财务公司物资管理制度

财务公司物资管理制度总则目的为加强财务公司物资管理，规范物资采购、使用、保管及处置等行为，确保物资安全、合理使用，提高物资使用效益，保障公司正常运营，特制定本制度。适用范围本制度适用于财务公司总部及各分支机构的物资管理，包括但不限于办公用品、办公设备、固定资产、低值易耗品等各类物资。基本原则1.统一管理原则：公司物资实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算，确保物资管理的规范性和协调性。2.合理配置原则：根据公司业务需求和实际情况，合理配置物资资源，避免浪费和闲置。3.成本效益原则：在物资采购、使用过程中，充分考虑成本效益因素，降低物资采购成本和使用成本，提高经济效益。4.责任追究原则：明确物资管理各环节的责任，对因管理不善、违规操作等造成物资损失的，追究相关人员的责任。物资分类与编码物资分类1.办公用品：包括文具、纸张、办公耗材、办公家具等。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪等。3.固定资产：使用期限超过一年，单位价值较高，且在使用过程中保持原有物质形态的资产，如房屋、建筑物、机器设备、运输工具等。4.低值易耗品：单位价值较低、使用期限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、器具、劳保用品等。5.其他物资：不属于以上分类的其他物资。物资编码1.公司对各类物资进行统一编码管理，编码应具有唯一性、系统性和扩展性。2.物资编码应包含物资类别、规格型号、采购年份等信息，便于物资的识别、统计和管理。3.物资编码一经确定，不得随意更改。如需更改，应按照规定的程序进行审批，并及时更新相关物资管理资料。物资采购管理采购计划1.各部门应根据工作需要和实际库存情况，定期编制物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、需求时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后报物资管理部门汇总。物资管理部门根据公司整体物资需求情况和库存状况，对采购计划进行综合平衡和审核，编制公司年度、季度和月度物资采购计划。3.采购计划应严格按照规定的时间节点报送，确保物资采购工作的顺利进行。如遇特殊情况需要调整采购计划，应及时向物资管理部门提出申请，经批准后方可调整。采购流程1.采购申请：各部门根据批准的采购计划，填写物资采购申请表，详细注明物资名称、规格型号、数量、预算金额、用途等信息，并经部门负责人签字确认后提交物资管理部门。2.采购审批：物资管理部门收到采购申请表后，对采购物资的必要性、合理性、预算金额等进行审核。对于金额较大或重要物资的采购，还需报公司领导审批。3.供应商选择：物资管理部门根据采购物资的特点和要求，通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、供货业绩、产品质量等情况，定期对供应商进行评估和考核。4.采购合同签订：与选定的供应商签订采购合同，明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购合同应经公司法律部门审核后签订，确保合同的合法性和有效性。5.采购执行：物资管理部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的供货进度，确保物资按时、按质、按量供应。如发现供应商未履行合同约定，应及时采取措施，追究供应商的责任。6.验收付款：物资到货后，物资管理部门组织相关人员进行验收。验收合格的物资，办理入库手续；验收不合格的物资，及时与供应商协商处理。物资管理部门根据验收情况和采购合同，办理付款手续。采购预算管理1.公司建立物资采购预算管理制度，加强采购预算的编制、执行和控制。2.物资采购预算应根据公司年度经营计划和财务预算进行编制，明确各类物资的采购金额和资金来源。3.采购预算一经批准，应严格执行。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。4.物资管理部门应定期对采购预算的执行情况进行分析和评估，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。物资验收入库管理验收准备1.物资到货前，物资管理部门应通知相关验收人员做好验收准备工作，包括熟悉物资的规格型号、质量标准、验收方法等。2.根据采购合同和相关标准，准备好验收所需的工具、量具、检测设备等。验收程序1.物资到货后，物资管理部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量、质量等是否与采购合同和送货清单一致。2.对物资的外观、包装、标识等进行检查，确保物资无损坏、无变形、无变质等情况。3.按照相关标准和规范，对物资的质量进行检验和测试。对于需要进行专业检测的物资，应委托具有资质的检测机构进行检测。4.验收合格的物资，验收人员应在送货清单上签字确认，并办理入库手续。入库手续应包括填写入库单、登记物资台账等。