违反印章管理制度规定VIP

违反印章管理制度规定总则目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构，涵盖公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等各类印章。基本原则印章管理遵循"明确责任、规范流程、严格审批、安全保管"的原则。确保印章使用合法合规、安全可靠，防止印章滥用、盗用等风险。印章的刻制与启用印章刻制1.申请：因工作需要刻制印章，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.审核：行政部门对申请表进行审核，重点审查刻制印章的必要性、名称规范性等。审核通过后，报公司分管领导审批。3.刻制：经审批同意后，行政部门选择具有资质的印章制作单位进行刻制。刻制过程中，应要求制作单位严格按照公司提供的样式和规格进行制作，确保印章质量。4.验收：印章刻制完成后，行政部门会同需求部门对印章进行验收。检查印章的外观、尺寸、文字等是否符合要求，确认无误后，在《印章刻制登记表》上签字确认。印章启用1.登记：新印章启用前，行政部门应在《印章使用登记簿》上详细登记印章名称、启用日期、保管人等信息。2.启用通知：行政部门应及时将新印章启用的信息通知公司各部门，并明确告知印章的使用范围和审批流程。3.旧章废止：新印章启用后，原相关印章同时废止。行政部门应及时收回废止印章，并进行妥善保管或销毁处理。印章的保管保管责任1.专人保管：各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.明确职责：保管人员应严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章交予他人使用。同时，应做好印章的日常保管工作，确保印章安全。保管方式1.保险柜存放：公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放在保险柜中，并设置密码和钥匙。密码由保管人员掌握，钥匙应实行分开保管，分别由保管人员和部门负责人持有。2.专柜存放：法人章、部门章等相对次要的印章可存放在专柜中，并加锁保管。专柜钥匙由保管人员负责保管。保管环境印章保管场所应保持安全、整洁、干燥，避免印章受潮、受损或被盗。同时，应安装必要的安全防范设施，如监控摄像头、报警装置等。印章的使用使用范围1.公司公章：用于公司对外的重要文件、合同、协议等的签署；公司向上级主管部门、政府部门报送的重要文件；公司各类证明文件的开具等。2.合同专用章：专门用于公司对外签订合同、协议等经济往来文件。3.财务专用章：用于公司财务票据、报表、凭证等的盖章；银行账户的开立、变更、销户等相关业务的办理。4.法人章：用于公司法定代表人授权的特定业务，如支票背书、银行承兑汇票等。5.部门章：用于部门内部的文件、通知、报告等的盖章，但不得用于对外签订合同、协议等重要文件。使用流程1.申请：使用印章时，由使用人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：根据用印事项的性质和审批权限，提交相应领导进行审核。一般事项由部门分管领导审批；重要事项需经公司总经理审批。3.盖章：经审批同意后，使用人携带《印章使用申请表》及相关文件到印章保管人员处盖章。印章保管人员应对用印文件进行认真核对，确保用印内容与申请表一致。4.登记：印章保管人员在用印完成后，应在《印章使用登记簿》上详细记录用印时间、用印事项、文件名称、文号、份数、审批人等信息，并由使用人签字确认。使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.如因工作需要确需在空白纸张上盖章，必须经公司总经理批准，并在盖章后由专人跟踪使用情况，确保不被滥用。3.印章使用应严格按照规定的使用范围和审批流程进行，不得擅自扩大使用范围或简化审批程序。印章的变更与注销变更1.印章信息变更：如印章的名称、规格、保管人等信息发生变更，由行政部门填写《印章变更申请表》，经公司分管领导审批后，及时办理相关变更手续。2.变更登记：印章变更完成后，行政部门应在《印章使用登记簿》和《印章刻制登记表》上进行相应的变更登记。注销1.印章停用注销：因公司机构调整、业务变更等原因，导致印章不再使用时，由行政部门填写《印章注销申请表》，详细说明印章停用原因，并经公司分管领导审批。2.印章收缴：审批通过后，行政部门负责收回印章，并在《印章使用登记簿》上进行注销登记。3.销毁处理：收回的印章应及时进行销毁处理。销毁过程应由行政部门会同相关部门共同进行，并做好记录。销毁记录应包括印章名称、销毁时间、销毁方式、参与人员等信息。印章的监督与检查监督部门公司行政部门负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。同时，公司审计部门有权对印章使用情况进行不定期审计。检查内容1.印章保管情况：检查印章保管人员是否严格按照规定保管印章，保管场所是否安全，印章存放是否规范等。2.印章使用情况：检查印章使用是否符合规定的使用范围和审批流程，用印文件是否真实、合法、有效，《印章使用登记簿》记录是否完整、准确等。3.印章变更与注销情况：检查印章变更和注销手续是否齐全，是否及时进行登记和处理等。违规处理1.发现违规行为：对于在印章管理和使用过程中发现的违规行为，行政部门应及时进行调查核实。2.责令整改：对于一般性违规行为，行政部门应责令相关责任人立即整改，并给予警告。3.严肃处理：对于情节严重的违规行为，如印章被盗用、滥用给公司造成重大损失的，公司将依法追究相关责任人的法律责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分。印章管理的信息化建设建立印章管理系统公司应积极推进印章管理的信息化建设，建立印章管理系统。通过信息化手段，实现印章申请、审批、使用、登记等流程的自动化管理，提高印章管理的效率和准确性。系统功能要求1.印章信息管理：在系统中录入各类印章的详细信息，包括印章名称、规格、启用日期、保管人等。2.用印申请审批：使用人可通过系统提交用印申请，系统自动按照预设的审批流程进行流转，审批人可在系统中进行审批操作。3.用印记录查询：授权人员可通过系统查询印章的使用记录，包括用印时间、用印事项、文件名称、文号、份数、审批人等信息。4.统计分析功能：系统应具备统计分析功能，能够对印章使