部门印章管理制度通知

部门印章管理制度通知一、总则（一）目的为加强公司部门印章的管理，规范印章的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门印章的管理与使用。（三）定义本制度所称部门印章是指公司各部门因工作需要刻制的，用于本部门业务范围内的各类文件、合同、协议、报表等的印章。二、印章的刻制（一）申请各部门因工作需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章的名称、用途、样式等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至公司行政管理部门。（二）审批行政管理部门收到《印章刻制申请表》后，应进行审核。审核内容包括印章的必要性、名称是否规范等。审核通过后，报公司分管领导审批。（三）刻制经公司分管领导审批同意后，行政管理部门统一安排印章的刻制工作。印章必须由具有合法资质的印章刻制单位刻制，确保印章的质量和安全性。（四）备案印章刻制完成后，行政管理部门应将印章的样式、印模等信息进行备案，并留存一份印模作为档案保存。同时，应将印章的启用时间、保管人等信息通知各相关部门。三、印章的保管（一）专人保管各部门印章应由专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。保管人不得将印章转借他人使用，不得随意放置印章，确保印章的安全。（二）保管环境印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并保持存放环境的干燥、整洁。同时，应采取必要的防盗、防潮、防火等措施，防止印章损坏或丢失。（三）交接手续印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续。交接双方应在行政管理部门的监督下，对印章的数量、完好情况等进行核对，并填写《印章交接清单》，双方签字确认。交接完成后，行政管理部门应及时更新印章保管人信息。四、印章的使用（一）使用范围部门印章只能用于本部门业务范围内的文件、合同、协议、报表等的签署，不得超出规定范围使用。严禁将部门印章用于任何形式的经济担保、借贷等活动。（二）使用流程1.申请：使用部门印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：对于涉及重要事项、金额较大的合同等用印申请，应提交至公司相关业务部门或法务部门进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.用印：经审批同意后，印章保管人应在《印章使用申请表》上登记用印时间、用印内容等信息，并在指定位置加盖印章。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。4.登记：印章使用完毕后，印章保管人应及时将《印章使用申请表》进行归档，并在印章使用登记簿上进行详细登记，记录用印时间、用印事项、文件名称、文号、用印人等信息。（三）特殊情况处理1.紧急用印：如遇紧急情况需要立即用印，无法按照正常流程进行审批时，使用部门应电话请示部门负责人同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印：因工作需要在异地使用部门印章时，应提前与行政管理部门沟通协调，并按照公司相关规定办理异地用印手续。异地用印时，应采取必要的安全措施，确保印章的安全使用。五、印章的停用与销毁（一）停用当部门印章因机构调整、业务变更等原因不再使用时，应及时办理停用手续。停用印章应由部门负责人填写《印章停用申请表》，经公司分管领导审批后，交行政管理部门统一保管。（二）销毁对于停用的印章，行政管理部门应定期进行清理，并根据公司相关规定进行销毁。销毁印章时，应至少有两名以上人员在场监督，并填写《印章销毁清单》，双方签字确认。销毁清单应作为档案保存，以备查阅。六、监督与检查（一）定期检查行政管理部门应定期对各部门印章的保管、使用情况进行检查，确保印章管理规范、使用安全。检查内容包括印章的保管环境、使用流程、登记记录等。（二）不定期抽查公司领导或行政管理部门可根据工作需要，对各部门印章的管理与使用情况进行不定期抽查。对于发现的问题，应及时责令相关部门进行整改，并对整改情况进行跟踪检查。（三）违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，将追究相关人员的责任，并给予相应的经济处罚；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。七、附则（一）解释