料相关信息录入系统，确保信息的准确性和及时性。（二）数据统计与分析1.采购部门