会议培训室管理制度

会议培训室管理制度总则目的为加强公司会议培训室的规范化管理，提高会议培训室的使用效率，确保各类会议、培训等活动的顺利进行，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有会议培训室的使用、管理与维护。管理职责1.行政部门负责会议培训室的整体规划、设施设备的选型与采购。定期对会议培训室进行检查、维护和清洁，确保环境整洁、设备正常运行。负责会议培训室的日常调度和安排，根据使用需求合理分配资源。制定会议培训室的使用申请表、使用记录等相关表单，并负责归档管理。2.使用部门根据工作需要提前提交会议培训室使用申请，明确使用时间、主题、参会人数等信息。负责本部门在会议培训室内活动的组织和安排，遵守会议培训室管理制度，爱护室内设施设备。使用完毕后，及时清理现场，关闭设备电源，恢复室内整洁。会议培训室使用规定预约流程1.使用部门如需使用会议培训室，需提前[x]个工作日填写《会议培训室使用申请表》，详细注明使用时间、使用时长、会议/培训主题、参会人数等信息，并提交至行政部门。2.行政部门根据申请时间先后顺序及会议室使用情况进行审核与安排。如申请时间冲突，由行政部门与申请部门协商调整。3.审核通过后，行政部门将以邮件或电话形式通知申请部门预约成功，并告知具体使用会议室信息。使用时间1.会议培训室使用时间一般为工作日的[具体时间段]，如需在非工作时间使用，需提前向行政部门提出申请并获得批准。2.单次使用时长一般不超过[x]小时，如需延长使用时间，需提前告知行政部门并获得同意。使用人数限制各会议培训室根据其规模设定不同的使用人数上限，具体如下：[会议室名称1]：最大容纳人数[x]人[会议室名称2]：最大容纳人数[x]人......使用部门应严格按照人数上限申请使用，不得超员使用。特殊情况处理1.如遇紧急会议或培训需要临时使用会议培训室，使用部门可先电话联系行政部门说明情况，行政部门将根据实际情况尽量协调安排，并在事后补办相关申请手续。2.若会议培训室因设备故障、维护等原因无法正常使用，行政部门应及时通知已预约的使用部门，并协助其调整使用时间或更换会议室。会议培训室设施设备管理设施设备配备1.会议培训室内应配备必要的桌椅、投影仪、音响设备、白板、书写笔、翻页笔、电脑等设施设备，以满足各类会议、培训的基本需求。2.根据会议培训的特殊需求，可配备如视频会议设备、同声传译设备、实物展示台等专用设备。设施设备维护1.行政部门应定期对会议培训室的设施设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。每月至少进行一次全面检查，及时发现并解决潜在问题。2.对于一般性故障，行政部门维修人员应及时进行维修处理；对于较为复杂或需专业技术人员解决的问题，应及时联系设备供应商或专业维修机构进行维修。3.使用部门在使用过程中如发现设施设备出现故障，应立即停止使用，并及时通知行政部门维修人员进行维修。不得擅自拆卸、修理设施设备，以免造成损坏。设施设备使用规范1.投影仪、音响设备等应在专业人员指导下操作，使用完毕后应按照正确步骤关闭设备电源，避免设备损坏。2.白板使用后应及时清理，保持板面清洁。书写笔、翻页笔等文具使用后应妥善保管，如有丢失或损坏需照价赔偿。3.电脑应定期杀毒、更新系统软件，确保系统安全稳定运行。严禁在电脑上安装与工作无关的软件或进行非法操作。4.如需使用视频会议设备、同声传译设备等专用设备，应提前与行政部门沟通协调，由专业人员进行操作和调试。会议培训室环境卫生管理日常清洁1.每次会议培训结束后，使用部门应负责清理现场，将桌椅摆放整齐，清理地面杂物、垃圾等。2.行政部门保洁人员应每天对会议培训室进行全面清洁，包括桌面、地面、门窗、白板等的擦拭，确保室内环境整洁卫生。定期消毒1.行政部门应定期对会议培训室进行消毒，每周至少进行一次全面消毒，重点对桌椅、话筒、键盘、鼠标等人员经常接触的部位进行消毒处理。2.在流感等传染病高发季节，应增加消毒频次，确保会议培训室的卫生安全。环境卫生要求1.会议培训室内应保持空气流通，可通过开窗通风或使用空调通风系统进行换气。2.禁止在会议培训室内吸烟、饮食，不得随意丢弃垃圾，保持室内环境整洁美观。会议培训室安全管理消防安全1.会议培训室内应配备足够数量的灭火器材，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.严禁在会议培训室内私拉乱接电线、使用大功率电器设备，以免引发火灾。3.保持疏散通道畅通，不得在通道内堆放杂物。定期组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。用电安全1.会议培训室内的电器设备应按照规定正确使用，不得超负荷运行。2.定期检查电器设备的电线、插头等是否存在老化、破损等安全隐患，如有问题应及时更换。3.在使用电器设备过程中，如发现异常情况应立即停止使用，并通知行政部门维修人员进行检查处理。人员安全1.使用部门在组织会议、培训等活动时，应安排专人负责现场秩序维护，确保参会人员的人身安全。2.注意室内设施设备的使用安全，避免因操作不当造成人员伤亡事故。如发生安全事故，应立即采取急救措施，并及时报告公司相关部门。会议培训室费用管理费用构成1.会议培训室的费用主要包括水电费、设备折旧费、维护保养费、清洁消毒费等。2.水电费根据实际使用量按照公司规定的收费标准进行核算。3.设备折旧费按照设备采购成本及使用年限进行分摊计算。4.维护保养费、清洁消毒费等根据实际发生的费用进行统计。费用分摊1.对于因工作需要使用会议培训室的部门，行政部门将根据实际使用情况，按照一定的标准分摊会议培训室的费用。2.费用分摊标准可根据会议室使用时长、参会人数等因素进行综合确定，具体标准如下：使用时长：[x]元/小时参会人数：[x]元/人3.行政部门每月定期统计各部门会议培训室使用情况，并按照费用分摊标准计算各部门应承担的费用，报财务部门进行核算。费用报销1.各部门应在规定时间内将会议培训室费用分摊明细报送至财务部门，财务部门根据报销流程进行审核与报销。2.报销时需提供相关的费用发票、会议培训室使用申请表、使用记录等凭证，确保费用报销的真实性和合理性。违规处理违规行为界定1.未按规定提前预约使用会议培训室，擅自占用会议室的。2.超员使用会议培训室，或未经批准擅自更改使用时间、使用主题的。3.损坏会议培训室内设施设备，未及时报告或未照价赔偿的。4.在会议培训室内吸烟、饮食、随意丢弃垃圾，破坏室内环境卫生的。5.违反会议培训室安全管理规定，造成安全隐患或安全事故的。6.未按规定办理费用报销手续，或虚报、冒领会议培训室费用的。处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予口头警告，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节较为严重的行为，行政部门将视情况给予书面警告、通报批评、限制使用会议培训室等处理措施，并可根据公司相关规定追究其经