企业采购及管理制度

企业采购及管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，追求采购成本最小化，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应公平、公正、公开，确保所有潜在供应商享有平等的机会参与竞争。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责公司采购业务的统一管理。采购部门可根据业务需要，分设不同的采购小组，如原材料采购组、设备采购组、办公用品采购组等。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据公司生产经营计划和预算，编制年度、季度、月度采购计划。2.供应商管理：开发、评估、选择合格供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。3.采购执行：按照采购计划和相关规定，组织实施采购活动，签订采购合同，跟踪采购订单执行情况。4.采购成本控制：通过市场调研、谈判等方式，降低采购成本，确保采购价格合理。5.采购质量控制：对采购物资的质量进行检验和验收，确保符合公司要求。6.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作。7.采购信息管理：收集、整理、分析采购相关信息，为公司决策提供支持。（三）其他部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并参与采购过程中的技术交流和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算、付款申请等，监督采购资金的使用情况。3.质量部门：参与采购物资的质量检验和验收工作，提供质量标准和检验意见。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、需求日期、用途等信息，并签字盖章。2.提交采购申请：将采购申请表提交给采购部门，紧急采购申请需注明"紧急"字样。（二）采购审批1.采购部门初审：采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，包括采购需求的合理性、是否在预算范围内等。2.相关部门会审：对于金额较大或重要的采购项目，采购部门组织需求部门、财务部门、质量部门等相关部门进行会审，综合评估采购需求和预算，提出审核意见。3.领导审批：根据会审意见，按照公司审批权限规定，报公司领导审批。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部门根据审批后的采购申请，制定采购方案，包括采购方式选择、供应商选择、采购时间安排等。2.选择供应商：发布采购信息：通过招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购等方式，向潜在供应商发布采购信息。供应商报名与资格审查：接收供应商报名资料，对供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。实地考察：对于重要供应商或新供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量控制、信誉等情况。综合评估与选择：根据供应商的报价、质量、交货期、售后服务等因素，对供应商进行综合评估，选择最优供应商。3.签订采购合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。4.跟踪采购订单：采购部门及时跟踪采购订单执行情况，与供应商保持沟通，确保按时、按质、按量交货。如遇问题，及时协调解决，并向相关部门反馈。（四）验收付款1.到货验收：通知验收：采购物资到货前，采购部门通知需求部门和质量部门做好验收准备。验收实施：需求部门和质量部门按照合同要求和相关标准，对采购物资的数量、规格型号、质量等进行验收。验收合格后，填写验收报告并签字确认。不合格处理：如验收发现物资不合格，采购部门及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至物资符合要求。2.付款申请：采购部门根据合同约定和验收报告，填写付款申请表，附上采购合同、发票、验收报告等相关资料，提交财务部门审核。3.付款审批：财务部门对付款申请进行审核，确认无误后，按照公司审批权限规定，报公司领导审批。4.付款执行：经领导审批同意后，财务部门办理付款手续，支付采购款项。四、采购方式（一）招标采购适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资或服务采购项目。通过发布招标公告，邀请潜在供应商投标，按照评标标准进行评标，选择中标供应商。（二）询价采购适用于采购金额较小、规格型号单一、市场价格透明的物资采购项目。向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，根据报价情况选择最低价供应商。（三）竞争性谈判采购适用于采购时间紧迫、技术复杂、不能事先计算出价格总额的物资或服务采购项目。与不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。（四）单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购等特殊情况的采购项目。五、供应商管理（一）供应商开发1.市场调研：采购部门定期进行市场调研，收集供应商信息，了解行业动态和市场价格水平。2.供应商推荐：通过网络搜索、行业推荐、客户介绍等方式，获取潜在供应商名单。3.供应商筛选：对潜在供应商进行初步筛选，审查其营业执照、生产许可证、资质证书、业绩情况等基本信息，确定符合基本要求的供应商。（二）供应商评估1.建立评估指标体系：从供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、生产能力、信誉等方面，建立评估指标体系。2.定期评估：采购部门定期（每年至少一次）对供应商进行评估，根据评估指标体系进行打分，计算综合得分。3.动态管理：根据供应商评估结果，对供应商进行动态管理。对于表现优秀的供应商，给予更多的合作机会；对于表现不佳的供应商，采取警告、减少订单量、暂停合作等措施，直至取消合作资格。