落实公司印章管理制度

落实公司印章管理制度总则目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的各类印章管理。印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权利和承担义务的正式印章。2.法定代表人章：用于特定文件或事项，代表法定代表人的个人签章。3.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。4.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关事务的印章。5.部门章：各部门为履行职责而使用的印章，如行政章、业务章等。印章的刻制与启用印章刻制1.公司各类印章的刻制均由行政部门统一负责，根据实际工作需要填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、使用范围等信息。2.申请表经公司法定代表人或授权代表审批同意后，行政部门持审批表到公安机关指定的正规刻章单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时与刻章单位进行核对，确保印章内容清晰、准确，无质量问题。印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、规格、使用范围等信息，并附上印模。2.《印章启用申请表》经公司法定代表人或授权代表审批后，行政部门应将印章启用的相关信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部发布公告。3.印章启用后，行政部门应将印章的印模、启用日期、使用范围等信息进行登记备案，建立印章管理档案。印章的保管保管原则1.公司各类印章应指定专人负责保管，确保印章安全存放，防止遗失、被盗或滥用。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章交予他人使用。保管职责1.公章保管职责负责公章的日常保管，确保公章存放安全，未经批准不得带出公司。严格按照公司规定的印章使用流程审批使用公章，对用印文件进行认真审核，确保文件内容合法、合规。在用印过程中，要监督用印情况，确保用印质量，用印完毕后及时归还印章，并对用印文件进行登记备案。定期对公章进行检查，如发现印章损坏、变形等情况，应及时报告行政部门，并按规定进行处理。2.法定代表人章保管职责负责法定代表人章的日常保管，确保印章存放安全。按照公司规定的法定代表人章使用流程审批使用印章，对用印文件进行认真审核，确保文件内容符合法定代表人的授权范围。在用印过程中，要监督用印情况，确保用印质量，用印完毕后及时归还印章，并对用印文件进行登记备案。3.合同专用章保管职责负责合同专用章的日常保管，确保印章存放安全。严格按照公司规定的合同专用章使用流程审批使用印章，对签订的合同进行认真审核，确保合同条款合法、合规，内容完整。在用印过程中，要监督用印情况，确保用印质量，用印完毕后及时归还印章，并对合同用印情况进行登记备案。4.财务专用章保管职责负责财务专用章的日常保管，确保印章存放安全，不得随意放置。按照公司财务制度规定的财务专用章使用流程审批使用印章，对财务相关文件进行认真审核，确保文件内容符合财务规定。在用印过程中，要监督用印情况，确保用印质量，用印完毕后及时归还印章，并对财务用印文件进行登记备案。5.部门章保管职责各部门指定专人负责部门章的保管，确保印章存放安全。按照公司规定的部门章使用流程审批使用印章，对部门内部文件进行认真审核，确保文件内容符合部门职责范围。在用印过程中，要监督用印情况，确保用印质量，用印完毕后及时归还印章，并对部门用印文件进行登记备案。保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员不得将印章委托他人代管，如因特殊原因需要临时委托他人代管的，应经公司法定代表人或授权代表批准，并办理书面委托手续。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形、字迹模糊等情况，应及时报告行政部门，并按规定进行更换或处理。4.印章保管人员离职时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚，无遗漏、无差错。印章的使用使用原则1.公司各类印章的使用必须严格按照规定的审批流程进行，未经审批不得擅自使用。2.印章使用应基于真实、合法、有效的业务需求，确保用印文件内容与公司利益相符，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。使用流程1.用印申请申请人需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并附上用印文件的原件或复印件。用印申请表应经相关部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人或授权代表审批。2.审批签字公司法定代表人或授权代表根据用印申请的内容进行审批，对符合规定的用印申请予以签字批准，对不符合规定的用印申请予以退回，并说明理由。3.印章使用印章保管人员根据审批通过的用印申请表，对用印文件进行认真核对，确保文件内容与申请表一致。在用印过程中，要严格按照规定的用印方式进行操作，确保用印清晰、完整，不得在空白纸张或文件上预先加盖印章。用印完毕后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上记录用印情况，包括用印日期、用印文件名称、份数、用印申请人等信息，并由用印申请人签字确认。使用范围1.公司公章以公司名义对外发布的各类文件、函件、报告等。公司签订的各类合同、协议等法律文件。公司对外出具的各类证明、介绍信等。其他需要加盖公司公章的文件或事项。2.法定代表人章按照公司法定代表人授权，代表法定代表人签署的相关文件。公司财务报表、审计报告等需要法定代表人签字的文件。其他经法定代表人授权使用法定代表人章的事项。3.合同专用章公司签订的各类合同、协议等法律文件。其他需要加盖合同专用章的合同性文件。4.财务专用章公司财务结算票据、发票、收据等的开具。公司银行账户的开户、销户、变更等相关手续的办理。其他财务相关文件的盖章。5.部门章各部门内部使用的文件、通知、报告等。部门与其他部门之间往来的工作联系函件。经部门负责人批准的其他用印事项。特殊情况用印1.如遇紧急情况，无法事先履行用印审批手续的，用印申请人应电话请示公司法定代表人或授权代表同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的用印文件，公司法定代表人或授权代表可要求对用印文件进行法律审查或风险评估，确保用印文件合法、合规。印章的停用与销毁停用情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因，导致原印章不再适用的。2.印章损坏、变形、字迹模糊等，无法正常使用的。3.因业务调整或其他原因，需要停用印章的。停用流程1.印章保管部门或保管人员发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并附上印章印模。2.《印章停用申请表》经公司法定代表人或授权代表审批后，行政部门应将印章停用的相关信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部发布公告。3.印章停用后，印章保管部门或保管人员应将印章及时交回行政部门，由行政部门进行统一保管。销毁流程1.对于停用的印章，行政部门应定期进行清理，根据印章的使用情况和重要性，确定是否需要销毁。2.如需销毁印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、规格、数量、销毁原因等信息，并附上印章印模。3.《印章销毁申请表》经公司法定代表人或授权代表审批后，行政部门应会同相关部门组成销毁小组，对印章进行销毁。4.印章销毁过程应进行全程监督，确保印章销毁彻底，防止印章被非法利用。销毁完成后，销毁小组成员应在《印章销毁登记表》上签字确认。5.行政部门应将印章销毁的相关资料进行整理归档，保存期限按照公司档案管理制度执行。监督与检查监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对公司印章管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对公司印章的保管、使用情况进行检查，发现问题及时督促整改，并将检查结果向公司领导汇报。检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人员是否严格履行保管职责，印章交接手续是否齐全。2.印章使用情况：检查印章使用是否按照规定的审批流程进行，用印文件是否真实、合法、有效，用印登记是否完整、准确。3.印章停用与销毁情况：检查印章停用手续是否齐全，印章销毁是否按照规定的流程进行，销毁记录是否完整。违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因印