配送公司账期管理制度

配送公司账期管理制度一、总则（一）目的为规范配送公司的财务管理，明确账期管理流程，保障公司资金的正常周转，降低财务风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及货物配送业务的部门、客户及供应商，包括但不限于业务部门、财务部门、采购部门等。（三）基本原则1.合法性原则：账期管理应符合国家法律法规及相关财务制度的要求。2.风险可控原则：在确保业务正常开展的前提下，合理控制账期风险，避免坏账损失。3.公平公正原则：对所有客户和供应商一视同仁，按照统一的标准和流程进行账期管理。4.协商一致原则：与客户及供应商在确定账期前，应充分协商，达成双方认可的协议。二、账期分类与定义（一）客户账期1.新客户账期：针对首次合作的客户，根据其信用状况、业务规模等因素，确定初始账期，一般为[X]天。2.老客户账期：对于长期合作且信用良好的老客户，可根据其历史交易记录和业务贡献，适当延长账期，最长不超过[X]天。3.特殊客户账期：对于一些特殊情况的客户，如重点战略客户、大型项目客户等，经公司管理层审批后，可给予特殊的账期安排。（二）供应商账期1.应付账款账期：公司与供应商协商确定的支付货款的期限，一般根据行业惯例和供应商的要求设定，常见的有[X]天、[X]天等。2.预付款账期：对于部分需要提前支付预付款的供应商，根据合同约定确定预付款的支付时间和账期。三、账期评估与审批（一）客户账期评估1.信用调查：业务部门在与新客户建立合作关系前，应进行信用调查，收集客户的基本信息、财务状况、经营情况等资料，评估其信用风险。2.信用评级：财务部门根据信用调查结果，对客户进行信用评级，分为A、B、C、D四个等级，具体标准如下：A级：信用状况良好，经营稳定，财务实力较强，以往交易无逾期付款记录。B级：信用状况较好，有一定的经营实力和财务稳定性，偶尔出现轻微逾期付款情况。C级：信用状况一般，经营情况存在一定不确定性，逾期付款风险较高。D级：信用状况较差，经营不善，财务状况恶化，存在严重逾期付款或坏账风险。3.账期确定：根据客户的信用评级，结合业务部门的建议，由财务部门确定客户的账期。具体如下：A级客户：可给予较长账期，一般为[X]天。B级客户：账期一般为[X]天。C级客户：账期应适当缩短，一般为[X]天，并加强监控。D级客户：原则上不给予信用账期，要求现款现货或提供足额担保。（二）供应商账期评估1.供应商资质审查：采购部门在选择供应商时，应对其资质进行审查，包括营业执照、税务登记证、生产许可证、质量认证等，确保供应商具备合法经营资格。2.供应能力评估：评估供应商的生产能力、供货及时性、产品质量等，确保其能够满足公司的业务需求。3.账期协商：采购部门与供应商就应付账款账期进行协商，根据市场行情、供应商地位等因素，确定合理的账期。一般情况下，应付账款账期为[X]天，但对于优质供应商，可适当延长至[X]天。（三）账期审批流程1.客户账期审批：业务部门提出客户账期申请，填写《客户账期申请表》，详细说明客户基本情况、业务合作计划、预计销售额、建议账期等信息，并附上信用调查报告。财务部门对申请进行审核，提出意见后报公司管理层审批。审批通过后，业务部门与客户签订合同，明确账期等相关条款。2.供应商账期审批：采购部门提出供应商账期申请，填写《供应商账期申请表》，注明供应商名称、合作项目、预计采购金额、建议账期等内容。财务部门审核后报公司管理层审批。审批通过后，采购部门与供应商签订合同，确定账期及付款方式。四、账期执行与监控（一）应收账款管理1.账单开具：业务部门在货物配送完成后，应及时开具发票，并在规定的账期内送达客户。发票内容应准确无误，包括货物名称、数量、金额、税率等信息。2.收款提醒：财务部门应在账期到期前[X]天向客户发送收款提醒函，提醒客户按时付款。