保卫部采购管理制度

保卫部采购管理制度一、总则（一）目的为规范保卫部采购工作，确保采购活动合法、合规、高效，保障保卫工作所需物资和服务的及时供应，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于保卫部所有采购活动，包括但不限于安保设备、防护用品、办公用品、维修服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受相关部门和人员的监督。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行采购合同。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立保卫部采购领导小组，由保卫部负责人担任组长，成员包括相关业务骨干。负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目等，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门保卫部综合办公室为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施，包括采购需求的收集、采购计划的编制、采购流程的执行、供应商管理、合同签订与执行等。（三）职责分工1.保卫部负责人审批采购计划和采购预算。对重大采购项目进行决策。监督采购工作的执行情况。2.采购人员负责采购需求的收集、整理和分析。编制采购计划和采购预算。寻找、筛选和评估供应商。组织采购谈判，签订采购合同。跟进采购合同的执行，协调解决采购过程中的问题。3.使用部门提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量等要求。参与采购过程中的技术交流和验收工作。对采购物资和服务的使用情况进行反馈。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.采购人员应定期收集各使用部门的采购需求，结合保卫部的工作任务和实际情况，编制年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应包括采购物资和服务的名称、规格、数量、预计采购时间等内容，并说明采购的必要性和依据。3.采购计划应经使用部门负责人审核、保卫部负责人审批后执行。（二）采购预算编制1.采购人员应根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。2.采购预算应包括采购物资和服务的预计金额、运输费用、税费等，并进行明细分类。3.采购预算应经财务部门审核、保卫部负责人审批后执行。（三）计划与预算调整1.如因工作任务变化、市场价格波动等原因需要调整采购计划和预算，使用部门应及时提出申请，经采购人员审核、保卫部负责人审批后进行调整。2.调整后的采购计划和预算应重新报财务部门备案。四、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交给采购人员。（二）采购审批1.采购人员收到《采购申请表》后，进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的采购项目，采购人员审核后报保卫部负责人审批；对于金额较大的采购项目，采购人员审核后提交保卫部采购领导小组审议，经保卫部负责人审批后执行。（三）供应商选择1.采购人员根据采购项目的要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行筛选和评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等。3.采购人员可邀请至少三家符合要求的供应商进行报价，根据报价和评估结果，选择合适的供应商。（四）采购谈判1.采购人员与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资和服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。2.采购谈判应形成谈判记录，双方代表签字确认。（五）合同签订1.根据采购谈判结果，采购人员起草采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应经保卫部法律顾问审核后，报保卫部负责人审批。3.采购人员与供应商签订采购合同，并加盖双方公章。（六）采购执行1.采购人员按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，明确采购物资和服务的规格、数量、交货期等内容。2.供应商应按照采购订单的要求，按时、按质、按量提供采购物资和服务。3.采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决出现的问题。（七）验收付款1.采购物资和服务到货后，使用部门应组织相关人员进行验收，验收内容包括物资的规格、数量、质量、性能等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，使用部门填写《验收单》，经部门负责人签字确认。3.采购人员凭《验收单》和采购合同，办理付款手续。付款流程按照公司财务制度执行。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等资质文件。2.采购人员对申请准入的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。3.经考察合格的供应商，填写《供应商准入申请表》，提交保卫部负责人审批后，纳入供应商名录。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.采购人员收集使用部门对供应商的反馈意见，结合采购合同的执行情况，对供应商进行综合评价。3.根据评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）供应商调整1.对于评价为不合格的供应商，采购人员应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其从供应商名录中删除。2.对于评价为优秀和良好的供应商，可给予适当的奖励和优惠政策，如增加采购份额、优先付款等。3.根据公司业务发展和市场变化，适时调整供应商名录，引入新的供应商，优化供应商结构。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购人员应识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约、产品质量问题、价格波动、法律纠纷等。2.对识别出的风险进行分析和评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对1.针对不同的风险，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，可在采购合同中明确违约责任和赔偿条款；对于产品质量问题风险，可加强验收环节的管理，要求供应商提供质量保证文件等。2.建立风险预警机制，及时发现和处理潜在的风险。如密切关注供应商的经营状况和市场价格变化，及时调整采购策略。（三）风险监控1.定期对采购风险进行监控和评估，检查风险应对措施的执行情况。2.根据风险监控和评估结果，及时调整风险应对措施，确保采购工作的顺利进行。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、采购订单、验收单、发票、供应商资料等相关文件和资料。（二）档案整理采购人员应及时对采购过程中形成的文件和资料进行整理，按照类别和时间顺序进行归档。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照公司档案管理制度执行。档案保管地点应安全、防火、防潮、防虫，确保档案的完整性和安全性。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经保卫部负责人审批后，由档案管理人员提供查阅服务。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复印、涂改、损毁档案。八、监督与检查（一）内部监督1.保卫部内部审计部门定期对采购工作进行审计，检查采购活动是否符合本制度的规定，采购流程是否规范，采购资金的使用是否合理等。2.保卫部负责人对采购工作进行日常监督，发现问题及时督促整改。（二）外部监督