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求供应商更换或处理。入库管理1.物资入库后，应按照物资类别、规格型号、存放地点等进行分类存放，并做好标识。2.建立物资台账，详细记录物资的入库时间、名称、规格型号、数量、供应商等信息，确保物资台账与实物相符。3.定期对物资进行盘点，核对物资台账与实物数量，发现账实不符的情况，应及时查明原因并进行处理。物资使用与保管管理物资领用1.各部门根据工作需要，填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认后到物资管理部门领取物资。2.物资管理部门根据库存情况和领用申请表，审核发放物资。对于限量领用的物资，应按照规定的限量发放。3.物资领用人员应在物资领用登记表上签字确认，领取物资后妥善保管，不得随意转借或丢失。物资保管1.物资管理部门应指定专人负责物资保管工作，确保物资安全、完好。2.按照物资的性质和特点，合理安排物资存放地点，做好防潮、防火、防盗、防虫等工作。3.定期对物资进行检查和盘点，及时清理积压、报废物资，确保物资账实相符。对于发现的问题物资，应及时查明原因并进行处理。物资使用监督1.公司建立物资使用监督制度，加强对物资使用情况的监督和检查。2.物资管理部门应定期对各部门物资使用情况进行统计和分析，发现异常情况及时与相关部门沟通和协调。3.审计部门应定期对公司物资管理情况进行审计，检查物资采购、使用、保管等环节是否合规，发现问题及时提出整改意见。物资盘点与清查管理盘点计划1.物资管理部门应定期制定物资盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等内容。2.盘点计划应报公司领导批准后实施。盘点时间应选择在业务相对清淡的时期，确保盘点工作的顺利进行。盘点实施1.物资管理部门组织相关人员按照盘点计划进行盘点。盘点人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量、存放地点等信息，确保账实相符。2.对于盘点过程中发现的盘盈、盘亏情况，应及时记录并查明原因。盘盈物资应及时办理入库手续，盘亏物资应查明责任，按照规定进行处理。3.盘点结束后，盘点人员应填写盘点报告，详细说明盘点情况、盘盈盘亏原因及处理建议等内容。盘点报告经物资管理部门负责人审核后报公司领导审批。清查管理1.公司定期对物资进行全面清查，确保物资管理的准确性和规范性。2.清查工作应包括物资的采购、验收、入库、领用、保管、盘点等各个环节，检查物资管理制度的执行情况和物资管理中存在的问题。3.清查结束后，应编写清查报告，针对清查中发现的问题提出整改措施和建议，及时进行整改，不断完善物资管理制度。物资处置管理报废处理1.对于已损坏、无法使用或已超过使用年限的物资，由使用部门提出报废申请，填写物资报废申请表，注明物资名称、规格型号、数量、购置时间、报废原因等信息，并经部门负责人签字确认后报物资管理部门。2.物资管理部门对报废申请进行审核，组织相关人员对报废物资进行鉴定。对于价值较高或重要的报废物资，还需报公司领导审批。3.经批准报废的物资，由物资管理部门统一组织处置。处置方式包括报废变卖、报废回收等。处置收入应及时上缴公司财务部门，统一核算管理。调拨与转让1.公司内部各部门之间因工作需要调拨物资的，应填写物资调拨申请表，注明物资名称、规格型号、数量、调拨原因等信息，并经调出部门和调入部门负责人签字确认后报物资管理部门。2.物资管理部门审核物资调拨申请表，办理物资调拨手续，调整物资台账和库存信息。3.对于闲置或不需用的物资，经公司领导批准后，可以进行转让。转让物资应按照市场价格进行评估，通过招标、拍卖等方式进行公开转让，确保转让过程的公正、公平、公开。物资信息化管理物资管理系统建设1.公司建立物资管理信息系统，实现物资采购、验收、入库、领用、保管、盘点、处置等全过程的信息化管理。2.物资管理信息系统应具备物资基础信息管理、采购管理、库存管理、报表统计分析等功能，提高物资管理工作的效率和准确性。数据维护与管理1.物资管理部门应指定专人负责物资管理信息系统的数据维护和管理工作，确保系统数据的及时、准确、完整。2.定期对物资管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。如遇系统故障或数据损坏，应及时进行恢复和处理。3.加强对物资管理信息系统用户的权限管理，设置不同的用户角色和权限，确保系统数据的安全和保密。监督与考核监督检查1.公司内部审计部门定期对物资管理情况进行监督检查，检查物资管理制度的执行情况、物资采购、使用、保管及处置等环节的合规性和有效性。2.物资管理部门应定期对各部门物资管理情况进行自查自纠，发现问题及时整改。考核评价1.建立物资管理考核评价制度，对各部门物资管理工作进行考核评价。考核评价指标应包括物资采购成本控制、物资使用效率、物资库存管理、物资盘点准确率等方面。2.根据考核评价结果，对物资管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对物资管理工作不力、存在问题较多的部门和个人