对于逾期未付款的客户，应加强催收力度，通过电话、邮件、上门拜访等方式催款。3.应收账款跟踪：业务部门负责对应收账款的回收情况进行跟踪，及时反馈客户付款进度。财务部门定期对应收账款进行账龄分析，对逾期账款进行重点监控，制定催收计划。4.坏账处理：对于经多次催收仍无法收回的坏账，财务部门应按照公司的坏账处理政策进行核销，并及时向管理层报告。同时，应采取法律手段等措施，尽量减少公司损失。（二）应付账款管理1.发票审核：采购部门收到供应商发票后，应及时提交财务部门进行审核。财务部门核对发票内容与采购合同、送货单等是否一致，确保发票真实、准确、合法。2.付款安排：财务部门根据合同约定的账期和付款方式，制定付款计划，并在付款到期前完成资金安排。对于到期的应付账款，应及时支付，避免逾期付款给公司带来不良影响。3.供应商沟通：采购部门应与供应商保持良好的沟通，及时反馈公司的付款情况。对于因特殊原因需要延迟付款的，应提前与供应商协商，取得其理解，并按照协商结果执行。五、风险控制与防范（一）信用风险控制1.定期信用评估：财务部门定期对客户和供应商的信用状况进行重新评估，根据其经营变化、财务状况等因素调整信用评级和账期。2.信用额度管理：为控制信用风险，对客户设定信用额度。业务部门在与客户交易时，应确保交易金额不超过其信用额度。当客户接近信用额度时，财务部门应及时提醒业务部门，并暂停发货，直至客户付款或增加信用额度。3.担保措施：对于信用状况较差的客户，要求其提供担保，如银行保函、房产抵押、第三方担保等。在签订合同前，应明确担保条款和责任，确保公司权益得到保障。（二）逾期风险控制1.逾期预警机制：建立逾期账款预警指标体系，设定逾期天数、逾期金额占比等预警阈值。当出现逾期账款时，系统自动发出预警信号，提醒相关部门及时采取措施。2.应急预案制定：针对逾期账款可能出现的情况，制定应急预案。明确各部门在逾期账款处理中的职责和工作流程，确保能够迅速、有效地应对逾期风险。3.法律手段运用：对于长期逾期且拒不付款的客户，应及时采取法律手段，通过诉讼、仲裁等方式追讨欠款，维护公司合法权益。六、考核与奖惩（一）考核指标1.应收账款周转率：反映公司应收账款的回收速度，计算公式为：应收账款周转率=营业收入/平均应收账款余额。2.逾期账款率：衡量公司逾期账款的比例，计算公式为：逾期账款率=逾期账款余额/应收账款余额×100%。3.应付账款准时支付率：体现公司应付账款的支付情况，计算公式为：应付账款准时支付率=准时支付的应付账款金额/应付账款总金额×100%。（二）考核周期考核周期为一个自然年度，每年年初对上一年度的账期管理情况进行考核。（三）奖惩措施1.奖励：对于在账期管理工作中表现优秀的部门和个人，给予以下奖励：奖金：根据考核结果，给予一定金额的奖金奖励。荣誉证书：颁发"账期管理优秀部门/个人"荣誉证书，予以表彰。晋升机会：在同等条件下，优先考虑晋升。2.惩罚：对于在账期管理工作中出现失误或违规行为的部门和个人，给予以下惩罚：警告：对相关责任人进行警告批评，责令其限期整改。罚款：根据造成的损失大小，对责任人处以一定金额的罚款。降职/辞退：对于严重违反账期管理制度，给公司造成重大损失的责任人，给予降职或辞退处理。七、培训与宣传（一）培训1.新员工培训：将账期管理制度纳入新员工培训内容，使新员工了解公司账期管理的基本要求和流程。2.定期培训：定期组织业务部门、财务部门等相关人员进行账期管理培训，不断更新知识，提高业务水平。培训内容包括信用评估方法、应收账款催收技巧、应付账款管理要点等。3.专项培训：针对账期管理中出现的问题或新的政策法规，及时组织专项培训，确保相关人员能够准确理解和执行。（二）宣传1.内部宣传：通过公司内部刊物、宣传栏、OA系统等渠道，宣传账期管理制度的重要性和相关规定，提