食堂采购账目管理制度

食堂采购账目管理制度一、总则（一）目的为加强公司食堂采购账目管理，规范采购行为，确保采购资金的合理使用，提高资金使用效益，保障食堂饮食安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂所有采购活动及相关账目的管理。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.规范性原则：采购流程、账目记录等应规范有序，确保准确、完整。3.透明性原则：采购过程和账目信息应保持公开透明，接受监督。4.效益性原则：在保证食堂物资质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购流程管理（一）需求计划1.食堂管理人员应根据就餐人数、菜品供应情况等，定期制定食材需求计划。2.需求计划应明确食材的种类、规格、数量等详细信息，并提前提交给采购部门。（二）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道寻找合格的供应商，如招标、询价、推荐等。2.对供应商进行评估，包括其资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果等。（三）采购订单1.根据需求计划和供应商评估情况，采购部门向选定的供应商下达采购订单。2.采购订单应明确采购的食材种类、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细条款。（四）采购实施1.供应商按照采购订单要求组织货源，按时送货至食堂指定地点。2.食堂验收人员对采购的食材进行验收，检查其质量、数量、规格等是否符合要求。3.验收合格的食材予以签收，验收不合格的食材应及时与供应商沟通处理。（五）采购变更1.如因特殊情况需要变更采购订单，采购部门应及时与供应商协商，并办理相关变更手续。2.变更后的采购订单应明确变更的内容及相关责任。三、账目记录与核算（一）账目记录要求1.采购部门应建立采购台账，详细记录每一笔采购业务的相关信息，包括采购日期、供应商名称、食材名称、规格、数量、价格、金额等。2.食堂验收人员应在验收单上签字确认，验收单作为采购入账的重要依据。3.财务部门应根据采购台账和验收单，及时进行账目记录，确保账目准确无误。（二）核算方法1.采购成本核算应包括食材的采购价格、运输费用、装卸费用等直接成本。2.按照权责发生制原则进行核算，确保成本费用的合理分摊。3.定期对采购成本进行分析，找出成本变动的原因，提出降低成本的措施。（三）账目核对1.采购部门与财务部门应定期进行账目核对，确保双方记录一致。2.如发现账目差异，应及时查明原因，并进行调整。四、付款管理（一）付款申请1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写付款申请单，注明采购业务的详细信息、应付金额等。2.付款申请单应经相关负责人审核签字。（二）审核审批1.财务部门对付款申请进行审核，核实采购业务的真实性、合法性、金额准确性等。2.按照公司规定的审批流程，提交上级领导审批。（三）付款执行1.经审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。2.付款后，应及时进行账务处理，更新账目记录。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对食堂采购账目进行审计，检查采购流程的合规性、账目记录的准确性、资金使用的合理性等。2.食堂管理人员应加强对采购活动的日常监督，确保采购工作规范有序进行。（二）外部监督1.接受公司员工和相关部门的监督，如有疑问或投诉，应及时进行调查处理。2.配合政府相关部门的监督检查，提供必要的资料和信息。六、责任追究（一）违规行为界定1.采购人员在采购过程中存在收受回扣、以次充好、虚报价格等违规行为。2.验收人员未认真履行验收职责，导致不合格食材入库。3.财务人员账目记录错误、违规付款等。4.其他违反本制度的行为。（二）责任追究措施1.对于违规行为，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理。2.如因违规行为给公司造成损失的，应依法追究相关人员的赔偿责任。3.构成犯罪的，移交司法机关依法处理。七、培训与宣传（一）培训1.定期组织食堂采购人员、验收人员、财务人员等相关人员进行制度培训，使其熟悉采购流程和账目管理要求。2.培训内容包括法律法规、公司制度、业务操作规范等。（二）宣传1.通过公司内部宣传栏、会议等形式，宣传食堂采购账目管理制度的重要性和相关要求。2.提高员工对制度的认知度和遵守制度的自觉性。八、附则（一）解释权