公司公章管理制度5篇

公司公章管理制度5篇总则目的为了加强公司公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司。定义公司公章是指公司在对外活动中代表公司行使职权的法定印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。公章的刻制与启用公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司设立、变更、注销等情况，按照国家有关规定办理刻章审批手续。2.刻制公章必须选择具有公安机关指定资质的刻章单位，并提供公司营业执照副本、法定代表人身份证明等相关资料。3.新刻制的公章应在公安机关备案，并预留印模。公章的启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应进行登记，并填写《公章启用登记表》，注明公章名称、启用日期、发放部门、保管人等信息。2.行政部门应将新公章的印模分发给各相关部门，并通知各部门按照规定使用。3.公章启用后，原公章如有需要停用，行政部门应及时办理注销手续，并将停用公章妥善保管。公章的保管保管原则1.公章应指定专人保管，保管人必须具备高度的责任心和保密意识。2.公章保管人应妥善保管公章，确保公章安全，防止公章被盗用、遗失或损坏。3.公章保管人不得擅自将公章转借他人使用，如因工作需要必须转借的，应经公司领导批准，并办理相关手续。保管职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全。2.按照规定使用公章，对公章使用情况进行登记。3.定期检查公章的使用情况，发现问题及时报告。4.公章如有遗失或被盗用，应立即报告公司领导，并采取相应措施。保管地点1.公司公章应存放在安全可靠的保险柜内，保险柜钥匙由保管人专人保管。2.如因工作需要携带公章外出，应经公司领导批准，并办理相关手续。公章的使用使用原则1.公章的使用必须严格按照公司规定的程序进行，未经批准不得擅自使用。2.使用公章应确保文件内容合法、合规，不得用于任何违法、违规或损害公司利益的行为。3.公章使用应进行登记，注明使用日期、文件名称、文号、使用部门、使用人等信息。使用范围1.公司对外签订的合同、协议、文件等。2.公司出具的各类证明、介绍信等。3.公司内部的重要文件、报告等。4.其他需要使用公章的情况。使用流程1.申请使用公章的部门或个人应填写《公章使用申请表》，注明申请事项、文件名称、文号、使用日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.《公章使用申请表》提交给公司领导审批，审批通过后，申请人将申请表交至公章保管人。3.公章保管人根据审批后的申请表，对公章进行使用，并在《公章使用登记表》上进行登记。4.使用完毕后，公章保管人应及时将公章收回，并妥善保管。特殊情况使用1.如遇紧急情况，无法事先办理审批手续的，申请人应电话请示公司领导同意后，先使用公章，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，公司领导应进行集体决策，并在使用公章前进行风险评估。公章的停用与销毁停用原因1.公司名称变更、注销等原因，需要停用公章。2.公章损坏、遗失等原因，需要停用公章。停用手续1.行政部门应填写《公章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，并经公司领导批准。2.行政部门将停用的公章收回，并进行登记。3.行政部门应将停用的公章妥善保管，防止遗失或被盗用。销毁程序1.对于已停用的公章，行政部门应按照国家有关规定进行销毁。2.销毁公章应填写《公章销毁申请表》，注明销毁原因、销毁日期等信息，并经公司领导批准。3.行政部门应选择具有资质的销毁单位进行公章销毁，并在销毁过程中进行监督。4.销毁完成后，行政部门应将《公章销毁申请表》、销毁证明等相关资料存档。监督与检查监督职责1.公司行政部门负责对公章的保管、使用情况进行监督检查。2.公司审计部门负责对公章的使用情况进行审计监督。检查内容1.公章保管是否安全，是否存在被盗用、遗失或损坏的情况。2.公章使用是否符合规定的程序，是否存在未经批准擅自使用的情况。3.公章使用登记是否完整、准确，是否存在漏登、错登的情况。检查频率1.行政部门应定期对公章的保管、使用情况进行检查，每月至少检查一次。2.审计部门应不定期对公章的使用情况进行审计监督，每年至少审计一次。问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时责令相关责任人进行整改，并将整改情况报告公司领导。2.对于违反公章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。