（三）供应商考核1.考核内容：包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面的表现。2.考核方式：通过采购部门的日常跟踪、需求部门的反馈、质量部门的检验报告等方式进行考核。3.考核结果应用：根据考核结果，对供应商进行相应的奖惩，如给予价格优惠、延长付款期、增加订单量等奖励，或扣除货款、取消合作资格等惩罚。（四）供应商关系维护1.定期沟通：采购部门与供应商保持定期沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场变化，协调解决合作过程中出现的问题。2.合作培训：对于重要供应商，采购部门可组织相关培训，帮助供应商了解公司的需求和标准，提高供应商的服务水平。3.建立战略合作伙伴关系：对于长期合作、合作良好的供应商，可考虑建立战略合作伙伴关系，实现互利共赢、共同发展。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应短缺、供应商垄断等风险。2.质量风险：采购物资质量不符合要求，影响公司生产经营。3.交货风险：供应商未能按时、按质、按量交货，导致公司生产停滞或延误。4.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，或供应商违约，给公司带来损失。5.人员风险：采购人员违规操作、收受贿赂等，给公司造成不良影响和经济损失。（二）风险评估1.确定风险发生的可能性：根据历史数据、市场情况、供应商状况等因素，评估风险发生的可能性大小。2.评估风险影响程度：分析风险发生后对公司生产经营、财务状况、声誉等方面的影响程度。3.风险等级划分：根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行等级划分，如高风险、中风险、低风险。（三）风险应对措施1.市场风险应对：价格风险管理：通过签订长期合同、套期保值等方式，锁定采购价格，降低价格波动风险。供应短缺风险管理：建立供应商储备机制，与多家供应商保持合作，确保供应渠道稳定。供应商垄断风险管理：加强市场调研，寻找替代供应商，降低对单一供应商的依赖。2.质量风险应对：严格供应商选择和管理：加强对供应商的质量控制，要求供应商提供质量保证文件，定期进行质量检验。加强验收环节管理：完善验收标准和流程，增加验收频次，确保采购物资质量合格。质量问题处理：对于出现质量问题的物资，及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施，防止问题再次发生。3.交货风险应对：合理安排采购时间：根据公司生产计划和供应商生产周期，合理安排采购时间，确保交货期合理。加强订单跟踪：采购部门及时跟踪采购订单执行情况，与供应商保持密切沟通，及时解决交货过程中出现的问题。违约责任约定：在采购合同中明确约定供应商的交货违约责任，如逾期交货的罚款、承担公司的损失等。4.合同风险应对：合同审核：采购合同签订前，由法务部门或专业人员对合同条款进行审核，确保合同条款合法、合规、明确、合理。合同执行监督：采购部门严格按照合同约定执行，监督供应商履行合同义务，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。合同变更管理：如需变更合同条款，应按照合同约定的程序进行，签订补充协议，并确保变更后的合同条款符合公司利益。5.人员风险应对：加强培训教育：定期对采购人员进行法律法规、职业道德、业务知识等方面的培训教育，提高采购人员的综合素质。建立监督机制：加强对采购人员的监督管理，建立举报制度，对违规行为进行严肃处理。轮岗制度：实行采购人员轮岗制度，避免采购人员长期与同一供应商合作，防止出现利益输送等问题。七、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度生产经营计划和预算编制要求，结合历史采购数据和市场价格走势，编制年度采购预算草案。2.年度采购预算草案经采购部门负责人审核后，提交财务部门进行汇总平衡。3.财务部门根据公司整体预算安排，对采购预算草案进行调整和完善，形成年度采购预算方案。4.年度采购预算方案报公司领导审批后，下达给采购部门执行。（二）预算执行1.采购部门严格按照年度采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。2.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.采购部门每月向财务部门报送采购预算执行情况报表，包括采购金额、采购数量、预算执行进度等信息。（三）预算考核1.建立采购预算考核制度，对采购部门和采购人员的预算执行情况进行考核。2.考核指标包括采购预算执行率、采购成本控制情况等。3.根据考核结果，对采购部门和采购人员进行相应的奖惩，如对预算执行情况良好的部门和个人给予奖励，对超预算采购或预算执行不力的部门和个人进行惩罚。八、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门定期收集市场价格信息、供应商信息、行业动态等采购相关信息，并进行整理和分析。2.通过网络平台、行业杂志、供应商报价、市场调研等方式获取采购信息。（二）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，采购部门、需求部门、财务部门、质量部门等相关人员可在平台上共享采购信息，实现信息的及时传递和沟通。2.定期召开采购信息沟通会议，采购部门向其他部门通报采购工作进展情况、市场动态等信息，听取其他部门的意见和建议。（三）采购数据分析1.采购部门定期对采购数据进行分析，包括采购金额、采购数量、采购成本、供应商表现等方面的数据。2.通过数据分析，发现采购工作中存在的问题和不足，如采购成本过高、供应商交货期不稳定等，并提出改进措施和建议。3.采购数据分析结果为公司采购决策提供支持，帮助公司优化采购策略，提高采购管理水平。九、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购活动是否符合公司制度和法律法规要求。2.审计内容包括采购计划执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况、供应商管理情况等。3.对于审计发现的问题，审计部门提出审计意见和建